IT Systems 10/2025 Cloud a virtualizace IT IT Security 20. 11. 2025 9:00

Osm důvodů,

proč zálohovat data v Microsoft 365 a Google Workspace

Mnoho uživatelů se domnívá, že Microsoft 365 se stará o vše, od ukládání dat po vylepšení kybernetické bezpečnosti. To však není pravda. Prostředí Microsoft 365 nebo Google Workspace mohou být zranitelnější více, než si kdo myslí. I když Microsoft 365 a Google Workspace jsou stále populárnější, je důležité si uvědomit, že tyto platformy neobsahují funkce pro zálohování a obnovu dat.

Zajištění nepřetržitého přístupu…

Hlavním cílem společnosti Microsoft v rámci Microsoft 365 je za udržet maximální dostupnost služby. Zajišťuje uživatelům neustálý přístup k datům prostřednictvím replikace dat a geografické redundance mezi datovými centry. Pokud dojde k výpadku datového centra, uživatel bude přepnut na jiné a nezaznamená žádný výpadek v přístupu k datům.

Stručně řečeno, společnost Microsoft je zodpovědná za zpracování uživatelských dat a zajištění nepřetržitého přístupu k nim. Aby data byla zabezpečená a v nepoškozeném stavu, za to je zodpovědný uživatel. Kdo nese a kdo nenese odpovědnost za ztrátu či narušení dat, uvádí Microsoft i ve své licenční smlouvě.

Uživatelé mají v Microsoft 365 uloženy soubory a dokumenty související s různými aplikacemi a platformami: Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint a Outlook. Především Outlook má mnohdy pro jednotlivé pracovníky a podniky kritický význam.

…neznamená 100% ochranu dat

Zejména pokud se e-mailová služba využívá pro pracovní projekty, je ještě důležitější zajistit její bezpečnost. Pokud například dojde k poškození datového souboru určeného k migraci do Microsoft 365, služba synchronizuje obsah účtu i s poškozeným souborem. V takovém případě mohou uživatelé čelit omezenému přístupu k datům, ztrátě dat, a zvýšeným bezpečnostním a regulačním rizikům.

S rostoucí frekvencí a závažností kybernetických útoků, zejména ransomwaru, čelí poskytovatelé řízených služeb i podniky reálnému riziku neplánovaných výpadků a potenciálně fatální ztráty dat. Množství způsobů, jak přijít o data v cloudových službách, se neustále zvyšuje.

Zde je osm důvodů, proč je pro Microsoft 365 a Google Workspace nutné zajistit standardní řešení pro zálohování a ochranu dat

Náhodné smazání dat – IT týmy či jednotliví uživatelé mohou omylem smazat různé dokumenty z OneDrive nebo e-maily s přílohami – zejména pokud jsou starší nebo již nejsou relevantní. Bez účinného řešení zálohování mohou být tyto změny nevratné, což představuje skutečný problém, pokud budou tato data v budoucnu potřebovat.
Chybná správa duplicitních souborů – Většina společností vytváří v rámci běžného procesu spolupráce velké množství duplicitních souborů. Když se však pokusí odstranit starší verze nebo duplikáty, může se stát, že omylem smažou klíčové soubory.
Záměrné poškození – I když se to stává zřídka, je možné, že nespokojení zaměstnanci mohou záměrně změnit nebo smazat důležité soubory. Než se vyjeví rozsah škod, může být příliš pozdě na jejich obnovu.
Phishingové a ransomwarové útoky – Kyberzločinci vytvářejí realističtější e-maily, které mohou oklamat nic netušící zaměstnance. Stačí jedno kliknutí a získají přístup k datům, která mohou buď odcizit, nebo zašifrovat jako součást ransomwarového útoku.
Odchody zaměstnanců – Když zaměstnanci odcházejí z firmy, správci IT by měli zálohovat jejich data z Microsoft 365 či Google Workspace. To často nebývá pravidlem, což může vést k potenciální ztrátě důležitých dat.
Ztracená nebo odcizená zařízení – Mnoho společností, zejména malých a středních podniků, umožňuje zaměstnancům používat vlastní zařízení. Tento model sice šetří peníze a usnadňuje zaměstnancům práci, ale v případě ztráty nebo odcizení zařízení může vést ke ztrátě firemních dat.
Přepis souborů – V případě, že zaměstnanci přepíší důležité údaje, mohou způsobit společnosti skutečné problémy, zejména pokud není možnost obnovit původní verze souborů.
Limitované možnosti zálohování – Ačkoli existují alternativní způsoby, jak zálohovat e-maily z aplikací Microsoft Outlook nebo Gmail a další data z Microsoft 365 nebo Google Workspace, většinou jsou spíše manuální, časově náročné a zdlouhavé.

Proto se doporučuje mít i spolehlivou zálohu cloudových dat na fyzické lokalitě či mimo firmu. V případě katastrofy lze obnovit systém do bezpečného stavu, synchronizovat účet Microsoft 365 a pokračovat v práci. Pokud není kopie dat v bezpečném úložišti, může i jediný poškozený soubor způsobit chaos ve firemních datech uložených na koncových zařízeních a v prostředí Microsoft 365.

Štěpán Bínek
Autor článku je manažerem prodeje cloudových řešení Acronis ve společnosti ZEBRA SYSTEMS.