IT Systems 7-8/2026 Veřejný sektor a zdravotnictví 4. 9. 2026 9:00

Technologie sama o sobě administrativní zátěž nesníží,

s digitalizací státu by pomohlo pravidlo „jednou a dost“

Digitalizace státní správy a veřejného sektoru je už několik let v plném proudu. Datové schránky, elektronická identita, elektronické podpisy nebo v poslední době Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) ukazují, že základní digitální infrastruktura v Česku existuje a většinou funguje. Přesto se setkáváme s paradoxem, kdy organizace sice mají technicky připravený software, ale místo slibované úlevy pociťují vyšší administrativní zátěž. Technologie je totiž pouze jednou částí digitalizační rovnice. Rozhodující je, zda stát dokáže sladit data, procesy a metodiku napříč úřady.

Elektronický formulář ještě není digitalizace

Naše aktuální data ukázala, že téměř 90 % organizací veřejného sektoru má software na JMHZ technicky připravený, 56 % z nich přesto žádnou úlevu nepociťuje. Kde se tento rozpor bere? Myšlenka JMHZ je podle mě sama o sobě správná. Stát se snaží nahradit řadu samostatných hlášení jedním datovým tokem a odstranit duplicitní vykazování údajů, což je z dlouhodobého pohledu krok správným směrem.

Problém je v tom, že digitalizace sama o sobě nestačí k úspoře času. Pokud organizace musí nejprve doplnit chybějící data, sjednotit personální evidenci, upravit mzdové systémy a naučit se nové procesy, administrativa krátkodobě logicky roste. Jde o procesní dluh, se kterým se v různé míře potýká řada organizací. Nastavit systém totiž bývá to jednodušší, naplnit ho relevantními a kvalitními daty už méně.

Je to klasický problém transformačních projektů, který se ale netýká jen státní správy. Technologie bývá připravena rychleji než procesy a změnové řízení. Firmy tak neřeší samotné odeslání formuláře, ale kvalitu dat, interpretaci metodiky a koordinaci mezi HR, mzdovou účtárnou a IT. Dokud tyto oblasti nejsou sladěné, digitalizace přináší více práce než úspory. Digitalizace totiž bez souběžné revize procesů nestačí a nepovede k zázrakům. Je to podobné, jako kdyby se papírový formulář jen převedl do elektronické podoby, aniž by se změnil způsob práce. To se nedá nazývat skutečnou digitalizací.

Nejdříve pořádek v datech, pak nasadit AI

Zajímavá je i otázka, zda jsou na podobné projekty, a potažmo na nasazení umělé inteligence, data ve veřejném sektoru vůbec připravená. Nejde o to, že by data chyběla, spíš nejsou dostatečně propojená a standardizovaná. Největší překážkou je dnes tedy kvalita datové základny a procesů, nad kterými má fungovat.

JMHZ je dobrým příkladem toho, že jakmile se data začnou sjednocovat, odhalí se řada historických nesouladů. To může samozřejmě krátkodobě zvyšovat administrativní zátěž, ale z dlouhodobého pohledu jde o nezbytný krok k efektivnímu využití umělé inteligence ve veřejné správě, a nejen v ní.

Proč nás to bolí víc ve veřejné správě

Proč je popsaný paradox výraznější právě u veřejné správy než u soukromých firem? Není to primárně o lidech ani o technologiích, ale o složitosti prostředí. Soukromá firma dokáže proces relativně rychle změnit nebo zrušit, pokud nepřináší hodnotu. Veřejná správa takový luxus obvykle nemá. Každý proces bývá navázán na legislativu, kontrolní mechanismy, auditní požadavky nebo odpovědnost vůči občanům. K tomu přistupuje vysoká míra provázanosti mezi institucemi. JMHZ je opět typickým příkladem: propojuje agendu více státních institucí do jednoho datového toku, a jakmile je potřeba sladit procesy, metodiky a data napříč několika úřady, komplexita roste exponenciálně. Zatímco firma řeší změnu především uvnitř své organizace, stát musí koordinovat desítky subjektů s různými informačními systémy a historicky odlišnými postupy.

Právě tahle provázanost je i důvod, proč bych v nejbližších letech neočekávala revoluci, jako je například často zmiňovaný bezpapírový provoz na úřadech. Nemyslím si, že se v dohledné době dostaneme do stavu absolutně nulového papíru, ale je realistické očekávat, že většina běžných agend bude v příštích letech plně digitální.

Konkrétně ve mzdové a personální agendě by nejvíc pomohlo omezit duplicitní předávání údajů, které stát už jednou má. Stát by tak mohl snížit objem dat, která musí zaměstnavatel nahlašovat při nástupu nového zaměstnance, zejména mimo EU, a informace, které už eviduje ve vlastních systémech, dodávat sám. Podobně by prospělo sjednocení a zjednodušení agendy kolem exekučních příkazů – jednotné formuláře a komunikace, podobně jako je to dnes u insolvenčního rejstříku – a zavedení jednotného formuláře potvrzení o příjmu pro bankovní sektor.

Chybí technologie, nebo lidé, kteří ji umí využít?

Nezanedbatelným tématem jsou i lidé, bez kterých se samozřejmě žádná digitalizace nekoná. Mzdová účetní dnes potřebuje naprosto jiné dovednosti než před deseti lety: míň ručního přepisování, víc práce s daty a jejich kontrolou. Ve veřejném sektoru přitom často odcházejí lidé, kteří v hlavě nosí roky nepsaných postupů a výjimek, aniž by je stihli předat dál, a nahradit je se tak stává čím dál těžší. Kombinace znalosti práva, procesů a technologií se totiž nehledá snadno. Neřešila bych to tak, že se z každého mzdového účetního stane datový analytik. Spíš jde o to, zjednodušit procesy a sjednotit data natolik, aby technologie převzala rutinu a zaměstnancům zbyl prostor na kontrolu, výklad pravidel a poradenství.

Inspirace jménem e-Invoicing

Systémové řešení by mohly nastartovat instituce jako ministerstvo financí nebo finanční správa. Inspirací může být elektronická fakturace. Cílem e-Invoicingu není další formulář, ale jednotný standard, díky kterému data vzniknou jednou a využívají je následně všichni oprávnění aktéři. Podobnou cestou by se měly ubírat i personální a mzdové agendy veřejného sektoru. Pokud by stát důsledněji uplatňoval princip „jedenkrát a dost“, tedy že jednou poskytnuté údaje nebudou opakovaně vyžadovány dalšími úřady, potenciál pro snížení administrativní zátěže by byl výrazně vyšší než při zavádění jednotlivých podpůrných aplikací.

Klíčové jsou tedy tři oblasti: standardizace dat, interoperabilita systémů a sjednocení metodiky napříč institucemi. Pokud budou úřady pracovat se stejnými daty, ale odlišnými postupy a výklady, bude se část administrativní zátěže vždy přenášet zpět na zaměstnavatele. Bez souběžné revize procesů, standardizace dat a sjednocení metodiky napříč úřady zůstane slibovaná úleva jen na papíře. Tedy přesně tam, odkud se digitalizace snaží dostat.

Zuzana Kubíková
Autorka působí jako Head of Management Consulting ve společnosti RSM Technology CZ.