ERP budoucnosti se zakládá na špičkové UX
Čím příjemnější interní systémy jsou, tím více je lidé používají
V minulých desetiletích požadovali manažeři a uživatelé interních systémů pouze jednu vlastnost – funkčnost. Se stále větší mírou digitalizace a silnější konkurencí se tento trend mění. Zatímco u našich osobních zařízení a aplikací jsme v posledních letech zaznamenali obrovský pokrok v optimalizaci jejich uživatelského prostředí (UX), současně by se měla měnit i zařízení a aplikace, které používáme pro práci.
Kvalitní UX přináší řadu benefitů a jedním z těch hlavních je efektivita práce. Je to logické. Když se v interních systémech dokážete snadno orientovat, práce vám jde rychleji od ruky a zvládnete více úkolů za stejný čas. Jednoduché ovládání také zvyšuje spokojenost zaměstnanců, kteří nejsou frustrovaní z toho, že nemohou najít cestu k jedné z funkcionalit. Jenže na co se při vývoji ERP soustředit? Opravdu kvalitní systémy spojuje pět pilířů.
1. Design zaměřený na uživatele
Porozumění potřebám, cílům a zejména největším překážkám, kterým uživatelé čelí, by dnes mělo být naprostým standardem při vývoji jakéhokoli typu softwaru. Při vývoji ERP systémů to platí dvojnásob, protože jejich uživatelé jednak s nimi tráví několik hodin denně a jednak je používají k plnění specifických profesních úkolů.
Proto každá optimalizace, každé zjednodušení procesu, které šetří čas a energii uživatelů, šetří následně i zdroje společnosti, pro které pracují. To navíc prodlužuje životní cyklus jejich implementovaných řešení a umožňuje jim obohatit vývoj o vlastní nápady a vylepšení.
Kromě provádění dnes již standardních výzkumných procesů, jako jsou rozhovory a testování použitelnosti, by kvalitní systémy ERP měly obsahovat nástroje pro přímé získávání zpětné vazby od uživatelů. K tomu patří práce s konkrétními procesy, kdy můžete příležitostně nabídnout uživateli jednoduchý průzkum po dokončení konkrétního úkolu, jako je zaúčtování faktury, a tím pravidelně sbírat zpětnou vazbu od různých typů uživatelů a firem. Sběr zpětné vazby můžete dělat i pravidelně, kdy po každém zavedení nové verze systémů jednou za čtvrtletí požádáte uživatele o celkové hodnocení vzhledu a UX.
2. Přístupnost
Součástí moderního softwarového řešení by mělo být také zaměření na uživatele se zdravotním postižením, mezi které patří zrakové problémy nebo zhoršená schopnost používat myš.
Proto by dnes všechny moderní aplikace a zejména ty zaměřené na podnikové využití měly splňovat několik základních funkcí, jako je podpora čtečky obrazovky a navigace pomocí klávesnice, možnost přizpůsobit velikost a barvu textu a dalších prvků uživatelského rozhraní nebo schopnost přizpůsobit se jakémukoli zařízení. Tyto funkce již nejsou jen pohodlím pro jednotlivce, ale mají zásadní dopad na celou společnost a úroveň práce.
V současné době narůstá počet uživatelů podnikových aplikací, kteří se přihlašují z dotykových obrazovek svých telefonů nebo notebooků a hlavně kteří si zvykli na menší hustotu zobrazovaných informací. To znamená, že i systémy ERP by se měly začít přizpůsobovat menším obrazovkám a měly by přirozeně přecházet na dotykovou interakci, nejen na klávesnici a myš. Cílem by vždy mělo být přizpůsobit systémy co nejširšímu okruhu uživatelů.
3. AI/ML
Pod pojmy umělá inteligence a strojové učení (AI/ML) si velká část populace představuje futuristické pojmy, ale ve skutečnosti se prvky umělé inteligence a strojového učení již zcela běžně vyskytují prakticky v každé běžné aplikaci. Krásným příkladem jsou kanály s personalizovaným obsahem.
