Používání počítačů Apple ve firemním prostředí (4. díl)
Nástroje Apple v praxi projektového manažera
Jak se pracuje a spolupracuje s počítači firmy Apple v prostředí, kde téměř všichni používají Windows a kde některé základní podnikové systémy jinak než pod Windows nepracují? Jak je to se sdílením dokumentů? Jaké nástroje použít pro každodenní komunikaci? Toto jsou otázky mnohých uživatelů, kteří by rádi pracovali s počítači s jablkem ve znaku, ale zároveň musí spolupracovat s kolegy, kteří používají snad nejrozšířenější podnikovou platformu – operační systém Microsoft Windows.
Každá pozice či role v jakémkoli podniku má svou specifickou náplň, ale troufám si říci, že osmdesát procent práce s počítačem je pro každou takovou pozici totožná. Zaměřím se tedy na tuto většinu činností a nástrojů, které je pomáhají naplnit.
Komunikace
E-mailový klient patří k nejčastěji používaným aplikacím v pracovním procesu. Aplikace Mail dodávaná jako součást Mac OS X dokáže zajistit devadesát devět procent úkolů, které běžný uživatel požaduje. Je rychlý, přehledný a efektivní. Kombinace vyhledávání v e-mailech a na pevném disku přes funkci Spotlight je to, co dělá z tohoto poštovního klienta výkonného pomocníka. Najít jakýkoli e-mail či informaci z minulosti je dílem okamžiku. Ptát se můžete prakticky na jakoukoli část textu, nemusí jít pouze o předmět, odesílatele či adresáty zprávy.
A proč aplikace Mail naplní „pouze“ devadesát devět procent požadavků? Na vině není ani tak program sám či jeho výrobce, ale spíše fakt, že plnou podporu poštovních serverů Microsoft Exchange dostanete až od verze 2007, service packu 1. Jak se tento nedostatek projevuje? Pošta funguje bez problémů, ale pozvánky na schůzky většinou dorazí v poškozeném stavu a nelze je přijmout či zamítnout. Ale od výše uvedené verze MS Exchange vše funguje k naprosté spokojenosti. A co dělat, pokud se s výše uvedeným problémem potkáte? Lze jej obejít buď přes webového klienta Exchange Serveru nebo virtualizovaný operační systém Windows a poštovního klienta, jako je například Outlook.
Pracovní písemná komunikace se ale neodehrává pouze formou e-mailů. Velmi užitečnými pomocníky jsou Adium, Skype i Microsoft Messenger jako instant messaging (IM) nástroje pro rychlou komunikaci s kolegy.
Proč tři aplikace? Messenger má podporu MS Office Communicatoru, který je firemním standardem mého zaměstnavatele, a tak tomu bude asi i v mnohých jiných společnostech. A i když se z něj dovoláte na jakýkoli telefon, pro psanou komunikaci s obchodními partnery je přece jen výhodnější Skype, protože u něj nejste omezeni pouze na vlastní kolegy.
A Adium? Adium je nástroj, který dokáže sdružit několik IM protokolů. Takže z jednoho místa se dostanete jak k ICQ, Yahoo, ale také třeba k Twitteru nebo Facebooku a desítce dalších služeb. Pravda, tyto služby nejsou ve firemní komunikaci tak časté, ale při týmové práci mohou být neocenitelnými pomocníky.
Z množiny komunikátorů bych se měl ještě zmínit o MS Office Communicatoru, který je součástí kancelářského balíku Microsoft Office a u verze pro počítače Apple jej naleznete od verze 11. Oproti výše zmiňovanému Messengeru má jednu podstatnou výhodu v podobě funkce sdílení plochy, kterou oceníte zvláště při spolupráci ve virtuálních týmech a diskusi nad dokumenty.
Kalendář
Počítače Mac jsou kromě operačního systému vybaveny také kalendářem s názvem iCal. iCal lze napojit na poštovní server MS Exchange a stejně jako u výše zmíněné práce s poštou, i zde narazíte na stejné funkční omezení. Pro tyto činnosti je nutné opět použít webového klienta Exchange 2007, nebo přímo Outlook.
Každodenní práce s úkoly
Počítače Apple disponují vlastní správou úkolů, která je součástí integrace mezi výše zmíněnými aplikacemi Mail a iCal. Osobně ji ale nepoužívám. Více mi totiž vyhovuje aplikace Things, která podporuje metodiku GTD. Nejvíce oceňuji integraci aplikace Things do OS X prostřednictvím klávesových zkratek a modálního okna. V každém okamžiku je možné zadat nový úkol, aniž by bylo nutné přepínat přímo do aplikace Things.
Není Office jako Office
Z předchozích odstavců by se mohlo zdát, že i když se s počítačem Apple pohybujete v podnikovém prostředí, kde je standardem platforma Windows, nebudete na produktech Microsoft závislí. Tato představa je bohužel mylná. A to především v případě, kdy vámi vypracovaný dokument budou dále upravovat kolegové či zákazníci. Pokud mají mít dokument pouze ke čtení, nic vám nebrání ho publikovat v PDF formátu, který je v Mac OS X přímo podporován, a vytvořit třeba některým programem s office balíku iWork. Ostatně, tento článek také vznikl v textovém editoru, který je součástí iWork.
