Spisová služba a důvěryhodné ukládání dokumentů
Výměna dokumentů pomocí Informačního systému datových schránek (ISDS) přispěla k masivnímu nárůstu počtu digitálních dokumentů. Tomu se veřejná správa dlouho vcelku úspěšně bránila a měla pro to jeden poměrně pádný argument – dosud nebylo dořešeno, jak digitální dokumenty důvěryhodně ukládat.
Hrozí „doba temna“?
Situaci skutečně nelze brát na lehkou váhu. Kdo by se chtěl dočkat chvíle, kdy nebude možné zobrazit a přečíst uložené digitální dokumenty? Kdo by chtěl takto ztratit část své historie? Bohužel i touto tvrdou zkušeností si již prošly některé zahraniční instituce a odborníky používané pojmenování pro současnou dobu „digital dark age“ zní více než varovně.
Nejsme naštěstí před tento problém postaveni sami. Problematice dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů se věnují státy, akademické instituce i firmy organizované ve sdružení DLM Forum – na úrovni Evropské unie. Výsledkem činnosti tohoto sdružení je doporučení MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records, Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů), které se stalo základem pro český Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS). Tento standard je od roku 2010 součástí naší legislativy, tedy povinný. Standard MoReq vychází z obecné normy ISO 15489, kterou dále rozpracovává a konkretizuje. NSESSS navíc zahrnuje specifika českého prostředí, a je tedy komplexní normou pro předarchivní péči o digitální dokumenty v České republice.
Balíčky vytvoří eSpisovna
Pravděpodobně nejdůležitější oblastí, ve které museli a musí výrobci elektronických spisových služeb přizpůsobit své systémy NSESS, je generování SIP balíčků pro archivní účely. Tento balíček (SIP neboli Submission Information Package) obsahuje digitální dokument v podobě vhodné pro předání do archivu a metadata, která byla pořizována o dokumentu během celého jeho životního cyklu.
Klíčovou úlohu v práci se SIP balíčky hraje modul spisové služby eSPI (elektronická spisovna), která balíčky generuje. Spisovna je určena pro evidenci dokumentů v předarchivní péči, sledování a kontrolu kapacity úložných míst, evidování zápůjček atd. Ve spisovně uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. Rozšířená spisovna (eSPI) obsahuje kromě jiného funkcionalitu vstupního ověřování vkládaných elektronických dokumentů do elektronické spisovny. Kontroluje, zda jsou ve správném formátu, zda mají elektronický podpis, časové razítko a metadata podle NSESS. Při příjmu se také automaticky kontroluje obsah dokumentů, tedy elektronický obraz i příloha. Po ověření obsahu je uživateli dána možnost, zda přijmout nebo odmítnout dokumenty v nesprávném formátu. Pokud dokument ve správném formátu není a je možné jej převést, nabízí se jeho konverze do PDF/A.
Cesta do archivu je dlouhá
Co se tedy stane se spisem vytvořeným například na městském úřadě, který je uzavřen a o kterém je rozhodnuto, že bude zákonným způsobem uložen, později ve skartačním řízení vyřazen a následně předán k archivaci? Původce, tedy město, rozhodne, že spis bude přesunut do krajské digitální spisovny (KDS). To bude nástroj technologického centra kraje pro uložení úředních dokumentů a spisů. Spisová služba (konkrétně zmiňovaná Spisovna) vytvoří SIP balíček a ten pak pomocí webových služeb předá do této digitální spisovny. Podle typového projektu, zpracovaného pro kraje, uloží KDS SIP balíček do karanténního úložiště, provede opakovaně antivirovou kontrolu a kontrolu správnosti formátu a metadat.
Tento proces bude trvat zhruba dva až tři týdny, aby došlo k aktualizaci antivirového softwaru (tím se zamezí infikaci hlavního úložiště neznámým virem). Pokud SIP balíček projde všemi kontrolami, doplní pracovník KDS dodatečná metadata a balíček putuje do garantovaného úložiště. KDS se o balíček (AIP) stará až do skartačního řízení (konverze formátů, přerazítkování, kontrola integrity atd). Když dojde k vypršení skartační lhůty, je obeslán původce a Národní digitální archiv (NDA). Po skartaci jsou příslušná data odstraněna a vybrané dokumenty či spisy budou přesunuty do NDA.
Obr. Vazba GINIS DRMS jako páteřního informační systém organizace na ISDS a digitální archiv
Přichází nová generace
Výše uvedená vazba na digitální spisovnu a digitální archiv je jedním z důkazů, že role elektronické spisové služby se za posledních deset let nesmírně změnila. Vydefinování metodicky obecného interface na technologii webových služeb umožnilo provázání spisové služby s lokálními informačními systémy různých dodavatelů. Spisová služba tak už není pouhou aplikací pro evidenci dokumentů, stala se páteřním informačním systémem celé organizace. I proto jsme v současnosti svědky zatlačování pojmu spisová služba do pozadí. Důvodem není, že by klesala jeho důležitost, ale právě naopak – požadavky na funkčnost již výrazně přesáhly tuto úzce vymezenou oblast a dotýkají se všech oblastí fungování a řízení celé organizace či úřadu. Systémy DRMS (document record management system), zahrnující funkčnosti DMS (systém pro správu záznamů) a RMS (systém pro správu dokumentů).
Spisová služba (RMS) v klasickém chápání svého významu je tedy již jen podmnožinou daleko širšího celku. Například náš systém GINIS-DRMS má v sobě integrovány i další funkčnosti, jako jsou například manažerské a controllingové nadstavbové moduly. Stává obecným nástrojem komplexního řízení informačních toků, včetně důvěryhodného uložení dokumentů a podpory manažerského rozhodování a řízení organizace.
Miroslav Čejka
Autor působí ve společnosti Gordic.
