SharePoint jako platforma pro spisovou službu
Může vyhovět legislativním požadavkům?
SharePoint a spisová služba jsou zdánlivě věci, které nejdou dohromady. Přesto jej řada organizací s oblibou využívá pro správu dokumentů. Existuje tedy cesta, jak jej využít pro potřeby spisové služby?
V důsledku novelizace zákona č. 499/2004 Sb. bude muset vést spisovou službu elektronicky daleko více subjektů. Pojďme si nejprve říct, které dokumenty vlastně evidovat do spisové služby. Jen pro připomenutí – víte, co je dokument? Zákon o archivnictví uvádí poměrně jasnou definici: „... dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové, či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena...“
Navzdory této definici v praxi končí ve spisové službě obvykle pouze vybrané typy dokumentů. Často opomíjenými jsou například dokumenty, které vznikají uvnitř organizace, prochází nějakou formou schválení, případně podepsání a na konci mají být evidovány ve spisové službě nebo v agendovém systému. Tyto dokumenty často vznikají v systémech pro správu dokumentů (DMS), a proto se nabízí otázka, zda pro účely spisové služby nevyužít právě tyto nástroje. Je třeba říct, že samotné DMS systémy nárokům kladeným na spisovou službu či řízení agend nevyhoví.
Tak i SharePoint je v tomto ohledu pouze platformou pro ukládání dokumentů, která musí být doplněna vhodnou nadstavbou, máme-li další požadavky, které je třeba naplnit. Například jej jednoduše nepřinutíme, aby validoval elektronicky podepsané soubory, vytvářel transakční protokol ve formátu XML definovaném národním standardem a vyhověl dalším vlastnostem národního standardu pro spisové služby (NSESSS). Navíc atestace spisových služeb a s nimi chystané změny přinesou nové nároky.
Účinnost povinnosti vykonávat spisovou službu v atestovaných elektronických systémech se sice odkládá na 1. leden 2026, ale čas běží a tvůrci řešení musí atestace zajistit. Pokud původci mají vlastní řešení, musí si atestaci zajistit sami. Atestační pravidla zatím nejsou stanovena (měla by být připravena počátkem roku 2023), nicméně jsou již avizovány změny, které povedou k úpravám existujících systémů. Nelze ale v této souvislosti očekávat úpravu samotné platformy SharePoint.
Jaké výhody může SharePoint nabídnout
Určitě to není jen globální jméno Microsoft, které za uvedenou platformou stojí a je určitým garantem, ale hlavně úzká integrace s kancelářskými programy Word a Excel. Tato synergie pak přináší mnoho výhod koncovým uživatelům, a tak práce se soubory (nebo chcete-li komponentami dokumentů) ve spisové službě přinese možnost spolupráce více autorů nad jedním dokumentem, rezervaci souborů nebo uchování historických verzí. Výsledkem je usnadnění práce, evidence i těch dokumentů, které by jinak byly evidovány jinde, nebo nikde.
Další nespornou výhodou je přímá podpora WorkFlow, tedy automatizace postupů zpracování či schvalování integrovanými prostředky společnosti Microsoft. V případě, že lidé v organizaci již využívají nějakou formou předplatného Microsoft 365, může být SharePoint již součástí vlastněné licence. Jedná se o celosvětově rozšířenou platformu, pro niž existuje mnoho rozšiřujících modulů.
Jak tedy využít SharePoint pro splnění zákonných požadavků?
Nejprve si pojďme vyjasnit některé pojmy. Co je to dokument? Co je spis? Terminologie používaná „běžnými“ uživateli je dosti odlišná od pojmů používaných pracovníky spisovny či archivu. Co si tedy představit pod pojmem dokument? Jak jsme si řekli na začátku, dokumentem je v podstatě každá informace. Ve standardu spisových služeb NSESS je zase uvedeno: „Dokument tvoří jedna nebo více komponent (například průvodní dopis má připojeny přílohy).“ Tak, a už tu máme dva pojmy – dokument, komponenta. Pro jednoduchost si tedy komponentu představme jako soubor, a dokument jako obálku s informacemi obsahující komponenty. Z uvedeného vyplývá, že samostatný soubor ještě nemusí být nutně dokumentem, naopak, že dokument může obsahovat více komponent (souborů).
Tak přidejme ještě třetí pojem – spis: V NSESS se dočteme, že: „Spis je entita, v níž jsou organizovány dokumenty vztahující se ke stejnému předmětu (věci).“ Zákon č. 499/2012 Sb., § 65, odst. 1, zase říká, že „vzniká spis spojením všech dokumentů týkajících se téže věci“. Představme si tedy spis jako složku, obsahující všechny dokumenty. A tyto dokumenty mohou obsahovat soubory (komponenty).
Jak s těmito pojmy naložit v prostředí SharePoint? Pokud už máte SharePoint nebo sdílený disk a používáte jej k uložení souborů, patrně používáte pojem „dokument“ pro jednotlivé soubory. Jak tedy ukládat dokument s více soubory v prostředí SharePoint? Zde máme několik možností, od „obyčejných“ složek po tzv. DocumentSet, což si můžeme představit jako „chytré“ složky, kdy lze atributy složky přenášet automaticky také na soubory a tím si například usnadnit vyhledávání.
