fb
IT Systems 4/2024 DMS/ECM - Správa dokumentů 13. 5. 2024 20:10

Jak zkrotit chaos ve firemních dokumentech

V každé firmě vznikají nedorozumění při práci s dokumenty. Pokud se vám zdá, že jste v práci neustále zavaleni haldami dokumentů, e-mailů, prezentací a různých digitálních materiálů, pak je velmi pravděpodobné, že jste se ocitli uprostřed chaosu obsahu.

Ale co to přesně znamená? V podstatě jde o stav, kdy jsou firemní materiály, obchodní i interní, rozptýlené, neorganizované a těžko dosledovatelné. To se stává často při rostoucím objemu materiálů, nedostatečné organizaci jejich archivace a struktury dokumentů, jakož i jejich sdílení u různých zdrojů a na odlišných platformách. Když se množství obsahu a dokumentů, s jakými firma pracuje dovnitř i směrem ven, zvyšuje, jeho správa i organizace začne být náročná. Takovým výzvám čelí firmy každý den.

Ztráta času a omezená produktivita jsou jedním z přidružených příznaků, jelikož musí zaměstnanci vynakládat nepřiměřené úsilí na hledání potřebných dokumentů a informací. Kromě toho riziko chyb a ztráty informací je dalším důsledkem nepřehledné situace s firemními materiály, což má negativní dopad na celkovou efektivitu a fungování firmy.

Příčiny chaosu obsahu ve firmách

Vznik chaosu obsahu ve firmách je často důsledkem několika souběžných faktorů, které komplikují organizaci a efektivitu běžného provozu.

Záplava dokumentů a dat

V současné digitální době se informace vytvářejí a hromadí rychleji než kdykoli předtím a firmy čelí vážnému problému – záplavě dokumentů a dat. Každý den se generuje obrovské množství informací ve formě dokumentů, e-mailů, prezentací a dalších souborů. To způsobuje, že je velmi obtížné udržovat pořádek a najít konkrétní informace v této spleti dat, podkladů a materiálů.

Firmy ztrácejí hodiny, ba dokonce dny, snažíce se vyhledat a správně zařadit klíčové dokumenty. Hledání správných informací je jako hledání jehly v kupce sena. Navíc tento chaos v materiálech často vede k duplicitám, ztrátám, a dokonce i k neúmyslnému sdílení citlivých údajů. Pokud chce firma zvládnout přebujelý chaos, je nezbytné zajistit vhodný systém správy dokumentů, který pomůže organizovat a kategorizovat všechny informace.

Neefektivní vyhledávání a sdílení obsahu

Kromě záplavy dokumentů a dat firmy často trpí také problémem neefektivního vyhledávání a sdílení obsahu. Jelikož informace jsou uloženy na různých místech, v různých formátech a v různých systémech, je časově náročné najít potřebné dokumenty a sdílet je s kolegy. Vyhledání konkrétního dokumentu v takovém zmatku je jako cesta labyrintem. Zaměstnanci ztrácejí hodiny snažíce se najít správné soubory, což vede k plýtvání časem a snížené produktivitě. Navíc neefektivní sdílení obsahu zpomaluje tok informací a omezuje spolupráci mezi zaměstnanci a jejich externími partnery.

S centrálně spravovanou platformou pro dokumenty a data mohou zaměstnanci snadno vyhledávat a přímočaře sdílet relevantní informace se správnými partnery.

Rozdílné aplikace a platformy

Firmy jsou často závislé na různých aplikacích a platformách pro správu svého obsahu, což zahrnuje různé systémy pro správu dokumentů, e-mailové schránky, cloudová úložiště a mnoho dalších.

Tato fragmentace obsahu vytváří izolované ostrovy informací a komplikuje tak spolupráci a komunikaci mezi odděleními a týmy. Výsledkem je neefektivní sdílení obsahu a dokumentů. Pokud není obsah správně organizován a kategorizován, je obtížné najít potřebnou informaci ve správný čas. To vede ke zbytečným zpožděním a frustraci pro zaměstnance, kteří se snaží získat přístup k relevantním dokumentům.

Proto je důležité mít jednotné a centralizované úložiště obsahu, jaký poskytují, které umožní snazší správu dokumentů a rychlejší přístup k informacím.

Zvýšené riziko chyb a ztráty dat

Když je obsah neorganizovaný, roste také riziko chyb a ztráty dat. Zaměstnanci tehdy nesprávně ukládají a archivují dokumenty, mažou je, nebo dokonce ztrácejí. Tyto chyby mají vážné následky, jako je například ztráta důležitých informací, porušení zákonných předpisů nebo ztráta důvěryhodnosti.

Správa obsahu ve firmách se proto stává náročným úkolem. Záplava dokumentů a dat, neefektivní vyhledávání a sdílení obsahu a zvýšené riziko chyb a ztráty dat jsou jen některé z problémů, kterým musí čelit. Existují řešení, která pomáhají minimalizovat tato rizika prostřednictvím automatizovaných procesů správy dokumentů.

S jasnými přístupovými právy a nastaveními lze řídit přístup k citlivým údajům a minimalizovat riziko jejich ztráty nebo zneužití. Kromě toho systém zaznamenává každou změnu, takže lze snadno sledovat historii dokumentů a identifikovat odpovědnost v případě vzniklých chyb.

ECM jako záchrana před chaosem v dokumentech

Enterprise Content Management (ECM) je komplexní systém, který slouží ke správě a organizaci všech typů obsahu ve firmě. Jedná se o sjednocenou platformu, která umožňuje centralizovanou správu dokumentů, dat a dalších zdrojů materiálů a obsahu. ECM umožňuje strategický přístup k řízení obsahu, který zahrnuje různé aspekty: správu dokumentů a verzí dokumentů, automatizaci workflow nebo integraci se stávajícími firemními systémy.

