Lze dodat komplexní ERP systém za pár měsíců?
Řešení pro plánování podnikových zdrojů (ERP) je pro většinu společností základem, který může přinést potřebnou digitalizaci a automatizaci procesů. Přesto jsou transformace ERP stále časově náročné a složité a rozhodně patří mezi nejsložitější projekty vůbec. Řada společností se již potkala s implementací ERP systému, který trval roky a na konci nepřinesl potřebnou míru zefektivnění, změnu, a hlavně návratnost investice. Po těchto zkušenostech se tak vyhýbají změně ERP systému nebo upgradu na novou verzi. Tomu se ale dá předejít.
Nebojme se agilního přístupu
V současné době se nabízí, že cloud a standardizace jsou odpovědí na tyto výzvy. To bohužel nestačí. Základem potřebné změny je agilní přístup k implementaci ERP. I cloud dnes lze dodávat klasickým vodopádovým přístupem, který nepřináší potřebnou míru efektivity. Agilní přístup má oproti tomu potenciál výrazně zefektivnit projekty ERP.
Dodavatelé se dlouho domnívali, že agilní přístup je s ERP neslučitelný a u mnoha z nich tento názor stále přetrvává. Zkušenosti z posledních let u mnoha organizací ve světě i v České republice při zavádění agilních postupů v nejrůznějších situacích však prokázaly přesný opak. Tyto postupy lze úspěšně aplikovat na implementace ERP, a to s kvantifikovatelně lepšími výsledky.
Vyšší rychlost i efektivita
Implementace řešení je v případě agilního přístupu dramaticky odlišná. Probíhá v několika paralelních vlnách, aby projekt rychle přinesl potřebnou návratnost. Často je výsledkem tzv. „minimal viable product“, tedy použitelný produkt s nejmenším možným a zároveň dostatečným množstvím funkcí ve standardizovaném procesu. To proto, aby rychle přilákal interního business zákazníka, který si produkt brzy osvojí, a ověřil myšlenku produktu v rané fázi implementačního cyklu.
Funkční realizační týmy si osvojí většinu typických scrumových postupů. Byznysové i IT end-to-end týmy o několika lidech tak z řad systémového integrátora dokončí návrh. Samotné nasazení a testování systému probíhá ve dvou- až třítýdenních procesních sprintech, kdy se prochází best practises jednotlivých procesů a stanovují se odchylky od standardních procesů.
Testování E2E a uživatelské akceptační testování (UAT) se provádí v pravidelných intervalech po dokončení procesů – na rozdíl od testování pouze jednou na konci nasazení – což vede k lepší kvalitě a průběžné automatizaci testů. Činnosti, které nemají přímý procesní dopad, jako jsou migrace dat nebo školení, jsou agilním přístupem ovlivněny méně, ačkoli je nutná úzká koordinace mezi všemi týmy.
Při implementaci přizpůsobené agilnímu přístupu jsou počáteční fáze ve srovnání s tradičním vodopádovým přístupem extrémně zrychlené a reálně plně odpadají blueprint a další analýzy.
Jsou transformace ERP stále důležité?
Kvůli komplexnosti, složitosti a riziku spojenými s ERP projekty, se na vrchol agendy IT ředitelů spíše dostávají trendovější témata, jako jsou digitální technologie, big data nebo strojové učení. Společnosti, které se zaměřují na digitální transformaci nebo programy pokročilé analytiky, si ale začínají čím dál více uvědomovat, že pro plné využití potenciálu podobných investic je nezbytné propojení nových technologií s kvalitní základnou ERP.
Není nic horšího než nasazovat strojové učení a automatizaci ve společnostech, která nemá jasně stanovené vnitřní procesy či práci s master daty. Můžeme být maximálně agilní organizací s řadou trendy technologií, ale bez efektivní a rychlé výroby nebo poskytování nejlepších služeb s automatizovanými platbami na udržitelné bázi je celá snaha zbytečná. Bezproblémovost, komplexní end-to-end integraci napříč funkcemi a standardizaci procesů napříč procesními oblastmi a obchodními jednotkami jsou zásadními přínosy pro většinu společností.
Agilní řešení překážek a výzev
Podle průzkumů společnosti McKinsey se u tří čtvrtin projektů transformace ERP nedaří dodržet časový plán nebo rozpočet a dvě třetiny projektů mají zápornou návratnost investic. To jsou poměrně odstrašující čísla. Tyto problémy často způsobují, že se implementace ERP protáhne na mnoho let, přičemž se řeší potřeby, které se během implementace změnily. Typická implementace zahrnuje dlouhé fáze návrhu, specifikací a projektování, ale nepřináší žádný měřitelný dopad. Hodnota pro akcionáře se pak den za dnem snižuje. Existuje několik hlavních důvodů, které agilní přístup může změnit.