Ač tedy SharePoint a spisová služba zdánlivě nejdou dohromady, je zřejmé, že pokud je využit jako platforma, na níž je postaven kvalitní systém pro správu dokumentů, přináší řadu výhod. Právě SharePoint a jeho úzká spolupráce s běžně používanými MS Office programy usnadňuje tvorbu obsahu wordových a excelových souborů, a je tak významným benefitem pro vytváření dokumentů. S pomocí uživatelsky definovaných automatizovaných procesů (workflow) lze jednoduše definovat (a měnit) procesy uvnitř organizace, např. pravidla schvalování nebo seznámení se s dokumenty. Pro plné využití jako spisová služba nebo agendový systém je však potřeba dalších rozšíření o prvky, které zajistí veškerou funkčnost dle potřeb NSESSS, a v neposlední řadě je potřeba myslet na to, aby byl celý systém atestovatelný.
Atestace spisových služeb
Atestace spisových služeb prošla procesem plným změn a dne 27. dubna 2022 nabyl účinnosti zákon č. 89/2022 Sb., který odkládá účinnost pravidel atestace elektronických systémů spisové služby na 1. červenec 2023. Zároveň odkládá účinnost povinnosti vykonávat spisovou službu v atestovaných systémech na 1. leden 2026. Ministerstvo vnitra podle tohoto zákona připraví nová pravidla atestace do 31. ledna 2023.
To mimo jiné vytvořilo situaci, ve které lze po 1. únoru 2022 nabízet dodání elektronického systému spisové služby, který bude před uzavřením smlouvy nebo alespoň v době dodání atestován (viz také stanovisko Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže ze dne 31. ledna 2022).
Zároveň ministerstvo již zveřejnilo alespoň stručný časový harmonogram a zároveň avizovalo, že pro účely atestů eSSL nebude měněn zákon.
Přesto se ale chystají změny ve vyhlášce, s cílem zjednodušit požadavky stanovené na veřejnoprávní původce a eSSL. Cílem je zejména odstranění duplicit mezi předpisy, zpřehlednit znění požadavků a zajištění jejich atestovatelnosti. Také se předpokládá sjednocení terminologie vyhlášky a NSESSS a úpravy stávajících přílohy NSESSS (odstranění nedostatků zjištěných při používání xml schémat) a vytvoření nových XML schémat pro jmenný rejstřík a definování metadat pro strojově čitelnou vrstvu dokumentu. Mělo by dojít také ke zjednodušení požadavků kladených na samostatné evidence dokumentů.
Novým předpokladem je „spisově“ orientovaný výkon spisové služby, úkony se tedy budou vykonávat primárně nad spisy a vyřizování dokumentu bude pouze ve spisu. Povinností bude rovněž přidělit spisový znak již při založení spisu. Očekává se, že také bude upravena oblast přijímání kontejnerových datových formátů (např. ASiC, EML ZFO) a také povinnost pro eSSL automatizovaně identifikovat datový formát komponenty a v případě nevýstupního datového formátu komponenty textového nebo obrazového formátu automatizovaně zajistit jeho změnu na výstupní již při příjmu dokumentu. Obdobně se má postupovat při uzavření spisu nebo předání do spisovny. Upraveny a zpřesněny budou náležitosti typových spisů a vedení jmenného rejstříku.
 |
Michal Kellner Autor pracuje ve společnosti Allium jako ředitel realizace projektů v oblasti správy dokumentů a spisových služeb. |
Státní tiskárna cenin zkvalitnila procesy využitím řešení DMS Ordinics
Se záměrem digitalizace procesů a zvýšení produktivity v oblasti zpracování dokumentů přišlo vedení Státní tiskárny cenin v roce 2019. Ještě před propuknutím pandemie covidu v dobách výkonu práce pouze v kanceláři vznikla vize efektivního využití dostupných prostředků otevřených informačních systémů.
Formulaci požadavků v zadávací dokumentaci výběrového řízení velmi dobře vyhověl (tenkrát ještě on-premise) produkt SharePoint společnosti Microsoft. Nebylo to nijak překvapivé zjištění, protože tato platforma velmi dobře sloužila v mnoha komerčních i veřejnoprávních organizacích. Nároky kladené na řízení dokumentů a agend naplnilo řešení Ordinics společnosti Allium se zachováním všech přínosů základní platformy.
Poměrně brzy byla kondice společnosti prověřena nutností podpory vzdálené práce a efektivního sdílení dokumentů právě v době pandemie. Sázka na stabilní technologie, řešení a dodavatele se vyplatila. Nová identita uživatelů a nové nástroje poskytnuté prostředím Microsoft 365 byly kompatibilní s implementovaným řešením. A implementované agendy zcela propojené a pokrývající nároky na provoz spisové služby budou i nadále využívány v oblastech:
- Faktury
- Žádanky
- Objednávky
- Smlouvy
- Spisová služba
- Procesy schvalování
- Předpisy a směrnice
- Zápisy z porad
Všechny se v praxi osvědčily a přinášejí další nové náměty rozvoje jak existujících procesů, tak přidání procesů nových.
Společnost Allium již řadu agend systému Ordinics provozuje v nasazeních v komerčních společnostech zcela online. Státní tiskárna cenin je si vědoma nových legislativních požadavků tvořených Národním úřadem pro kybernetickou bezpečnost. Dodavatel systému legislativní požadavky sleduje a poskytuje společnosti nové verze produktu v souladu s legislativou.
Více na www.ordinics.com