V podnikové sféře se benefity spojené s využitím AI/ML projevují i v několika dalších aspektech. Tím prvním jsou neustálé pokusy o automatizaci opakujících se činností, čímž firmy šetří vlastní zdroje.
Jako druhý důležitý aspekt můžeme v oblasti podnikového softwaru vyzdvihnout zlepšení analytických a prediktivních schopností systému. Když nastane krize, systém může nejen nabídnout několik řešení podle zkušeností z minulosti nebo podle analýzy všech faktorů, ale také vyhodnotit nejoptimálnější řešení na základě kombinace vypočtených výsledků nebo z databáze minulých rozhodnutí.
Právě tato kombinace vyšší produktivity díky AI/ML a lepšímu předvídání odlišuje moderní a chytré ERP od ostatních.
4. Designový systém a sdílené knihovny
Kvalitní interní designový systém je naprostým základem dobrého UX. V případě široké škály produktů, které zahrnuje ERP řešení, to platí ještě několikanásobně více.
Důležité jsou zde zdroje, které můžete opakovaně využívat k řešení nejběžnějších typů procesů a k zajištění konzistentního a soudržného uživatelského prostředí v celé řadě produktů. A to samozřejmě s ohledem na guidelines firmy a fakt, že se systém vyvíjí v různé týmech, vývojových centrech nebo zemích. Do rovnice vstupují také akvizice, což jsou zcela odlišně konstruované výrobky. Ty produktový tým později přidá do portfolia řešení pod stejnou značkou, přičemž klade velký důraz na to, aby se časem sjednotila i jejich UX s ostatními produkty firmy.
Použití dobrého designového systému vede k vyšší intuitivnosti a jednoduchosti, což v konečném důsledku výrazně zkrátí dobu zaučování nových zaměstnanců a de facto ušetří společnosti další prostředky.
5. Gamifikace
Do budoucna bude obrovským trendem v UX čím dál populárnější gamifikace.
Před tím, než ji začneme vyžadovat, musíme rozumět pojmu. Podle definice je gamifikace proces používání prvků herního designu a vzorů v neherním kontextu za účelem lepšího vnímání a motivace k rychlejšímu a lepšímu plnění úkolů, jehož běžnými prvky jsou body, odměny nebo žebříčky. Vnímání je zde naprosto klíčové, protože gamifikace stojí a padá na tom, jestli dokáže zaujmout uživatele.
V ERP můžete prvky gamifikace využít především k navigaci uživatele ve složitých a dlouhých procesech pomocí příběhů nebo vizuálních pomůcek. Ty mu ukazují, jak daleko se v procesu nachází a co všechno je třeba provést pro úspěšné dokončení úkolu. Prvky gamifikace se také používají ke zjednodušení složitých grafů a vizualizací. Velkou inspirací jsou uživatelská rozhraní her, kde je potřeba prezentovat často velké objemy dat co nejjednodušším způsobem nebo nabídnout uživatelům jen ty nejpodstatnější informace.
Usnadněme si práci
Téměř každý, kdo kdy pracoval s interními systémy ve firmě, si vzpomene na vlastní láteření a občas i propady zoufalství, když se ztratil v bludišti odkazů nebo když se potýkal se složitou spletí procesů. Opravdu špičkový UX design ERP systému tyto problémy řeší a ještě nabídne uživatelům extra motivaci pro další využití systému. Proto pojďme přestat myslet nad systémy pouze z pohledu funkcí a začněme přemýšlet i nad tím, jak lidem zjednodušíme práci. Ať už je technologie jakkoli vyspělá, koncovým uživatelem je vždy člověk.
 |
Jakub Djablik Autor článku je User Experience Design Specialist v SAP Labs Czech Republic. Věnuje se navrhování web-based aplikací a UX konceptů zejména v oblasti financí. |
