fb

Softwarový pomocník pro sladké zlato

Výzkumný ústav včelařský (www.beeDOL.cz) se může pyšnit opravdu významnou tradicí – byl založen již v roce 1919. V roce 1997 se stal soukromou společ­nos­tí, která se zabývá výzkumem, vývojem, výrobou a vzděláváním v oboru chovu včel a včelích produk­tů. Od roku 2020 pomáhá zdejšímu managementu i pracovníkům informační systém HELIOS iNuvio z produkce Asseco Solutions.

V současné době má ústav kolem 60 pracovníků a vlastní více než 1 000 včelstev umístěných po celé ČR v šesti lokalitách s různými snůškovými a klimatickými podmínkami. K hospodářství patří dvě plodné vinice a přes 10 hektarů pokusných pozemků. Zdejší vědci řeší řadu výzkumných projektů podporovaných ministerstvy zemědělství, životního prostředí a školství. Ústav spolupracuje se Státní veterinární správou, Českým svazem včelařů a řadou mezinárodních institucí. Zdejší laboratoře poskytují také komerční služby, jako jsou diagnostika nemocí, analýzy včelích produktů. V neposlední řadě ústav také pořádá specializované kurzy pro včelaře.

Dolská medovina

Je tedy samozřejmé, že takto náročnou činnost již v dnešní době nelze vykonávat bez pomoci sofistikovaného informačního systému. Zpočátku zde však nešlo o HELIOS, nýbrž jiný systém od jiného producenta.

Vyměnit starý za nový

„Nějakou dobu jsem sledoval, že původní systém technologicky zaostává za konkurencí. Zejména v možnostech integrace s dalšími systémy a přizpůsobení se potřebám firmy,“ vysvětluje Ing. David Pokorný, vedoucí ICT, důvody přechodu na nový systém. „Vlastním impulzem pro změnu byla pak zpráva o ukončení podpory současné verze systému a nabídka přechodu na novou verzi, která však v tu chvíli nepřinášela potřebné inovace. Namísto přechodu na novější verzi původního systému jsme se však rozhodli pro úplnou výměnu ERP. Systém HELIOS iNuvio jsme vybrali mimo jiné kvůli jeho otevřenosti k úpravám a možnostem integrace, což dobře koresponduje s různorodostí našeho podnikání. Další roli hrála jeho velká rozšířenost i reference,“ dodává.

Nový systém zde začali implementovat v říjnu 2020 a základní implementace trvala do prosince 2020. Od roku 2021 je v ostrém provozu.

HELIOS iNuvio je zde využíván v oblastech:

  • obchod (evidence objednávek, fakturace, pokladní prodej, v podnikové prodejně, pokladní prodej z terénu přes HELIOS MEET, integrace s externími systémy),
  • skladové hospodářství (včetně sledování výrobních čísel a kusovníku),
  • účetnictví, mzdy a personalistika, evidence majetku a pošty.

Běh na dlouhou trať

„Implementace nebyla legrace, byl to náš největší ICT projekt za poslední roky,“ vzpomíná David Pokorný. „Znamenal zásah do zaběhnuté práce řady zaměstnanců. Díky jejich každodennímu úsilí a ochotě se učit se podařilo přejít na nový systém bez vážných problémů. Úspěch implementace stál na profesionálním, zároveň vstřícném a přátelském přístupu konzultantů a jejich kolegů z Asseco Solutions.“

Před implementací byla dodavatelem vypracována úvodní studie, která pomohla odhalit některá úskalí a nastavila rámec pro implementaci nového systému. Analýza však sloužila jako výchozí dokument, od kterého bylo v případě potřeby možno se odchýlit. Díky tomu byl podle slov Davida Pokorného průběh implementace flexibilní a odrážel postupný vývoj situace.

„Pokud jsme narazili na oblast, kterou jsme zvládli vyřešit vlastními silami – např. migrace dat z původního systému, pak jsme ji realizovali sami,“ vysvětluje Pokorný. „Naopak pokud jsme narazili na oblast, kde jsme si nikdo nevěděl rady, v našem případě šlo o nastavování účetních kontací, nebyl pro Asseco Solutions problém tuto oblast naimplementovat za nás. Vždy se fakturovala reálně odvedená práce. Dobře zvládnutý byl ze strany ASOL projektový management. Pravidelně jsme dostávali zpětnou vazbu o faktickém průběhu implementace i čerpání rozpočtu. Projektový manažer pravidelně komunikoval a řešil vzniklé problémy k naší spokojenosti.“

Samotná migrace, tedy překlopení stávajících agend z původního systému do HELIOSu, podle něj v podstatě probíhala 1:1. HELIOS se v drtivé většině případů podařilo přizpůsobit původním procesům výzkumného ústavu. Tam, kde základní funkčnost nestačila, pomohli vývojáři systému se zakázkovými úpravami.

„V některých věcech jsme se přizpůsobili my HELIOSu. Ať už proto, že nebyla jiná rozumná možnost, nebo proto, že jsme postupy HELIOSu zhodnotili jako vhodnější,“ konstatuje David Pokorný.

Stálo to za to

Na začátku ostrého provozu byl systém připravený ve svém základu. Konec implementace tak byl však spíše formální a před oběma týmy byl stále velký kus práce.

„Chyběly nám cenné zkušenosti, které lze získat jen prací v systému,“ říká David Pokorný. „Od školení a vzorových transakcí ve cvičném prostředí až ke zvládnutí každodenních problémů vede dlouhá cesta. Různorodost je v našem podnikání obrovská, a tak jsme mnoho situací řešili až za provozu. Bylo to náročné a oceňuji nasazení všech zúčastněných. Pomoc jsme našli u HELIOS Hotline i u konzultantů, kteří byli ochotni řešit problémy doslova ve dne v noci.“

Po půl roce ostrého provozu mají lidé z Výzkumného ústavu včelařského již dostatek transakčních dat, sestav, tiskových formulářů, automatů a dalších objektů, které jim každý den pomáhají pracovat efektivněji.

