fb
IT Systems 3/2020 ERP systémy 15. 4. 2020 10:10

Proč inovovat ERP systém?

ControlFirmy do svých provozů pořizují informační systém z různých důvodů. Některé firmy narážejí na limity excelových tabulek (a taky na nejednoznačnost dat odcházejících z firmy) a rozhodnou se pro převedení alespoň těch částí, které je nejvíce administrativně zatěžují, pod informační systém. Jiné firmy nechtějí jen čekat na limity svépomocných nástrojů a pro systém se rozhodnou s předstihem s představou, co vše by měl systém zahrnout. Pak jsou také firmy, které implementují systém jen proto, že to po nich někdo požaduje, ať už je to tlak ze strany zákazníka, nebo úřadů.

Systém se naimplementuje a pak často v téměř nezměněné podobě funguje řadu dalších let. Často totiž převládá představa, že pokud se do systému dalo větší množství prostředků a času, tak je tím pádem na několik let od jakýchkoliv investic pokoj. Tento postoj v sobě může nést několik úskalí. I když společnost využívá propracovaných a na míru upravených nástrojů systému, je potřeba si uvědomit, že se vyvíjejí požadavky zákazníků i uživatelů, institucí komunikujících s firmou a je potřeba s nimi držet krok. Ne vždy je však ochota ze strany vedení systém dále rozvíjet.

V takovém případě se pak lehce sklouzne k tomu, že uživatelé s postupem času hledají kličky a vytvářejí další podpůrné postupy a záznamy dat, protože jim původní verze systému nenabízí takové možnosti, které vycházejí z jejich individuálních potřeb. Tato situace pak snadno přechází ke stížnostem na daný systém a mnohdy i odpor k práci s ním. „Na co máme drahý systém, když všechno stejně děláme ručně…“ a podobná prohlášení jsou pak na denním pořádku. Výhody plynoucí z pravidelných aktualizací nebo alespoň periodických inovací jsou víceméně zřejmé, podívejme se na ně ale podrobněji.

Jak bylo naznačeno výše, s pravidelnými aktualizacemi žije systém s firmou a plně se jí přizpůsobuje. Při pravidelných úpravách a rozvoji dochází také k finančním úsporám směrem k dodavateli informačního systému. Přece jen – pravidelná návštěva jednou za měsíc vyjde lépe než návštěva jednou za půl roku, kdy se v omezeném čase řeší velký počet úkolů, jejichž nutný časový odklad berou uživatelé většinou s nelibostí. A při delších intervalech je pak potřeba větší skok v upgradu mezi aktuální a novou verzí, a tím větší zdržení od individuálních úprav. Díky pravidelné inovaci systému a tím i kontaktu s dodavatelem víte o novinkách a zajímavostech, které mohou vaši firmu pohánět kupředu, zvyšovat efektivitu procesů a celkově lze říct, že se jedná o jakýsi svěží vítr zvenčí.

Podívejme se na problém ne-inovace také z toho extrémnějšího pohledu, kdy uživatel dlouhodobě nekomunikoval s dodavatelem a nyní se nachází ve fázi výběru nového systému, protože ten stávající považuje za nefunkční. V tomto případě se vystavuje riziku obrovské investice s velice nejistým výsledkem. Jednak z pohledu zkušeností nového dodavatele s daným provozem, zda opravdu splní, co obchodní zástupce slíbil. Dalším obrovským otazníkem je také neochota klíčových uživatelů učit se nové postupy v novém prostředí a třetím aspektem je také časová náročnost. Je potřeba zvážit, jak dlouho potrvá, než nově nasazené řešení bude alespoň v takové kondici, jako stávající individuální řešení, a v jakém časovém horizontu bude dokonce na vyšší úrovni a majitel firmy bude spokojený? Z tohoto pohledu se jeví jednoznačně lépe i zásadní inovace/aktualizace stávajícího systému. Investice do tohoto řešení bude na zlomkových nákladech jak finančních, tak i časových. Nesporným benefitem je také známé prostředí pro koncové uživatele, kteří se zaměří pouze na nové postupy a objeví díky proškolení nové funkce a otevřou se jim další možnosti v užívání systému.

Inovace stávajícího řešení však nemusí být vždy tou správnou cestou, pokud narazíte na dodavatele, který skončí pouze u slibů. Pak už je opravdu jediným východiskem výběr nového řešení. Na vyvstalý problém je potřeba nahlížet vždy komplexně a posoudit všechna možná řešení s jejich riziky a náklady. Mnohdy se také zjistí, že problém není celou dobu na straně dodavatele nebo vedení firmy, které drží finanční prostředky pro další investice, ale u samotných klíčových uživatelů. Často se stává, že po zavedení systému tito uživatelé cítí, že jejich dosavadní nepostradatelnost začíná s přibývajícími daty v systému ztrácet, a vymýšlí pak cesty, jak si svou neotřesitelnou pozici udržet. Bohužel, pak ani inovace nebo nová implementace za takových podmínek není řešením.

Ing. Kateřina Huráková
Autorka článku působí ve společnosti Control.

Control

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 4 IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1