Jak COVID-19 změnil organizaci práce, aneb jak řídit svůj tým „na dálku“?
V důsledku pandemie COVID-19 došlo k zvýšení počtu lidí, kteří pracují na dálku. Hlavní priorita pro většinu organizací během této doby byla zajistit, aby fungoval byznys. Často bylo velmi obtížné udržet zaměstnance dostatečně angažované a produktivní. Sledovali jsme rostoucí zájem o to, jak vzdáleně řídit zaměstnance a jejich produktivitu. IT týmy a IT společnosti mají v podobném prostředí již historicky nejvíce zkušeností, které mohou sdílet se zbytkem organizace. Pokud i vás toto téma zajímá, pojďte se podívat na zkušenosti některých našich zákazníků i světové trendy.
Produktivita zaměstnanců během COVID-19
Ukázalo se, že produktivita se nedostavuje, při pouhém překlopení z fyzické kanceláře do té virtuální. Virtuální týmy jistě mají mnoho výhod, ale také mají problémy v tom, se vzájemně sladit a spolupracovat. Častěji může docházet k narušení vzájemné důvěry a zapojení jednotlivých členů týmu. Což negativně ovlivňuje produktivitu.
Klíčový princip při zvyšování produktivity je odstranit chaos – snížit počet schůzek, nezahlcovat různými nástroji a minimalizovat rozptylování. Manažeři musí přijmout virtuální fungování jako nový standard a předdefinovat, co to je produktivita a jak vypadá. Produktivita neznamená pracovat déle, naopak jde o hledání způsobů, jak produkovat větší hodnotu za stejné množství času. Většina firem zažívá bezprecedentní období a nikdo nemá jednoduchou radu, která pomůže všem. Bude potřeba znovu najít způsob, jak sledovat svoji produktivitu.
Manažeři si budou muset najít nové cesty k motivování zaměstnanců k dosažení maximálních výsledků. Bude nutné najít správné nástroje pro spolupráci a metody, které vám umožní efektivně vidět pokrok při řešení pracovních úkolů. Pokud nějaký nástroj nebo metoda selže, bude nutné zkusit jiný.
Co mohou manažeři udělat pro zlepšení produktivity?
Každý manažer by si měl uvědomit, že on je vzorem pro svůj tým. Jak on zvládá těžké období, bude mít zásadní vliv na to, jak to zvládne jeho tým. Z průzkumů během COVID-19 se ukázalo, že zaměstnanci nejčastěji přemýšleli o tom, zda firma, v které pracují, přežije tuto krizi, zda oni a ostatní členové rodiny budou zdraví, jak zvládnout domácí učení s dětmi, jak vystačí s penězi. To jsou velmi zásadní životní otázky, které zaměstnanci řeší. Proto je v tomto virtuální období velmi důležité udržet zaměstnance zapojené do toho čeho potřebujete dosáhnout. Proto byste měli častěji připomínat vizi a smysl toho co společně děláte. Současně nezapomínejte i na jejich osobní problémy. Čím více budete empatičtí, tím více motivovaný váš tým bude.
Další důležitou prací manažerů je efektivně přidělovat a monitorovat úkoly na dálku. Ukázalo se, že efektivní je stanovit cíle pro každý týden. Ujistit se, zda jsou správně pochopeny chápány. Zde pomůže známá technika SMART na definování úkolů. Pro spolupráci je dobré najít i vhodné nástroje i metodiky. Ať už populární Microsoft Teams, nebo i moderní nástroje pro řízení požadavků a úkolů s podporou týmové komunikace. Každý tým mám jiné potřeba a bude potřebovat trochu jiné řešení.
K tématu organizace práce „na dálku“ se detailněji dostaneme v dalším článku, který najdete v příštím čísle IT Systems.
Sledování produktivity zaměstnanců
Produktivita je jednou z nejobtížnějších věcí k měření. Je obtížné hledat rovnováhu mezi sledováním produktivity zaměstnanců při zachování pracovní autonomie. Zde je několik tipů, které může zkusit.
Sledujte výstupy a plnění. Na začátku u každého úkolu si odsouhlaste požadovaný výstup. Následně průběžně sledujte pokrok např jako % dokončení se stručným jednovětým komentářem. Používejte k tomu online nástroje pro sledování úkolů (společný seznam úkolů nebo kanban například v service desku nebo Microsoft Planneru), které umožní, aby celý tým viděl, které úkoly už jsou dokončené nebo v jakém jsou stavu. Taková transparentnost podporuje týmovou produktivitu.
Naplánujte pravidelné retrospektivy, které umožní získat zpětnou vazbu k tomu co se děje. Mohou být naplánované každých čtrnáct dní a můžete zjistit jaké je vytížení týmu, jaký výzvy tým řeší a co by se dalo zlepšit.
Správně si nastavujte svůj online stav v aplikacích typu Microsoft Teams nebo Skype. Povzbuzujte všechny kolegy, aby nastavený stav přesně odrážel jejich aktuální pracovní aktivitu a aby to také vzájemně respektovali. To všem umožní soustředit se na práci bez rozptylování v době, když jsou právě „zaneprázdnění“.
„Při práci z domova vymizely mini interakce mezi lidmi. To jsme museli nahradit častějšími 1:1 online schůzkami. Velkou změnou prošla celofiremní setkání, která probíhala dříve každý měsíc. Nově probíhají jednou za dva týdny. To má to pozitivní dopad na morálku zaměstnanců a zrychlilo výměnu zkušeností.“ doplňuje svoje zkušenosti Václav Chaloupka, ředitel IT v ComAp.
Pokud máte pocit, že některé techniky připomínají Agilní přístupy nebo prvky z metody Scrum, tak se nepletete. Nicméně někteří k nim došli sami při hledáním vyšší efektivity v týmu. Na závěr ještě připomeňme, že produktivita přímo odráží dobré životní podmínky zaměstnanců. To již řada organizací chápe. Udělejte si čas na pravidelné schůzky s jednotlivými členy týmu a vytvářením přátelského prostředí pro to, aby mohli snadno vyjádřit jakékoliv obavy, které mohou mít dopad na jejich práci. Dávejte si pozor na přílišné hodnocení produktivity na základě „času stráveného“ na konkrétním úkolu. Sledování času může pomoci vidět s chápat lépe produktivitu, ale současně může mít silný demotivační dopad na některé členy týmu, obzvláště pokud se sleduje pouze čas, nikoliv skutečnou přidanou hodnotu.
 |
Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách. |
