IT Systems 12/2024 Veřejný sektor a zdravotnictví IT právo 23. 2. 2025 17:06

Registr zastupování je významným prvkem digitalizace veřejné a státní správy

Registr zastupování vytvořila a for­málně spustila Digitální a informační agentura už 1. července 2024. Až koncem listopadu ale došlo k napl­nění registru prvními šablonami a daty pro tzv. implicitní zastupování ze zákona a objevila se i první šablona pro zastupování v rámci agend Ministerstva dopravy. Registr zastupování tak začal reálně fungovat a přispívat k digitalizaci veřejné a státní správy. Pojďme se nyní podrobněji podívat, proč je tento projekt natolik zásadní a co přináší občanům, podnikatelům a orgánům veřejné moci.

Hlavním cílem Registru zastupování (REZA) je vytvoření centralizovaného systému pro efektivní sdílení informací o plných mocích vůči službám veřejné správy mezi zastupovanými. Registr zastupování je částí Registru práv a povinností a obsahuje evidenci oprávnění k zastupování vytvořených dle schválených vzorů.

REZA slouží k zápisu a vedení údajů o oprávněních k zastupování podle zákona o základních registrech a dále pak k vedení údajů o certifikátech pro uznávané elektronické podpisy a uznávané elektronické pečetě. Jedná se o tzv. agendový informační systém, kde správcem informačního systému je Digitální a informační agentura (DIA). Agentura vede katalog typů oprávnění k zastupování. Na návrh a ve spolupráci s ohlašovateli agend vytváří v katalogu jednotlivé kategorie oprávnění k zastupování včetně jejich parametrů (dále jen „šablona“).

Šablony oprávnění k zastupování

V rámci agendy zastupování existují dvě základní kategorie za­stou­pe­ní. První kategorií jsou tzv. implicitní zastoupení, kde zdrojem těchto zastoupení jsou zejména referenční údaje v základních registrech. Typickým příkladem jsou vazby rodič–dítě, právnická osoba za­stu­po­va­ná fyzickou osobou (nebo osobami) a podobně. Druhá kategorie, explicitní zastupování, je vyjádření vůle zastupované osoby.

V současné době v REZA existuje 9 základních šablon pro implicitní zastupování ze zákona. Jedná se o šablony:

1. Rodič dítěte do 15 let
2. Rodič dítěte 15–18 let
3. Podnikající fyzická osoba
4. Statutární orgán právnické osoby
5. Insolvenční správce podnikající fyzické osoby
6. Insolvenční správce právnické osoby
7. Likvidátor právnické osoby
8. Opatrovník právnické osoby
9. Nucený správce právnické osoby

Dále pak 2 šablony pro explicitní zastupování v rámci agend Ministerstva dopravy. Jedná se o plnou moc k vydání výpisu z bodového hodnocení a plnou moc k vydání dat z registru řidičů. Katalog typu oprávnění k zastupování je na adrese: https://reza-ais.egon.gov.cz/seznam-sablon.

V REZA už jsou tak nyní k dispozici digitální implicitní oprávnění k zastupování, která vznikají na základě údajů v registrech osob a obyvatel a nelze je jednostranně zřídit, měnit či odvolávat. Příkladem jsou oprávnění plynoucí ze vztahu firma–jednatel nebo rodič–dítě. Další na řadě budou v REZA k dispozici i šablony na explicitní oprávnění, tedy ta, která se vystavují z vůle zastupovaného (např. plné moci).

V této souvislosti je vhodné uvést, že OVM mají povinnost využívat údaje o oprávněních k zastupování, které jsou zapsané do REZA. Proto od okamžiku naplnění REZA implicitními oprávněními k zastupování musí OVM tyto údaje využívat a nemohou ani po fyzických osobách a ani po právnických osobách vyžadovat údaje, které mají v REZA k dispozici. Typicky se jedná o situace, kde například rodič zastupuje dítě, případně statutární zástupce společnosti zastupuje tuto společnost.

Příkladem správné praxe je tak například Portál dopravy, kde vám po přihlášení fyzické osoby portál nabídne možnosti, za koho chcete do portálu vstoupit (pokud existuje nějaké implicitní zastoupení), typicky tak statutární zástupce právnické osoby se může přihlásit do Portálu dopravy a pracovat v tomto portálu v roli zástupce právnické osoby, například v agendě vozidel může nejen vidět údaje k firemním vozům, ale k těmto může činit i úkony, které portál dopravy nabízí.

