Aktuální změny pravidel v oblasti správy informací, evidence dokumentů a elektronických spisových služeb
Dne 3. 5. 2024 byla schválena ve třetím čtení velice významná novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, kterou následně dne 19. 6. 2024 schválil i senát a nyní zákon bude předložen prezidentu republiky. Nyní lze očekávat rychlý podpis prezidenta republiky, neboť díky změnám lhůt souvisejících s atestacemi a blížící se lhůtě 30. 6. 2024 je zapotřebí, aby zákon do této doby byl publikován ve Sbírce zákonů. V opačném případě by mohlo dojít k situaci, kdy několik dní nebo týdnů nebude možné po 1. 7. 2024 nabízet ani dodávat neatestované eSSL, neboť současné znění zákona toto od tohoto data zakazuje.
Vzhledem k výše uvedenému můžeme v dalším textu s vysokou mírou jistoty pracovat se zněním, které prošlo oběma komorami. Schválené znění lze najít na webu Poslanecké sněmovny v rámci sněmovního tisku 576.
Ve stínu pozornosti
Ačkoliv se většina pozornosti v souvislosti s novelizací zákona o archivnictví a spisové službě zaměřila zejména na změny termínů v souvislosti s atestacemi a na změnu přístupu spočívající v rozdělení veřejnoprávních původců na skupinu, která musí povinně využívat pouze atestované eSSL, a na skupinu, která může mít i neatestované eSSL, do zákona byly na návrh poslance Jakuba Michálka zapracovány zcela zásadní návrhy, které mění a upřesňují pravidla hry a navíc přináší zcela zásadní změny pro rychlý rozvoj e-governmentu a umožnění naplnění politického cíle „úřady obíhají data, ne občané“, po schválení novelizace nyní může oprávněně tvrdit „úřady obíhají automatizovaně dokumenty, ne občané“. Pojďme se nyní podívat podrobněji na první zásadní změnu, a to na dopady nového §3a.
Archiving by desing
První zásadní změnu můžeme označit jako „Archiving by design“, neboť se konečně upravuje celá oblast úschovy dokumentů a jejich výběru. Tato část návrhu současně ukončuje nekonečné dohady a diskuse, které informační systémy a jakým způsobem jsou regulovány v rámci výkonu spisové služby, neboť zcela jednoznačně odlišuje elektronické systémy spisové služby (eSSL) od všech ostatních systémů, kterým nově zavádí povinnost v případě veřejnoprávních původců u informací, na které nebyl vydán trvalý skartační souhlas, zabezpečit úschovu a výběr všech informací postupem stanoveným Národním archivem. Přijetím novely pak bude definitivně a jasně stanovena regulace vyhláškou č. 259/2012 Sb. a Národním standardem pro spisové služby působnost pouze pro eSSL a veškeré systémy, které nejsou eSSL, se pak budou řídit obecnými právními předpisy a pro zajištění úschovy informací a jejich výběru postupy stanovenými Národním archivem.
Regulace jiných systémů Národním standardem pro eSSL, než jsou elektronické systémy spisové služby, je tak zcela jednoznačně vyloučena. Tímto se významně zvyšuje i právní jistota dotčených subjektů.
Navíc pro takové informace, pro které bude vydán trvalý skartační výběr, nebude nutné vynakládat finanční prostředky tak jako nyní, neboť takové informační systémy budou zbaveny nadbytečné regulace. Regulace je pak rozložena v čase, neboť nelze takto významnou změnu zavést jednorázově na všechny informační systémy. Nicméně aplikace toho, že kde je trvalý skartační souhlas, není třeba zajišťovat nadbytečnou funkcionalitu, bude účinná ihned.
§ 3a
(1) Správce informačního systému, který není elektronickým systémem spisové služby, využívaného veřejnoprávním původcem, zajišťuje, že tento informační systém umožňuje uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5. V případě informací, na které nebyl vydán trvalý skartační souhlas podle § 15 odst. 4, zajišťuje správce informačního systému podle věty první, že tento systém umožňuje výběr archiválií mimo skartační řízení. Na informační systém uvedený ve větě první se nevztahují požadavky stanovené tímto zákonem na elektronické systémy spisové služby.