„Je zřejmé, že v následujícím roce již nebudeme řešit problémy typu, jak vystavím přijatou fakturu bez nároku na odpočet DPH do výzkumného projektu a jak ji zaúčtovat, ale že se budeme věnovat optimalizaci a rozvoji,“ těší se David Pokorný.

Moduly a funkčnosti HELIOSu, které zde pomáhají

  • HELIOS MEET – Mobilní aplikace, která je zde využívána pro pokladní prodej v terénu na detašovaných pracovištích. Nahradila oběh papírových dokladů.
  • HELIOS API – Díky HELIOS API se ústavu otevřely digitální dveře k integraci s dalšími systémy, jako jsou:
    • internetový obchod (synchronizace kmenových dat, stahování objednávek),
    • informační systém Českého svazu včelařů (vyřizování centralizovaných objednávek léčiv),
    • dopravce (náš dopravce poskytuje API rozhraní, a tak ho bylo možné pohodlně propojit s HELIOSem).
  • Evidence pošty – Dříve zde pro evidenci pošty využívali aplikaci, která nemohla sdílet data s ERP systémem. Díky využití evidence pošty přímo v HELIOSu využívají výhody společného číselníku organizací i možnost generování návazných dokladů bez nutnosti přepisování údajů.
  • Integrace s docházkovým systémem Giriton – Spolu s HELIOSem zde zavedli také docházkový systém. Ten je se systémem propojený přes plugin, takže odpadá nutnost ručního kopírování dat.
  • Konektor do banky a kartové centrum – Využíváme načítání bankovních výpisů a karetních transakcí z naší prodejny. HELIOS platební transakce automaticky přiřadí k dokladům a připraví zaúčtování. Do internetového bankovnictví se posílají vygenerované platební příkazy, tím se šetří čas oproti ručnímu zadávání příkazů.

Každý měsíc lépe

Na otázku, zda již nyní lze hodnotit přínosy nové systému, Pokorný odpovídá: „Po zahájení ostrého provozu se většina zaběhnutých procesů zpomalila. Postupy, které byly roky zakořeněné, se změnily a přišly nečekané problémy. Některé procesy běžely hladce hned od začátku, např. pokladní prodej. Jiné, složitější procesy, zejména účetnictví, jsme ladili delší dobu. S tím, jak docházelo k adopci systému uživateli i k ladění postupů, byly každý měsíc vidět další pokroky. Nakonec jsme se dostali zpět k plynulým procesům, které v některých oblastech předčily původní systém a naplnily naše očekávání.“

Podle slov Davida Pokorného vedení ústavu očekává, že přínosy z hlediska úspory času budou zřejmé příští rok, až se vše zcela zaběhne. Významnou úsporu očekává též v oblasti prodeje z detašovaných pracovišť díky zavedení HELIOS MEET a v oblasti vyřizování došlých objednávek díky napojení internetového obchodu a dalších systémů přes HELIOS API.

„Na systému HELIOS navíc oceňujeme, že je otevřený vývojářům,“ dodává Pokorný. „HELIOS API je dostatečně zdokumentováno a obsahuje i SDK balíček s nástroji pro vývojáře. Díky tomu jsme zvládli vyvinout vlastními silami komunikační vrstvu, která zajišťuje výměnu dat mezi HELIOSem a dalšími systémy za využití REST API HELIOSu (eServer).“

David Pokorný hodnotí svůj oblíbený modul

„Nejvíce mě zaujal HELIOS MEET. V době, kdy jsme vybírali nový ERP systém, měl z námi oslovených dodavatelů takovou aplikaci pouze HELIOS. Důležitým aspektem je u něj možnost offline provozu, protože některá naše pracoviště se nacházejí na místech, kde není dostupné žádné připojení k internetu. A jako hlavní výhodu MEETu vnímáme přímou komunikaci s HELIOSem. Dříve probíhal prodej v terénu s vypisováním papírových dokladů, které nám kolegové posílali poštou na centrálu. Z MEETu přijdou elektronicky, okamžitě po vystavení, a můžeme je ihned zpracovat. V MEETu můžeme pracovat přímo s organizacemi, které máme v HELIOSu. Vystavení účtenky zavedenému odběrateli tak jde velmi rychle.

V terénu prodáváme zejména včelí matky, na které se vztahuje dotace. S ní jsou spojena pravidla, která musíme dodržet. Na účtence musí být například uvedeny údaje jako identifikace odběratele a jeho číslo chovatele, dále zvláštní texty týkající se dotace. MEET umožňuje upravit tiskovou sestavu, takže jsme schopni tisknout účtenky s požadovanými údaji.

Z detašovaných pracovišť prodáváme také zásilkovým způsobem, v tomto případě je nutné vystavit odběrateli fakturu. To se dříve dělo na základě e-mailu nebo telefonátu našim účetním, kteří fakturu vystavili. V MEETu máme možnost vytvářet podklady pro fakturaci, které účetní vidí rovnou v HELIOSu. Faktury můžeme poslat rovnou zákazníkům e-mailem.

Celkově HELIOS MEET pomáhá ke snížení chybovosti spojené s přepisováním dat, zrychlil předávání dat z detašovaných pracovišť i tvorbu pravidelných reportů. Dříve jsme související reporty museli tvořit celé v Excelu. Nyní je HELIOS vygeneruje sám z dat, které mu pošle MEET.“

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 10 IT Systems 9 IT Systems 7-8 IT Systems 6
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1