ECM řešení nabízí širokou škálu funkcionalit a vlastností, které pomáhají firmám zefektivnit jejich každodenní pracovní procesy a dosáhnout vyšší úrovně produktivity. Takové řešení pomáhá vytvořit strukturovaný a správně organizovaný systém, který umožňuje rychlé vyhledávání, sdílení a správu důležitých dokumentů a informací.

Výhody digitálního managementu firemního obsahu

Správa firemního obsahu ECM řešením přináší několik výhod při organizování a řízení dokumentů a informací.

Centralizované úložiště obsahu

Jednou z hlavních výhod ECM je vytvoření centralizovaného úložiště obsahu. To znamená, že všechny dokumenty, soubory a informace jsou uloženy na jednom místě, čímž se usnadňuje jejich správa a hledání relevantních a potřebných informací v nich. Zaměstnanci se už nemusí přehrabovat stohy papírů nebo šanony, s ECM jednoduše najdete potřebný obsah a ušetříte čas a úsilí.

Jednoduchá správa a organizace

ECM nabízí také jednoduchou správu a organizaci obsahu. Zaměstnanci můžou vytvářet kategorie, štítky a metadata, abyste mohli dokumenty a firemní obsah snadno kategorizovat a vyhledávat potřebné materiály. Například pokud potřebujete najít konkrétní dokument nebo soubor, stačí využít vyhledávací funkci a získat jej okamžitě. Už se nemusíte trápit s dlouhým hledáním a prohlížením různých dokumentů.

Vylepšená spolupráce a komunikace

Díky centralizovanému úložišti je jednodušší sdílet dokumenty a soubory mezi zaměstnanci. S ECM můžete vytvářet pracovní toky, které umožňují efektivní zpracování dokumentů a spolupráci mezi různými odděleními. Zaměstnanci mohou jednoduše sledovat postup práce, přidělovat si úkoly a upravovat dokumenty.

Zlepšená bezpečnost a soulad se zákonem

Bezpečnost a soulad se zákonem jsou nedílnou součástí každé firmy. ECM řešení pomáhá firmám zajistit jejich dokumenty a data před ztrátou, poškozením nebo neoprávněným přístupem.

Systém umožňuje nastavení přístupových práv a snadno monitoruje všechny změny a akce, které se provádějí s dokumenty. To zajišťuje zvýšenou bezpečnost a zabraňuje nežádoucím incidentům. Kromě toho ECM řešení také pomáhá firmám dodržovat příslušné zákony a regulace, což je v dnešním důsledně regulovaném prostředí velmi důležité.

Přístupová práva a nastavení

Různí zaměstnanci mají různé úrovně přístupu k dokumentům a datům. Některé informace mohou být omezeny pouze na určitá oddělení nebo jednotlivce. ECM řešení umožňuje nastavení přístupových práv na úrovni jednotlivých dokumentů a zajišťuje tak, že informace jsou přístupné pouze pro ty, kteří mají oprávnění je vidět nebo upravovat.

Automatizace workflow

Ve firmách je často třeba zpracovávat různé dokumenty a data v rámci určitého postupu nebo sekvencích. Může to zahrnovat schvalování faktur, zpracování objednávek nebo jiné podobné úkoly. S ECM řešením lze vytvořit workflow, který automatizuje tyto procesy a zajišťuje, že všechny úkoly jsou provedeny ve správném pořadí, přidělenými zaměstnanci a včas.

Integrace s existujícími systémy

Mnoho firem již využívá různé systémy pro správu dokumentů, komu­ni­ka­ci nebo jiné účely. ECM řešení umožňuje integraci s těmito sys­té­my, čímž se dosáhne jednotného a propojeného a kolaborativního pracovního prostředí pro všechny zaměstnance. To znamená, že zaměstnanci nemusí opouštět svůj oblíbený systém nebo se učit nový, neboť ECM je schopen integrovat se s tím, který již používáte.

Elektronický podpis

V dnešní době se již elektronický podpis stává nedílnou součástí ECM systémů pro fungující podniky. Elektronický podpis umožňuje podnikům zajistit autenticitu dokumentů a právní platnost, čímž se nahrazují tradiční papírové podpisy. S použitím elektronického podpisu mohou podniky rychle a bezpečně ověřit identitu osoby, která dokument podepsala, a zajistit nezměnitelnost dokumentu.

Kontrola verzí

Dodržování a řízení různých verzí dokumentů může být pro podniky skutečnou výzvou. Proto je kontrola verzí další klíčovou funkcí. Tato funkce umožňuje podnikům sledovat a ukládat historii změn dokumentů, čímž zajišťuje transparentnost a rychlé zjištění, kdo a kdy provedl jaké změny. Kromě toho podniky mohou snadno obnovit předchozí verze dokumentů, což je důležité zejména při spolupráci a opakovaných revizích dokumentů.

Zvýšená efektivita a produktivita

ECM také přispívá k celkovému zvýšení efektivity a produktivity ve firmě. Díky lepší správě a organizaci obsahu se zaměstnanci nemusí zabývat zbytečným hledáním a správou dokumentů, což jim umožňuje soustředit se na relevantnější úkoly. Se snadným přístupem k potřebným informacím a rychlým vyhledáváním lze provádět práci efektivněji a produktivněji.

Lukáš Búri Lukáš Búri
Autor článku pracuje ve společnosti ANASOFT, kde se věnuje digitalizaci, optimalizaci a automatizaci správy firemních dokumentů, pracovních postupů a consent managementu.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1