(2) Postupy, výstupní datové formáty a rozsah a podobu metadat pro účely výběru archiválií podle odstavce 1 stanoví Národní archiv a zveřejní je na svých internetových stránkách.
Pojďme si nyní rozebrat účel § 3a a jeho zcela zásadní dopady na všechny veřejnoprávní původce, a to včetně naprosté změny zaběhnutých pravidel hry.
Ačkoliv by bylo velice zajímavé rozebírat podrobně pojmy, jako jsou informace, informační systémy a podobně, tak se spíše zaměříme na praktické dopady. Nicméně pro další pochopení textu a souvislostí je třeba připomenout definici pojmu elektronický dokument z nařízení eIDAS, kde se takto označuje „jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka“. Český překlad nařízení obsahuje nesprávný pojem „uchovávaný“, ačkoli všechny ostatní státy EU používají správný pojem „uložený“.
Na plné pochopení § 3a a jeho dopadů je nutné začít od poslední věty, která zcela jednoznačně pro jakékoli jiné systémy, než jsou eSSL, zcela vylučuje jejich možnost regulace zákonem, vyhláškou či Národním standardem. Tímto končí doba nejasných výkladů a zvyšuje se právní jistota dotčených subjektů. eSSL též na rozdíl od všech jiných systémů musí být atestované, aby jej mohli veřejnoprávní původci využívat.
Výše uvedená konstrukce přináší veřejnoprávním původcům kromě zvýšení právní jistoty též řadu nových možností a přinese nezanedbatelné úspory. Tímto se dostáváme k další části § 3a, která nově zcela správně definuje povinnost, aby jiné systémy, než jsou eSSL, musely mít zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorbu a správu metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Jinými slovy, obecně platná pravidla pro důvěryhodné systémy spravující informace a dokumenty.
Dále pak je nutné, aby tyto systémy umožnily výběr archiválií mimo skartační řízení, nicméně pouze v případě, kdy na tyto nebyl vystaven tzv. trvalý skartační souhlas. Toto opět povede k obrovským celospolečenským úsporám.
Důležité je pak upřesnění v odstavci 2, kde nyní všichni dotčení původci budou sledovat webové stránky Národního archivu, kde budou upřesněny postupy, výstupní datové formáty a rozsah a podoba metadat pro účely výběru archiválií, právě pro ty typy informací, na které nebudou vystaveny trvalé skartační souhlasy.
Trvalé skartační souhlasy se typicky vystavují na typu dokumentů, jako jsou účetní záznamy, čímž se okamžitě projeví velké úspory na provoz ERP systémů, stejně tak lze toto očekávat i u řady dalších informačních systémů veřejnoprávních původců.
Na závěr se podívejme na přechodné ustanovení k § 3a. Toto uvádí, že: „Ustanovení § 3a zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, se použije na informační systémy uvedené v § 3a zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, uvedené do provozu po 31. prosinci 2024.“
Dopad § 3a se tak v prvé řadě projeví ve všech připravovaných výběrových řízeních a projektech, které připravují nasazení nových IS od 1. 1. 2025, a dále pak u všech nadcházejících upgrade existujících systémů, neboť i upgrade je nasazení nové verze systémů, a tudíž splňuje podmínku nového uvedení do provozu. Tímto se zabezpečí, že se v průběhu času obmění prakticky všechny využívané IS u veřejnoprávních původců, kromě těch, které se již nijak nerozvíjí. Tímto bude dosaženo dalších úspor.
Závěrem lze říci, že nový § 3a je jednou ze zcela klíčových změn zákona o archivnictví a spisové službě. V dalším pokračování této série vám přineseme podrobnosti k další velmi významné změně, a to nové části § 69a, která přinese základ pro efektivní a automatizovanou výměnu dokumentů a mezi veřejnoprávními původci.
 |
Ing. Robert Piffl Autor je expertem pro elektronické dokumenty a související legislativu. |
