fb
IT Systems 3/2020 HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů 21. 4. 2020 9:28

Jak správně vybrat docházkový systém

GiritonPožádat o dovolenou, naplánovat směnu či ověřit střízlivost zaměstnanců. Moderní docházkové systémy v dnešní době umožňují mnohem víc než jen zaznamenávat příchody a odchody zaměstnanců. Zefektivňují práci a zajistí i větší bezpečnost na pracovišti. Firmy ale mnohdy nemají jasno v tom, proč si docházkový systém pořídit a co od něj čekat. Často tak tápou v nabídce, případně pořízený systém nevyužívají naplno.

Řada lidí má docházkový systém stále spojený s povinným odpíchnutím v továrně. Systémy na kontrolu příchodů a odchodů jsou přitom dnes velmi propracované a uživatelsky přívětivé. Výrobci už standardně nabízejí variantu v cloudu i řešení pro místa se špatným signálem, kde k odeslání dat není možné použít internetové připojení.

Na výběr bývají píchací hodiny s dotykovým displejem, či mobilní aplikace v telefonu zaměstnanců. V docházkový systém lze snadno přeměnit i EET pokladny. Kromě sledování docházky si firmy navíc mohou zvolit množství dalších funkčností a digitalizovat tak nejen příchody a odchody, ale třeba také knihu jízd či plánování směn. V takové situaci je ovšem náročné se při výběru nového docházkového systému v nabídce neztratit.

Klíčová otázka zní: proč?

Při volbě docházkového systému je dobré začít otázkou Proč? Kromě toho, že je sledování a vyplňování docházky zaměstnanců ze zákona povinné, může systém usnadnit a zefektivnit i řadu dalších procesů. Pokud firma pracuje projektově a potřebuje klientům každý měsíc vykazovat odpracované hodiny, ocení možnost zaškrtnout v systému práci na konkrétní zakázce. Manažeři díky tomu mají navíc stále pod kontrolou, kdo se čemu věnuje a zda někde práce nestojí.

Organizace nabízející práci z domu zase ocení možnost sledovat, kdy kdo pracuje, a směnným provozům umí systém usnadnit rozvržení pracovní doby. Díky automatizaci a jednoduchému nastavení pravidel se také nestane, že by byl na směně nesprávný počet lidí.

Při pořizování nového systému je tak dobré nejprve promyslet, k čemu ho chce firma používat a jaké funkce jí ho umožní využít naplno.

Displej, mobil, či autonomní zařízení?

Současná nabídka myslí na všechny typy firem a umí docházkový systém přizpůsobit konkrétním podmínkám. Například výrobní firmy často volí píchací hodiny s dotykovým displejem umístěné u vchodu na pracoviště. K rozpoznání zaměstnance se používají karty, čipy, PIN kód nebo otisk prstu. K displeji lze navíc přidat i alkohol tester, který zvýší bezpečnost práce. Pokud totiž zaměstnanec nadýchá, systém ho na pracoviště jednoduše nevpustí. Obratem také o situaci informuje nadřízené.

Naopak firmy s velkým počtem zaměstnanců či s pracovníky v terénu obvykle sahají po mobilní aplikaci, ve které si uživatelé kromě příchodů a odchodů mohou sami sledovat množství vyčerpané dovolené, žádat o výměnu směny či si zaznamenávat služební cesty. Při využití takzvané geofence docházky navíc ani není třeba si docházku aktivně evidovat. Pokud totiž člověk s mobilní aplikací vstoupí do vyznačeného perimetru nebo z něj odejde, informace se automaticky do systému uloží.

Někdy ovšem nestačí ani chytré píchací hodiny, ani aplikace. V těchto případech je pak možné sáhnout po autonomních IoT píchacích hodinách. Toto malé zařízení funguje na baterie a vydrží měsíce bez zapojení do elektriky. Díky IoT sítím se docházka odešle i bez připojení na WIFI či LAN.

Bezpečnost dat v cloudu

Stejně jako jiné vnitropodnikové systémy i moderní docházka se postupně přesouvá do cloudu. Velkou výhodou tohoto řešení je, že za data z hlediska GDPR zodpovídá provozovatel služby, nikoliv klient. Cloudová docházka je proto chráněná před hackerskými útoky i viry ze strany poskytovatele a od zákazníka nevyžaduje žádné další náklady na zabezpečení. Cloudové řešení navíc umožňuje jak snadné napojení na sdílené kalendáře, tak na ostatní podnikové systémy.

Nebojte se ptát

Pokud pořízení docházkového systému zvažujete, nebojte se poradit o možnostech s odborníky. Řešení nastavené na míru vám ušetří zbytečné výdaje i starosti s efektivním zapojením systému do každodenního chodu vaší firmy.

Ing. Jan Gřeš, MSc. Ing. Jan Gřeš, MSc.
Autor článku je jednatelem společnosti GIRITON Systems, s. r. o., která vyvíjí a dodává systém Docházka GIRITON (viz www.giriton.com).

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 4 IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1