Tvorba zadávací dokumentace pro výběr ERP systému
Jak ji sestavit a co by měla obsahovat
Zadávací dokumentace pro výběrové řízení na ERP systém je strategický dokument, který podstatně ovlivňuje celý proces výběru a následnou implementaci. Cílem je definovat, co firma potřebuje, jaké problémy řeší a které funkční oblasti potřebuje od nového ERP pokrýt, aniž by se specifikovaly konkrétní technické detaily. Tento přístup umožňuje dodavatelům nabídnout řešení přizpůsobená vašim potřebám, nikoli jen splnit úzce specifikované zadání.
Důležitost přípravy na implementaci ERP
Úspěšná implementace ERP systému vyžaduje pečlivou přípravu. Klíčem k úspěchu je zapojení všech důležitých stran a dobře definované cíle. Pokud tento krok zanedbáte, můžete se setkat s problémy při nasazení systému do praxe.
Kdo by měl být zapojen:
- Projektový tým – Tým by měl být složen z klíčových osob z různých oddělení, které rozumí klíčovým procesům firmy a mají schopnost identifikovat klíčové potřeby v těchto oblastech.
- IT oddělení – Zajišťuje technickou podporu a správu dat, má však nezastupitelnou znalost procesů podpořených jednotlivými aplikacemi.
- Management – Management se podílí na definování business cílů.
Projektové řízení je nepostradatelným nástrojem pro úspěch implementace a zahrnuje plánování jednotlivých fází, jejich sledování a vyhodnocování, řízení rizik a změn.
Analýza přínosů ERP systému
Dříve než se pustíte do tvorby zadávací dokumentace, měli byste si nastavit realistická očekávání toho, jaké výhody vám ERP dokáže přinést – od zefektivnění procesů až po lepší řízení růstu. V tomto bodě vám pomůže nezávislý pohled na vaše firemní procesy a vypracování rychlé analýzy přínosů ERP systému.
Zjistíte, jak můžete své procesy lépe digitalizovat, a získáte přehled o možnostech rozdělit implementaci ERP systému na etapy. Váš podnik tak bude schopen lépe naplánovat celý projekt. Vyhodnotíte, jaké funkce a vlastnosti ERP jsou pro vás nejdůležitější, a lépe pochopíte nároky na provoz a provozní přínosy. Vyhnete se nepříjemným překvapením a zajistíte hladký průběh celého projektu. Navíc si dokážete lépe nastavit kritéria pro rozhodování o výběru dodavatele ERP.
Jak správně sestavit zadávací dokumentaci
1. Úvod a kontext firmy
Představte svoji firmu v krátkém shrnutí jejích činností, velikosti, odvětví, geografického pokrytí a základních obchodních procesů. Tento kontext umožňuje dodavatelům lépe porozumět vašim potřebám a přizpůsobit nabídku. Sestavte také důvody pro výběr ERP systému. Zde je vhodné popsat hlavní problémy, které chcete vyřešit, např. neefektivní skladové hospodářství, nepřehledné účetnictví, špatnou integraci s e-shopem apod.
2. Popis stávajícího stavu
Popište stručně stávající technologickou infrastrukturu, procesy, omezení a problémy. Zahrňte stručný přehled o aktuálních systémech, které ve firmě používáte (např. skladový systém, účetní software, CRM apod.), a jejich integraci. Definujte hlavní firemní procesy, jejich průběh a slabá místa. Cílem je poskytnout dodavatelům dostatek informací, aby mohli nabídnout řešení na míru. Zdůrazněte také konkrétní problémy, které vás vedly k rozhodnutí změnit systém, např. časté chyby v expedici, pomalá fakturace, neschopnost růstu, datová roztříštěnost apod.
3. Požadavky na nový ERP systém
Z hlediska funkčních požadavků uveďte seznam nezbytných funkcí, které musí ERP systém splňovat. Tyto požadavky mohou zahrnovat automatizaci skladových procesů, integraci s e-shopem přes API, správu CRM, reporting a business intelligence. Dále zahrňte tzv. nefunkční požadavky na stabilitu, bezpečnost, škálovatelnost a uživatelskou přívětivost systému. Například jaké technologie a databáze preferujete, zda vyžadujete cloudové řešení, nebo on-premise. Specifikujte také, s jakými dalšími systémy (např. skladový, účetní, CRM) bude ERP komunikovat. API rozhraní je v moderních systémech klíčové pro zajištění plynulé výměny dat.
