Řízení informací a záznamů
podle normy ISO 15489
Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá váš systém řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba).
Norma ISO 15489-1:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba) je rámcem nejlepších praktik (best practices), které standard doporučuje organizaci k implementaci pro naplnění jejích individuálních potřeb v oblasti řízení informací a záznamů. Naplněním definovaných požadavků by se měla organizace a její IRM přiblížit k „best practice“ řešení.
Aplikace normy ISO 15489 může napomoci k zajištění výhod plynoucích ze správného nastavení řízení informací a záznamů (IRM – information and records management). Každá organizace má individuální potřeby a možnosti na jejich naplnění.
Struktura normy
Norma ISO 15489 je tvořena dvěma částmi – první část obsahuje obecný přehled, principy a metodiku, druhá část je orientována na praktický přístup k implementaci systému managementu informací a záznamů. Poskytuje podrobný, často krok za krokem vysvětlený postup, který může organizace použít jako základ pro hodnocení a rozvoj svého systému managementu.
Norma ISO 15489:2001 definuje základní metodiku a nastavení procesů, které mají zajistit potřebnou úroveň výstupů organizace a systému ukládání informací a záznamů. Účelem implementace požadavků normy ISO 15489 není vytvoření robustního systému správy dat organizace, ale takového nastavení správy dat a informací, které maximálně využije stávající technologické kapacity, zastřeší ukládání všech dokumentů a záznamů (nezávisle na tom, zda jsou vedeny elektronicky nebo v papírové podobě), zajistí efektivní využívání uloženého obsahu, zastřeší bezpečnost informací, umožní sledovat efektivitu vynaložených nákladů v čase atd.
Záznamy jsou důležitá aktiva
Záznamy představují jedno z nejdůležitějších aktiv organizace – způsob jejich vytváření, řízení a ukládání má značný dopad na úspěch podnikání a na hladkost fungování jejího provozu. Zatímco dopad nesprávně řízených záznamů působí napříč celou organizací, vhodné zavedení systému řízení informací a záznamů, včetně pravidelného monitorování a hodnocení správy informací a záznamů, přináší nespočetné výhody, které mohou v organizaci způsobit řadu pozitivních změn vedoucích ke zlepšení pozice v konkurenčním prostředí. To znamená, že záznamy musí být spolehlivé, úplné a použitelné v místě, kde by mohla vzniknout potřeba znovu je využít pro bezproblémovou podporu dalších činností.
Jak v současné době zajišťujete spolehlivost informací obsažených v záznamech? Můžete se spolehnout na proces tvorby dat, respektive jejich tvůrce a na ty, kdo mají příležitost editovat jejich obsah? Jak rychle jste schopni dohledat potřebný záznam? Nebo jinak: uchováváte i nepotřebné informace? Je tak snadné být v uchovávání záznamů přepečliví, což může způsobit, že budete zahrnuti dokumenty, budete mít zbytečně zaplněny prostory vašich kanceláří nebo budete mít vyplněny nekonečné strany elektronických formulářů, ve kterých ale často nebudete moci dohledat ty informace, které ve skutečnosti potřebujete rychle najít a využít.
Pokud se chcete vyhnout výše uvedeným problémům, je třeba hledat efektivnější řešení. Efektivní řízení záznamů pomůže zlepšit konkurenceschopnost organizace pomocí plynulého plnění funkcí organizace. Plnění politiky IRM podporované vedením organizace a plně implementované do činností každého zaměstnance zajistí nejen plnění legislativních požadavků, ale i skutečné pochopení smyslu bezpečného zpracovávání a uchovávání záznamů.
Základní otázky řízení informací a záznamů
Pokud se organizace rozhodne jít cestou řízení informací a záznamů, měla by hledat odpovědi na následující otázky:
- Jaké informace potřebujeme mít k dispozici, abychom zajistili důkazy o realizovaných aktivitách? A proč tyto záznamy potřebujeme?
- Jaká podoba záznamu je účelná pro zajištění jednotlivých typů informací?
- Jak identifikujeme a znovu dohledáváme dokumenty v případě, že je potřebujeme znovu použít? Máme nastaven nějaký systém třídění, ukládání a vyhledávání dokumentů?