Nicméně nejedná se jenom o online služby, i v případě podání například elektronického dokumentu s kvalifikovaným elektronickým podpisem, pokud lze s využitím údajů základního registru obyvatel nebo portálu veřejné správy ověřit, že kvalifikovaný certifikát pro použitý elektronický podpis patří podepisujícímu, pak jsou OVM povinny nejen pracovat s touto skutečností, ale jsou též povinny čerpat údaje z REZA týkající se případných oprávnění k zastupování.

Zápis certifikátů do REZA

Tímto se dostáváme k popisu části REZA, která se týká certifikátů. Podle § 52e odst. 8 ZZR se v informačním systému oprávnění k za­stu­po­vá­ní dále vedou údaje o certifikátech pro uznávané elektronické podpisy a uznávané elektronické pečetě v rozsahu údajů pro ověřování těchto podpisů a pečetí. Tyto údaje zapíše DIA na žádost osoby, které byl příslušný certifikát vydán, společně se způsobem podání této žádosti a údaji o úrovni záruky, s jakou byla tato žádost podána. Orgán veřejné moci může využívat tyto údaje pro účely identifikace držitele certifikátu. Držitelé certifikátů pro vytváření uznávaných elektronických podpisů a uznávaných elektronických pečetí mohou požádat o zapsání veřejné části klíče (dat pro ověřování) svého elektronického podpisu či elektronické pečetě do REZA. Tyto osoby tím umožní orgánům veřejné moci provést svoji identifikaci v souvislosti s žádostí o poskytnutí služby či provedení úkonu veřejné správy za situace, kdy je tato žádost uplatněna dálkovým přístupem, bez možnosti osobního ověření identity.

V současné době je připravováno řešení, kdy v rámci prvního čtvrtletí roku 2025 bude možné prostřednictvím Portálu občana a formuláře pro zápis certifikátů do REZA zapisovat údaje o certifikátech. V případě fyzických osob toto platí pro uznávané elektronické podpisy a v případě právnických osob navíc i o uznávaných elektronických pečetích. Pokud tedy občan zapíše do této části REZA údaje o svém například kvalifikovaném podpisu, tak společně s tímto zápisem údajů se uloží i informace o stupni záruk, dle metody přihlášení do portálu (například v případě elektronické občanky úrovně vysoká) a OVM následně při plnění povinnosti využívání těchto údajů musí pak při jakýchkoli úkonech, kde potřebují identifikovat žadatele, tyto údaje využívat.

Jakmile bude možné zápis údajů o certifikátech do REZA, tak pokud občan zaregistruje do REZA tyto údaje a stejným podpisovým certifikátem podepíše elektronický dokument, tak OVM budu muset tyto údaje z REZA využít pro identifikaci konkrétní fyzické osoby. Pokud bude takto podepsaný elektronický dokument poslán e-mailem na adresu podatelny OVM, ten pak musí z REZA zjistit nejen údaje o fyzické osobě ze zapsaného certifikátu, ale též eventuální rozsah zastupování této osoby, pokud je v REZA registrován. Typicky postačí správné PDF podepsat podpisovým certifikátem, o němž jsou zapsány údaje v REZA, a tento poslat obyčejným e-mailem na adresu elektronické podatelny OVM. Následně je OVM povinno odeslat zpět e-mailem na tuto adresu „odpovědní zprávu“, či v případě žádosti ze strany podatele i „elektronické osvědčení digitálního úkonu“ dle § 5 zákona č. 12/2020 Sb.

Podatel pak má jistotu, že má nejen potvrzené podání, ale že OVM již po něm nemůže chtít další údaje, které jsou k dispozici nejen v základních registrech, ale též v informačním systému REZA. Proto bude možné například poslat e-mailem podání, týkající se zastupovaného dítěte, případně právnické osoby či jakékoli jiné formy zastupování, která bude v REZA zapsána. Už nyní existuje v REZA přes 15 milionů záznamů k implicitním zastupováním.

Co bude dál?

Jak už bylo zmíněno, kromě implicitních zastupování už existuje první úřad, který REZA implementoval ve svém portálu. Jedná se o Portál dopravy a na připojení REZA ke svému portálovému řešení aktuálně pracuje i Ministerstvo práce a sociálních věcí. Již nyní ale mají všechny OVM povinnost ze zákona využívat veškeré údaje zapsané v REZA, a to nejen v rámci online komunikace, ale i v případech, kdy lze toto využít, i při úkonech v souvislosti s podáním v písemné formě v elektronickém dokumentu.

Vývoj projektu REZA budeme nadále sledovat a v okamžiku, kdy bude možné zapisovat certifikáty prostřednictvím Portálu občana, případně zapisovat první explicitní plné moci, vám přineseme podrobnější informace.

Ing. Robert Piffl Autor je expertem pro elektronické dokumenty a související legislativu.