AI asistent usnadní práci s dokumenty v systému M-Files
Rychlé prohledávání dokumentů, odpovědi na otázky týkající se jejich obsahu nebo sumarizace specifických informací. To jsou některé z funkcí, které nabízí nový asistent na bázi umělé inteligence s názvem M-Files Aino, se kterým uživatelé komunikují přirozeným jazykem. Asistent je přitom schopen komunikovat ve více než 30 jazycích včetně češtiny a slovenštiny a podle výrobce dosahuje u proškolených uživatelů téměř 100% přesnosti odpovědí.
Nový virtuální asistent umožňuje automatickou tvorbu přepisů a souhrnů mimo jiné online schůzek, smluv, prezentací nebo studií. Dokáže přitom pracovat s dokumenty MS Word, Excel, Power Point či PDF. „Uživatelé mohou také prohledávat dokumenty bez znalosti klíčového slova, například formou povelu: Najdi mi stránku s modrými šipkami nebo údaj vyšší než milion. Mohou s asistentem také přímo komunikovat a pokládat konkrétní dotazy typu: Kolik faktur bylo vystavených zákazníkům z Prahy nebo Jaké smlouvy letos podepsal kolega Novák,“ vysvětlil Pavol Katrenčík, produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, která je jedním z dodavatelů řešení M-Files na našem trhu.
Zatímco zavádění nástrojů s umělou inteligencí mezi firmami roste, jejich efektivní využívání zaměstnanci je podle zkušeností Konica Minolta nedostatečné. „Proto jsme se rozhodli rozšířit naše služby související s instalací asistenta Aino také o takzvanou adopci, tedy zaškolení uživatelů a ukázky jeho využití v praxi,“ informoval P. Katrenčík, a dodal: „Při správném využívání asistenta se nám v rámci pilotních nasazení zatím potvrzuje téměř stoprocentní přesnost získaných odpovědí.“
Aino je kompatibilní i s oblíbeným asistentem Microsoft Copilot. Díky jejich propojení se i uživatelé technologie Microsoft dostanou pohodlně ke všem dokumentům uloženým v M-Files, k nimž mají dle své pozice oprávnění. Oproti nástroji Copilot ovšem pracuje Aino pouze s poslední verzí daného dokumentu a uživatelé tak mají jistotu, že získané odpovědi vycházejí vždy z finálního obsahu.
Výhodou celé platformy M-Files je rychlá instalace bez nutnosti zdlouhavé analýzy nebo migrace dat a nastavení do nového systému. Systém si sám zmapuje jednotlivá úložiště a nalezené dokumenty se následně zobrazují v rámci jednoho uživatelského prostředí, kde s nimi mohou zaměstnanci pracovat.
Nového asistenta je možné provozovat v rámci M-Files na vlastních serverech, nebo v cloudové variantě. „Žádná data přitom nikdy M-Files Cloud neopouštějí. Veškeré informace, s nimiž asistent v cloudu procuje, jsou po dokončení zpracování z paměti M-Files Aino trvale odstraněna,“ upřesnil P. Katrenčík.
