Proč to děláš digitálně? Protože musím...

Shodneme se na tom, že nikdo nedělá rád něco, co musí. Při různých digitalizačních projektech se mi stává, že lidé, kteří se systémem ve finále pracují, začnou dělat věci dvakrát. Například účetní sice dostane fakturu elektronicky a má možnost ji exportovat do účetního softwaru, ale stejně ji vytiskne, fyzicky zkontroluje, možná i ručně zaúčtuje a papír založí do šanonu. Podobných příkladů najdete v různých odděleních jistě řadu. Dá se říct, že lidé, místo aby změnili proces a dělali ho novým způsobem, začnou dělat procesy dva.

Nebuďte překvapeni, pokud se stane pravý opak – efektivita bude horší, než byla, a na vině nebude špatně zvolený systém, ale špatná komunikace s lidmi ve firmě, případně zbytečně duplikované procesy. 

Co s tím? Předcházet podobným situacím není vůbec jednoduché. Je to samozřejmě o komunikaci a nekonečném vysvětlování zaměstnancům. To je poměrně častá chyba (nejen) při projektech digitalizace, ale celkově při jakýchkoli pokusech vaši firmu někam posunout. Snažíme se to lidem vysvětlit, často však vzniká bariéra, nepochopení, proč firma změnu provádí, a s tím spojené následné nepochopení a špatná KPIčka.

Strach je častým jevem specifickým pro tyto projekty. Souvisí s tím, že se lidé bojí o svou práci. A když slyší, jak se po nasazení nového digitalizačního řešení zvýší efektivita, začnou přemýšlet, zda budou po jeho implementaci vůbec potřeba. V takovém prostředí je logicky těžší projekt úspěšně nasadit. Stává se, že kvůli negativním postojům zaměstnanců se projekt odloží, zpozdí nebo se změní původní představa a snažíme se víc přiblížit tomu, co zaměstnanec chce, na úkor původních očekávání a z nich plynoucích benefitů pro firmu. Nechci tu mudrovat a hledat recept na to, jak takový projekt lidem správně představit, komunikovat ho tak, aby ho přijali, přičemž pro některé zaměstnance to může skutečně znamenat ztrátu zaměstnání. Je to mnohem komplexnější téma a souvisí s celkovým řízením firmy a životem v ní. Chci poukázat na jev, na který se u takových zdánlivě čistě technických projektů zapomíná – a to, že nasazení a zavedení nového řešení, které vám technicky skvěle funguje, ještě neznamená, že projekt je úspěšný a přinese vám i firmě očekávané výhody a posun vpřed. Často se stává, že se firmy na takový projekt skvěle technicky připraví, mají zmáknutou infrastrukturu a vyberou řešení, které splňuje veškeré předpoklady, aby bylo očekávaným přínosem. Ale nakonec tomu tak není. Nepodceňujte proto tuto „soft“ přípravu technických projektů.