Aktuální legislativní změny v oblasti spisové služby a správy dokumentů ve veřejném sektoru
Legislativa v oblasti evidence dokumentů a spisových služeb je poměrně sledovaná zejména s ohledem na výkon spisové služby, ovšem přináší řadu povinností nejen pro veřejnoprávní původce, ale též pro soukromoprávní původce. Od roku 2004 je regulována zákonem č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě. Poměrně zásadní návrh na jeho novelizaci je nyní v Poslanecké sněmovně těsně před druhým čtením.
Aktuální návrh novelizace byl předložen jako poslanecká iniciativa, přičemž předchozí projednávaný návrh již v prvním čtení sněmovna koaliční většinou odmítla, neboť neřešil řadu aktuálních problémů zejména s ohledem na rozvoj e-governmentu a obsahoval též řadu nepřesností. V rámci legislativního procesu se tak ujal iniciativy poslanec Jakub Michálek, který ve spolupráci s Ministerstvem vnitra, Národním archivem a Digitální a informační agenturou (DIA) navrhl řadu podstatných změn, které byly většinově přijaty na garančním výboru. Tyto změny mají podporu vládní koalice, takže lze předpokládat, že projdou též druhým a třetím čtením a následně i Senátem. Ke sněmovnímu tisku 576 dále pak další poslanci navrhli některé změny v oblasti obrany a práci s dokumenty s tzv. „omezeným přístupem“ a dále pak změny týkající se možnosti využívání údajů ze základních registrů od jiných orgánů, než jsou orgány veřejné moci.
Poslanecký návrh Jakuba Michálka, který byl s výjimkou jednoho bodu přijat a zapracován do návrhu změn zákona, přináší některé zcela zásadní změny v oblasti úschovy a evidence dokumentů a dále pak zavádí povinnost pro veřejnoprávní původce vytvářet takové elektronické dokumenty, které budou v rámci PDF/A-3 obsahovat i strojově čitelná data tak, aby jejich oběh mohl probíhat automatizovaně a skončila éra tisku a opisování údajů.
Pojďme se nyní podívat na zásadní změny, které zmíněný návrh obsahuje.
Archiving by design
První zásadní změnu můžeme označit jako „Archiving by design“, neboť se konečně upravuje celá oblast úschovy dokumentů a jejich výběru. Tato část návrhu současně ukončuje nekonečné dohady a diskuse, které informační systémy a jakým způsobem jsou regulovány v rámci výkonu spisové služby, neboť zcela jednoznačně odlišuje elektronické systémy spisové služby (eSSL) od všech ostatních systémů, kterým nově zavádí povinnost v případě veřejnoprávních původců u informací, na které nebyl vydán trvalý skartační souhlas, zabezpečit úschovu a výběr všech informací postupem stanoveným Národním archivem. Přijetím novely pak bude definitivně a jasně stanovena regulace vyhláškou č. 259/2012 Sb. a Národním standardem pro spisové služby působnost pouze pro eSSL a veškeré systémy, které nejsou eSSL, se pak budou řídit obecnými právními předpisy a pro zajištění úschovy informací a jejich výběru postupy stanovenými Národním archivem. Navíc pro takové informace, pro které bude vydán trvalý skartační výběr, nebude nutné vynakládat finanční prostředky tak jako nyní, neboť takové informační systémy budou zbaveny nadbytečné regulace. Regulace je pak rozložena v čase, neboť nelze takto významnou změnu zavést jednorázově na všechny informační systémy. Nicméně aplikace toho, že kde je trvalý skartační souhlas, není třeba zajišťovat nadbytečnou funkcionalitu, bude účinná ihned.
Ať úřady obíhají data, nikoliv občané
Druhá zcela zásadní změna je v oblasti rozvoje e-governmentu, kdy zavádí zcela zásadní pravidlo pro vyhotovování elektronických dokumentů, které vyhotovují veřejnoprávní původci, bez ohledu na skutečnost, jestli v eSSL, nebo v jiném informačním systému. Zjednodušeně lze nové pravidlo popsat jako zásadní krok k realizaci proklamace cíle úřady neobíhají občané, ale data. Nová povinnost zavádí pro veřejnoprávní původce povinnost vyhotovovat dokumenty, u kterých DIA stanovila schémata pro strojově čitelnou vrstvu, tak aby u nich tato vrstva byla implementována pro efektivní oběh a možnost následného automatizovaného zpracování. Typicky se bude jednat o tvorbu PDF/A-3 s vnořenými XML. S ohledem na skutečnost, že tato regulace dopadá na veškeré informační systémy a nejen na eSSL, je zcela správně návrhem schémat zmocněna DIA, která má nadresortní působnost a kompetence právě pro tuto oblast. S ohledem na zcela zásadní přínos pro rozvoj e-governmentu a zrychlení pravidla „úřady obíhají nikoliv občané, ale data“ cituji návrh příslušného § 69a.
