fb
IT Systems 6/2020 DMS/ECM - Správa dokumentů 4. 8. 2020 10:10

Bezpapírová personalistika ukazuje cestu od papírování zpět k řízení lidských zdrojů

SEFIRAMezi hlavní úkoly HR oddělení by zpravidla měl patřit nábor nových zaměstnanců, zajištění komfortu i rozvoje těch stávajících a udržování hladkého běhu veškeré agendy spojené s lidskými zdroji. To vše s cílem organizaci přinést konkurenční výhodu. Na první pohled by se tedy mohlo stát, že nejdůležitější v HR je přímý kontakt se zaměstnanci. Bohužel jedna věc je teorie, druhá věc je praxe.

V mnoha případech zabírá personalistům nejvíce času papírování a skutečný kontakt se zaměstnanci se minimalizuje na e-mailové připomínky, aby přišli do kanceláře podepsat ten či onen formulář. Digitální nástroje využívá dnes při práci skoro každý, ale papírové dokumenty jsou nejen v oblasti HR považovány za „serióznější“ než ty elektronické. Naštěstí existuje řešení. Podívejte se, jak probíhá digitalizace personalistiky a objevte její hlavní přínosy.

Elektronické dokumenty nejsou budoucnost, ale současnost

Sdílení digitálních dokumentů není v kancelářském prostředí žádnou novinkou. Nařízení Evropské unie č. 910/2014 (známé jako eIDAS) navíc jednoznačně říká, že dokument na úřadu nemohou odmítnout proto, že je elektronický. A přesto papír stále hraje hlavní roli při vyřizování mnoha záležitostí, třebaže nemusí. Elektronické dokumenty mají naprosto stejnou váhu jako papírové a jejich předložení např. v soudních jednáních nijak nesnižuje jejich platnost. U elektronických dokumentů máte možnost mnohem snadněji sledovat změny a díky časovému razítko lze přesně určit, kdy byly podepsány.

Šetrnější, ale hlavně efektivnější

Ano, bezpapírová personalistika ušetří za nákup papíru či tonerů do tiskárny. Tato ušetřená částka však není a nemůže být hlavním důvodem, proč se firmy rozhodují digitalizovat HR v maximální možné míře. Objem vyprodukovaného papíru zkrátka nepředstavuje tak velkou finanční zátěž. Co bezpapírová personalistika skutečně šetří? Vedle životního prostředí především čas a tím pádem náklady.

Vytváření dokumentů, tištění, rozesílání, urgování zapomnětlivých zaměstnanců po mailu a telefonu… rutinní úkoly, které testují trpělivost každého personalisty, ale rozhodně ne jeho odbornou kvalifikaci. Nakládání s papírovými dokumenty a velký podíl ruční práce zabírá nepředstavitelné množství času. Čím složitější proces, tím pomalejší dokáže být jeho vyřízení.

Dokumenty dostupné na jednom místě

Digitální řešení, díky kterému mohou zaměstnanci podepsat formulář kdekoliv ze svého zařízení (mobil, tablet, laptop), rozsekne gordický uzel zamotaných procesů. Veškeré dokumenty se následně ukládají do maximálně zabezpečených digitálních složek jednotlivých zaměstnanců. Hledání v nich pak už nezahrnuje přehrabování se ve změti šanonů, ale několik ťuknutí do klávesnice.

Řešení pro běžné uživatele

Může dojít k úplnému přesunu papírování do digitální sféry také u firmy, která nezaměstnává IT experty? Zcela bez diskuze. Nároky na uživatele se bezpapírová personalistika přibližuje internetovému bankovnictví, se kterým dnes dokáže pracovat prakticky každý. Na technicky komplikovanou digitalizaci, nepříjemné nahrazování současných HR aplikací a pořizování speciálního tabletu kvůli biometrickému podpisu zapomeňte. Centralizace personálních dokumentů a příjemný uživatelský zážitek při digitálním podepisování představují dva hlavní klíče pro snadné zavedení bezpapírové personalistiky.

Komu se bezpapírová personalistika vyplatí?

Velké firmy plné lidí, zejména ty s několika pobočkami na různých místech, získají díky bezpapírové personalistice okamžitý přístup k celé agendě napříč celou firmou. Digitální přístup uvolní personalistům ruce pro činnosti, které by měly tvořit hlavní náplň jejich práce. Při náboru tak mohou personalisté věnovat pozornost jednotlivým žadatelům místo neustálého organizování hory papírů. Při větší fluktuaci zaměstnanců ocení HR oddělení automatizaci procesů, která zásadně zjednoduší nakládání s množstvím dokumentů. Pokud se objeví problém, personalisté mají prostor zaměřit se na jeho lidské jádro, nikoliv pouze na byrokratické aspekty.

Personalista nemusí být úředníkem

Bezpapírová personalistika nešetří jenom jasně měřitelné zdroje v podobě stohů kancelářských papírů. Pokud zavedete intuitivní digitální systém, získáte lépe fungující HR oddělení, které je srdcem každé úspěšné společnosti. Personalista nemusí být úředníkem, který se víc než s novými talenty kamarádí s tiskárnou.

Více o výhodách bezpapírové personalistiky najdete na personalistikabezpapiru.cz. Digitalizujte vztah se zaměstnanci jednoduše a bez zbytečných nervů.

Martin Jurík Martin Jurík
Autor článku je Solution Consultant společnosti SEFIRA.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 10 IT Systems 9 IT Systems 7-8 IT Systems 6
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1