DMS/ECM - Správa dokumentů

SharePoint jako platforma pro spisovou službu

Může vyhovět legislativním požadavkům?

SharePoint a spisová služba jsou zdánlivě věci, které nejdou dohromady. Přesto jej řada organizací s oblibou využívá pro správu dokumentů. Existuje tedy cesta, jak jej využít pro potřeby spisové služby?...

Výhled na neklidné časy žene i menší firmy digitalizovat

Na co si dát pozor, aby vše zafungovalo, jak má?

Malé a střední podniky pravděpo­dobně ještě letos zasáhne „doko­nalá bouře“. Souběh celé řady negativních jevů může vést k ochlazení byznysu stovek tisíc firem, přičemž obstojně připrave­na je necelá třetina z nich. Klíčo­vým prvkem se stane úroveň d...

Na co si dát pozor při implementaci BankID

BankID je na vzestupu, ale ne každé firmě se vyplatí

Bankovní identita představuje zásadní krok v digitalizaci České republiky a usnadnění nejen komunikace se státní správou, ale i v soukromém sektoru. Nástroj je vhodný pro každého, kdo chce převést komunikaci se zákazníky do elektronického prostředí. ...

Skenováním digitalizace nekončí

Skenováním digitalizace nekončí, ale začíná. Pojmy digitalizace a skenování se často nerozlišují a považují se za totožné termíny. Ve skutečnosti je ale skenování  pouze prvním krokem k dalšímu zpracování dokumentu. I když se tedy často hovoří o digi...

Digitální transformace posílá šanony do minulosti

Koncept bezpapírové kanceláře byl vytvořen již v 70. letech minulého století. Od té doby se firmy pokoušejí nahradit manuální papírové procesy elektronickou komunikací a digitálními daty. Podařilo se to všem firmám? Praxe ukazuje, že to ještě zdaleka...

Už žádné další manuální zpracovávání dokumentů

Čím více dat a dokumentů společnost přijímá a generuje každý jeden den, tím složitější je jejich zpracovávání. Mít dostatek dat a informací je bez diskuse věc dobrá, ale být jimi zavalen, to už je horší. Každá společnost se dozajista chce vyhnout sit...

České firmy se posouvají k „bezpapírovosti“ a těžit z toho budou jejich zaměstnanci

Chtějí české firmy v rámci svého provozu dosáhnout „bezpapírovo­sti“, nebo je pro ně papír nepostradatelnou součástí jejich způsobu podnikání? Z aktuálního průzkumu, který si nechala zpracovat společnost Canon, vyplývá, že 64 % českých firem považuje...

Co je potřeba zvážit, než se pustíte do digitalizace dokumentů a automatizace procesů

Největším hnacím faktorem digitální transformace dokumentů je možnost neomezeného přístupu k nim. Většina dokumentů, se kterými dnes firmy pracují, má s největší pravděpodobností elektronický původ. Digitální transformaci můžete použít k automatizaci...

Digitalizace jako součást business strategie společnosti

O digitalizaci všichni často slýcháme. V médiích se stále omílá především problematika eGovernmentu a digitalizace státní správy. My se ale ve své praxi potkáváme jak s komerčními firmami, které potřebu digitalizace samy identifikují a chtějí se této...

Princip čtyř očí při schvalování dokumentů

Koncept schválení pomocí čtyř očí je v zásadě jednoduchý, jde pouze o to, aby dvě různé osoby schválily nějaký typ akce, než ji bude možné podniknout. Uplatnění nachází v rozsáhlé škále odvětví, tedy všude, kde je vyžadování schválení dokumentu dvěma...

Posílení pozice spisů

Po více než ročním projednávání v legislativním procesu vyšel 9. července 2021 ve Sbírce zákonů další předpis, který významným způsobem ovlivňuje rozvoj elektronizace veřejné správy. Jde o zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvis...

Dopady změn legislativy na elektronické systémy spisových služeb a systémy pro správu dokumentů

I. díl ‒ Atestace elektronických systémů spisové služby

Dne 9. 7. 2021 byl ve Sbírce zákonů v částce číslo 113/2021 uveřejněn nový zákon č. 261/2021 Sb., zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (dále jen „DEPO“). Tento zákon upravuje vybraná ust...

Digitalizace by se neměla omezit (pouze) na skenování dokladů

Proč je papír nejdražší nástroj a jakým způsobem se mu můžete úplně vyhnout

U projektů digitalizace firemních dokumentů se často setkáváme s tím, že motivací je v první řadě úspora nákladů, potom automatizace procesů a pak následují další, celkem nepatrné důvody. Pouští-li se klient do obdobného projektu, prvotní úvahou je z...