„V § 69a se doplňují odstavce 5 až 7, které znějí:
- (5) Vyhotovuje-li veřejnoprávní původce v informačním systému dokument v digitální podobě obsahující text, musí dokument opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu (dále jen „strojově čitelná vrstva“) odpovídajícími obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu, a to v souladu se schématem zveřejněným podle odstavce 7. To neplatí v případě, kdy je dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
- (6) Veřejnoprávní původce je povinen v informačním systému automatizovaně zpracovat metadata obsažená ve strojově čitelné vrstvě v doručeném dokumentu včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, ledaže mu to technické prostředky čtení strojově čitelné vrstvy prokazatelně neumožňují.
- (7) Schéma pro strojově čitelnou vrstvu zveřejňuje Digitální a informační agentura na svých internetových stránkách.
K výše uvedenému znění se pak doplňuje přechodné ustanovení, že tato povinnost s ohledem na dopady jak na veřejnoprávní původce, tak i na dotčené informační systémy se uplatní ihned na systémy uváděné do provozu po 31. 12. 2025, na ostatní pak od 1. 1. 2027.
Konec opisování elektronických dokumentů
Návrh obsahuje jasně stanovená pravidla jak pro vyhotovení dokumentů, tak pro jejich příjem, což je zcela zásadní – veřejnoprávní původce bude muset automatizovaně zpracovat takto vyhotovené a přijaté dokumenty. Tímto skončí nekonečné tištění a opisování elektronických dokumentů při jejich oběhu mezi úřady, ale i opisování údajů z elektronických dokumentů a konečně se zefektivní jejich oběh, včetně zásadního zrychlení. Přínos této změny pro celou společnost je velmi významný a je dalším krokem k rozvoji moderního e-governmentu. Navíc lze očekávat, že řada soukromých firem ve svých informačních systémech dobrovolně začne tato schémata též využívat, neboť se pak zaručí jejich rychlé přijetí na straně veřejnoprávního původce, pokud projde takovýto dokument prostou validací dle schémat uveřejněných DIA.
Atestace eSSL
Další významné změny jsou v oblasti tzv. atestací eSSL. Návrh počítá jednak s posuny některých termínů ovlivňujících jak výrobce eSSL, tak nasazení atestovaných eSSL u veřejnoprávních původců. Dle návrhu se tzv. zákaz nabídky a dodávky neatestovaných eSSL z 1. 7. 2024 odkládá na 1. 1. 2025 a povinnost veřejnoprávních původců používat výhradně atestované eSSL až od 1. 1. 2027. Poslanecký návrh Jakuba Michálka dále pak odstraňuje řadu dohadů a diskusí kolem dopadů změn legislativy či změn SW verze atestované eSSL, neboť s ohledem na fixovanou dobu platnosti atestu 2 roky reflektuje požadavky na rozvoj a možnost zejména bezpečnostních „záplat“ eSSL.
V § 69d odstavec 2 zní: Změní-li se v průběhu platnosti atestu požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 nebo národního standardu, atest nadále platí. Změní-li se v průběhu platnosti atestu elektronický systém spisové služby, atest nadále platí, vyrozumí-li ten, kdo atestaci objednal, ministerstvo a atestační středisko, které atest vydalo, o změnách v elektronickém systému spisové služby a zároveň prohlásí, že elektronický systém spisové služby nadále splňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu.
Novelizace dle mého názoru obsahuje poměrně nešťastné ustanovení, které vyjímá z povinnosti užívání pouze atestovaných systémů eSSL pro řadu malých obcí, škol, organizačních složek malých obcí a právnických osob zřízených malými obcemi. Tímto se dle mého názoru nepřehlední situace na trhu a budou nadále existovat dvě kategorie eSSL, jedna, u které bude garantován soulad s pravidly atestem, a druhá, která nebude nijak atestována a může tak mít odlišné vlastnosti a chování než atestované produkty.
Další změny
Další návrh zavádí v oblasti obrany tzv. dokumenty s „omezeným přístupem“ a omezuje nakládání s nimi, včetně omezení práva přístupu dle zákona o svobodném přístupu k informacím. Rozsah problematiky a jeho dopady jsou natolik veliké, že je to na samostatný článek.
Návrh novelizace archivního zákona obsahuje i řadu dalších změn, nicméně jsme se soustředili na ty hlavní. Zcela zásadní jsou však návrhy týkající se oběhu elektronických dokumentů se strojově čitelnými daty a nastavení pravidel pro výběr informací ze všech informačních systémů.
 |
Ing. Robert Piffl Autor je expertem pro elektronické dokumenty a související legislativu. |