- Jaká je průměrná doba potřebná pro dohledání konkrétního typu dokumentů a záznamů? Jakou máme skartační politiku?
- Jakým rizikům čelíme při řízení informací a záznamů? Jaký dopad by mělo selhání používaných technologií? Jaká je havarijní připravenost na možné katastrofy? Jak zvládáme rizika?
- Jak jsou zajištěny záznamy z pohledu bezpečnosti?
- Jak dlouhodobé je naše stávající řešení?
- Vyhovuje stávající správa informací a záznamů požadavkům legislativních předpisů?
Za fungování řízení informací a záznamů je zodpovědný manažer IRM, respektive další osoby pracující v rámci systému IRM. Ten v organizaci zahrnuje:
- stanovení politik a standardů,
- přidělení odpovědností,
- vytvoření, vyhlášení a uplatňování procedur a postupů,
- zajištění poskytování služeb vztahujících se k řízení a užívání informací a záznamů,
- návrh, implementaci a správu specializovaných systémů řízení informací a záznamů,
- integraci IRM do procesů a systémů organizace.
Norma ISO 15489 je obecným rámcem
Každá organizace má své unikátní potřeby z pohledu správy dokumentů a záznamů, typů vytvářených a uchovávaných informací, respektive úrovní důležitosti těchto záznamů. Metodika efektivního řízení záznamů vyplývající z požadavků ISO 15489 je obecně využitelná, ačkoliv ne každá organizace musí nutně přijmout veškerá doporučení obsažená v tomto standardu – ne každé doporučení se hodí pro obor podnikání dané organizace, každý z požadavků nemusí organizaci vyhovovat, respektive nemusí plně pokrývat její potřeby. Norma ISO 15489 je rámcem pro přijetí a implementaci struktury IRM vyhovující potřebám konkrétní organizace.
Výhody řízení informací dle ISO 15489
Spektrum výhod plynoucích z implementace ISO 15489 je široké. Vedle zefektivnění procesů týkajících se správy informací a záznamů bude adekvátně zabezpečeno také uchování dokumentů, záznamů a jejich obsahu, dále bude organizace schopna prokázat svůj přístup k managementu informací a záznamů – nezávislí auditoři mohou prověřit shodu vybudovaného řešení s požadavky normy a zhodnotit dosaženou úroveň řízení informací a záznamů. Sama norma ve čtvrté kapitole uvádí přehled zásadních výhod plynoucích z implementace požadavků standardu.
Záznamy představují pro organizaci cenný zdroj informací a důležité obchodní aktivum. Systematický přístup k řízení informací a záznamů je pro organizaci nezbytný, protože zajišťuje ochranu a uchovávání záznamů jako důkazu o realizovaných činnostech. Výstupem systému řízení informací a záznamů jsou informace o činnostech organizace, které mohou zpětně prokazovat aktivity a rozhodnutí organizace.
Záznamy mají organizaci umožnit:
- řádně, efektivně a zodpovědně spravovat údaje o činnostech organizace,
- zodpovědně a nestranně zastřešit služby,
- podporu uplatňování politiky IRM a zajištění podkladů pro rozhodování na základě faktů,
- zajištění důslednosti, kontinuity a výkonnosti v řízení organizace a administrativě,
- podporu výkonnosti organizace,
- zajištění kontinuity událostí pro případ nenadálých situací, respektive katastrof,
- zastřešení plnění požadavků legislativních a regulačních předpisů, včetně archivních, auditních a dohledových činností,
- poskytnutí ochrany a podpory pro případ soudních sporů – součástí IRM je i zahrnutí řízení rizik, která souvisí s existencí, respektive neexistencí evidence a činností organizace,
- ochranu zájmů organizace a práv zaměstnanců, zákazníků, respektive majitelů organizace,
- podporu a zdokumentování současných i budoucích výzkumných a vývojových činnosti, dosažených výsledků stejně jako informací o minulém vývoji,
- zajištění důkazů o činnostech organizace, personálních a dalších činnostech,
- prokázat aktivity organizace, její personální a kulturní identitu,
- zachování společenské, osobní a kulturní paměti.
Aneta Ševčíková
Autorka působí ve sdružení pro správu informací a záznamů IRMS CRG. Více informací k danému tématu najdete na adrese www.irms.cz.