Zkoušel jsem několik kancelářských balíků, ale ať jsou to Open Office, NeoOffice či iWork, ani jeden není schopen plnohodnotně nahradit MS Office. Všechny alternativy k MS Office mají z mého pohledu jeden zásadní nedostatek. Nejsou plně kompatibilní ve formátu. Pokud je dokument jednoduchý bez obsahu rámečků, složitých výpočtů, není přenos tam i zpět problém. V případech „divokých“ firemních šablon dochází ke ztrátě formátování, nebo dokonce i přenesené informace (týká se vzorců, se kterými si Numbers – Apple alternativa k Excelu – neví rady).
V praxi tedy volím aplikaci k vytvoření dokumentu podle toho, zda jej budu dále sdílet a zda jej ostatní budou nějak upravovat. I když jsou balíky Open Office a NeoOffice zdarma, zvolil jsem placený produkt společnosti Apple – iWork. A to proto, že tvorba dokumentů je v něm jednoduchá, rychlá a zábavná. Nejvíce si cením aplikace Keynote, protože jako nástroj na tvorbu prezentací je prostě nedostižná. A zatím pokaždé, když jsem ji použil, slavila úspěch.
Jak provozovat MS Office na počítači Apple?
Možná se vám bude zdát absence plnohodnotné podpory formátů natolik zásadní problém, že vás to od pořízení počítače Apple a jeho použití v zaměstnání odradí. Jenže uživatelé počítačů Apple si je pořizují vesměs z podobných důvodů jako já. Prostě jim vyhovuje způsob práce a popsaný problém s formáty je pro ně podružný. Ale i tento problém má řešení. A to hned několik.
První možností je pořídit si některé z virtualizačních softwarových řešení, ve kterém budete provozovat operační systém Windows s MS Office. Můžete sáhnout po volně šířeném Virtual Boxu, nebo placených alternativách Parallels Desktop či VMware Fusion. Tato varianta má nesporné výhody v nákladech na licence pro vašeho zaměstnavatele. Protože vám může bez problémů poskytnout stávající licenci Windows i Office, které pro vás stejně musel zakoupit. Nevýhodou jsou ovšem vyšší paměťové nároky na takto provozovaný systém. Virtualizovaný operační systém lze sice provozovat na 2GB operační paměti, ale počítač pak neustále zapisuje na disk. Doporučuji alespoň 4GB operační paměti počítače Apple.
Druhou možností je využít možnosti instalovat vedle operačního systému Mac OS X také Windows prostřednictvím nástroje BootCamp, který je součástí počítačů Apple. V praxi to bude znamenat, že pokaždé, když budete chtít pracovat s MS Office pod Windows, budete muset restartovat počítač právě do Windows. To není moc praktické. Přijdete tak o ergonomické výhody, které vám právě Apple svým operačním systémem poskytuje, a navíc vás bude restart zdržovat.
Třetí možností je pořídit MS Office for Mac verze 2011, kterou společnost Microsoft udělala velký krok kupředu a přiblížila se výkonem aplikací i ergonomií prostředí Mac OS X. Předchozí verze totiž nebyla moc použitelná. Tato varianta ovšem znamená pořízení nové licence.
Sdílení dokumentů službou Sharepoint
Pokud potřebujete s kolegy sdílet dokumenty, bude vám k jednoduchému uložení dokumentu stačit nativní internetový prohlížeč Safari nebo třeba Google Chrome. V případě hromadného ukládání dokumentů na sdílené úložiště služby Sharepoint už vám ale zmíněný prohlížeč postačovat nebude. To lze provést pouze v Internet Exploreru nebo pomocí nástroje Document Connection, který je součástí Office for Mac 2011.
Přímou editaci dokumentu z úložiště Sharepoint nelze aktivovat v jiném prohlížeči, než je Internet Explorer, nebo již zmíněném nástroji Document Connection. Ruční stažení kopie dokumentů prostřednictvím Safari či Chrome možné je.
Vnitrofiremní systémy
Snad v každé firmě existuje nějaký systém, který korektně funguje jen v prohlížeči Internet Explorer nebo má klienta pracujícího pouze v prostředí Windows. V takovém případě nezbývá nic jiného než provozovat operační systém Windows jako virtualizovaný operační systém prostřednictvím VirtualBoxu, Parallels Desktop či VMware Fusion.
Alternativní software
Často se setkávám s názorem, že ten či onen software neexistuje ve verzi pro počítače Apple. Zastánci tohoto názoru mají mnohdy pravdu, že výrobce toho kterého konkrétního programu nevydává jeho variantu pro počítače Apple. Troufám si ale tvrdit, že až na speciální podnikové systémy má každý software pod Windows svou alternativu v Mac OS X, byť od jiného výrobce. Největší komplikací tedy je naučit se takovou aplikaci efektivně používat.
Závěr
Mám-li shrnout výše uvedené informace, od platformy Windows se v podnikovém prostředí mnohdy nelze oprostit, protože některé specifické systémy a konkrétní formáty dokumentů pracují korektně pouze v prostředí Windows. Je tedy na každém uživateli, aby zvážil, zda mu prostředí počítačů Apple bude vyhovovat a zda mu nutnost hledání alternativ a učení ovládání programů stojí za tu námahu. Osobně svého přechodu na Mac OS X nelituji, protože i přes tato úskalí mi přinesl zásadní zvýšení efektivity a pocit, že nesloužím počítači, nýbrž počítač slouží mně. Věřím, že pokud jste o práci s počítači Apple uvažovali, pomohl vám tento článek k rozhodnutí, ať už bude jakékoli.
Pavel Dvořák
Autor působí jako senior project manager společnosti Cleverlance Enterprise Solutions, člena Cleverlance Group.