4. Specifikace cílů a očekávání
Stanovte konkrétní obchodní cíle, kterých chcete nasazením ERP systému dosáhnout, např. zrychlení expedice o 20 %, snížení chybovosti fakturace na minimum, zvýšení transparentnosti skladových zásob. Navrhněte rovněž klíčové metriky úspěchu (KPIs). Definujte, jak budete měřit úspěch implementace. Například měřitelné zlepšení ve zpracování objednávek, efektivnější finanční reporting nebo snížení administrativní zátěže.
5. Rozsah a harmonogram implementace
V případě, že jste již v pokročilejší fázi přípravy projektu, máte detailně zmapované procesy i proces implementace a máte třeba i zpracovanou podrobnou studii proveditelnosti, lze do zadávací dokumentace zahrnout požadavky na rozsah a harmonogram projektu. Uveďte, které části firmy budou zapojeny do nasazení nového systému (např. finance, výroba, sklady, marketing), a jaké moduly budou prioritní. Navrhněte časový plán projektu – od analýzy procesů přes výběr dodavatele až po samotnou implementaci a ostrý provoz. Zde by měl být zahrnut i čas na testování systému a školení zaměstnanců.
6. Role a odpovědnosti
Dobré je také představit projektový tým. Specifikujte, kdo bude za projekt zodpovědný, jaké role budou mít členové týmu (např. projektový manažer, IT odborník, konzultant z ERP firmy) a jaké jsou jejich klíčové úkoly, za jaké oblasti budou odpovídat. Definujte, jaké odpovědnosti očekáváte od dodavatele – od konfigurace systému, integrace, až po poskytování technické podpory.
Co by zadávací dokumentace obsahovat neměla
- Přehnaně technické specifikace – dokumentace by neměla obsahovat příliš detailní technické požadavky na systém. Uvádění konkrétních technologií nebo způsobů implementace může dodavatele omezit v nabídce efektivních a inovativních řešení.
- Nesplnitelné požadavky – vyhněte se formulování nerealistických cílů nebo nadměrných požadavků, které nejsou v souladu s potřebami vaší firmy. Nezbytné je zaměřit se na řešení konkrétních problémů a realisticky nastavit cíle týkající se první fáze, která končí spuštěním nového systému a uvedením do rutinního provozu.
- Nevyjasněné obchodní cíle – není vhodné zahrnovat požadavky bez jasně definovaných obchodních cílů. Vždy se zaměřte na to, co od systému očekáváte a jaký problém má vyřešit.
Jak dále pracovat se zadávací dokumentací
Zadávací dokumentace slouží jako základní nástroj pro komunikaci s dodavateli. Po jejím vytvoření ji rozešlete dodavatelům ERP systémů a žádejte nabídky na řešení na míru. Tím získáte přehled, který dodavatel nabízí nejvhodnější řešení pro vaši firmu.
Po obdržení nabídek proveďte jejich hodnocení podle předem stanovených kritérií. Zvažte nejen cenu, ale také rozsah funkcí, míru podpory a možnosti budoucího rozšíření.
Během jednání s dodavateli může být potřeba dokumentaci aktualizovat na základě nových informací nebo návrhů. Průběžná aktualizace zajistí, že se dodavatelé budou držet vašich priorit a očekávání.
Před samotnou implementací doporučujeme vyžádat si ukázky systému a případně provést testování. Získaná zpětná vazba z testování může ovlivnit finální rozhodnutí o výběru ERP systému.
Jakmile vyberete dodavatele, použijte zadávací dokumentaci jako základní nástroj pro sledování postupu implementace podle plánu a dohodnutého rozsahu. Tento dokument bude zároveň sloužit jako referenční bod pro vyhodnocování úspěšnosti projektu.
Shrnutí
Zadávací dokumentace je klíčovým nástrojem pro výběr ERP systému, který by měl odrážet skutečné potřeby vaší firmy a zároveň dodavatelům nabídnout prostor pro návrh řešení. Důkladně připravená dokumentace přináší nejen srozumitelné zadání, ale také zajišťuje, že implementace ERP proběhne úspěšně a systém přinese očekávané výhody.