Prvním takovým důvodem je zbytečná neefektivita. Většina projektů ERP je realizována lineárním, sekvenčním vodopádovým přístupem, což zpožďuje realizaci hodnoty projektu. Přináší totiž dlouhou analýzu, která se neřídí prioritami a business zadáním, následnou implementaci a po pár letech i výsledek, který nevyhovuje businessu. Agilní přístup zde dokáže výrazně pomoci, ať už tím, že od začátku zohledňuje komplexní proces v systému, který přináší konkrétní výsledky a KPIs, je funkční a lze ho testovat. Následně se už řeší pouze mezery, které je potřeba dokonfigurovat nebo vyvinout.
Další výzvou je nezkušenost. Organizace často nemají zkušenosti s řízením velkých IT projektů a programů s více dodavateli. Dále také postrádají dostatek kvalifikovaných manažerů, kteří podobný projekt dokážou zvládnout. Agilní přístup zde snižuje míru abstrakce, kdy je jasně definovaný začátek, konec a výsledky procesu, kterým můžete přizpůsobovat další řešení a projekty.
Na druhé straně ale přináší výzvy v hledání dodavatelů, kteří mají zkušenosti s podobným způsobem dodávky. Celý rozsah projektu musí být definován předem na nejvyšší úrovni, aby zahrnoval jasná kritéria úspěchu, na rozdíl od běžnějšího přístupu agilních metod směřujícího k minimálnímu životaschopnému produktu. Týmy by však měly mít možnost upřesnit podrobný rozsah a stanovit priority v průběhu projektu.
Od začátku mysleme na klíčové procesy
Výběr ERP systému a způsob provozu také ovlivňuje mnohé výzvy v dodávce komplexních projektů. Společnosti často očekávají agilní přístup dodávky, ale vybírají systémy typu on-premise bez obsahu, best practise anebo dodavatele bez zkušeností v segmentu podnikání.
Standardně agilní přístup je spjat více s cloudovými projekty, jelikož už od prvního dne projektu je k dispozici plnohodnotný systém a s obchodním oddělením můžete procházet komplexní procesy a dodávat jednotlivé části procesu formou sprintu. V opačném případě hrozí sklouzávání k analýzám před nasazením systému a zprovoznění s tím, že se v analýzách často pokračuje i následně.
Agilní přístup přináší i výzvy pro implementátory, jelikož pro agilní přístup je potřeba zkušený tým v daném segmentu podnikání, jelikož už od začátku se procházejí business procesy. Mezi systémy často není zas takový rozdíl, pokud nebereme v potaz best practise a připravený obsah. V minulosti jsem byl svědkem projektů, které zkolabovaly právě na neznalosti segmentu, kdy dodavatel nebyl schopný projít se zákazníkem klíčové business procesy.
ERP systémy pokrývají rozsáhlý, integrovaný a funkční síť, a proto vyžadují komplexní diskuse o procesních modelech, správě dat a validacích. Tato rozhodnutí se obvykle objevují uprostřed implementace a vyžadují vstupy na úrovni výkonných výborů na základě informací, které často nejsou k dispozici. Projekt pak musí často kvůli těmto rozhodnutím přerušit, což zpomaluje postup implementace.
V agilním přístupu se musí už od začátku zapojit obchodní a IT oddělení v jeden tým, aby byly projekty úspěšné. Rozdělení na menší celky dále zrychluje i odpovědi na otevřené otázky. Kromě toho ale agilní přístup vyžaduje více práce na definici business procesů a architektuře než při typické kaskádové implementaci, aby bylo možné práci rozdělit mezi malé týmy a řídit je paralelně.
Rychleji s nižšími náklady
Obliba agilního přístupu se z velké části zakládá na jeho výsledcích a rychlé dodávce projektu. Výzkumy ukazují, že agilní organizace mají 70% šanci, že budou v horním kvartilu zdraví organizace, což je nejlepší ukazatel dlouhodobé výkonnosti. Navíc takové společnosti dosahují větší orientace na zákazníka, rychlejšího uvádění produktů a služeb na trh, vyššího růstu příjmů a nižších nákladů.
Konkrétně u implementace ERP se agilní nasazení ERP promítá do řady hmatatelných i nehmatatelných přínosů.
Tím nejočividnějším jsou nižší náklady. Dodávky formou agilního přístupu jsou totiž často dodávány mnohem rychleji. Zároveň snižují náklady na budoucí rozvoj a upgrady díky dosažení vyšší míry standardizace dodávky a procesní čistoty.
Vyšší motivace kolegů ve firmě
Agilní přístupy také zvyšují míru přijetí nového systému ve firmě. Při agilním přístupu jsou business vlastníci zapojeni již od začátku projektu a vidí výsledky okamžitě, což přináší mnohem větší interní podporu projektu. Zároveň zvyšuje i morálku celého týmu, který vidí rychlé změny a rozvoj projektu.
Další velkou výhodou je zaměření na skutečně prioritní oblasti. Projekt je nonstop řízen s jasným cílem a nikoliv na „posunování tlačítka po obrazovce“. Zároveň vlastníci projektu mají dostatečný přehled o průběhu projektu už od začátku implementace.
V neposlední míře agilní přístup zaměřený na konkrétní procesy umožňuje paralelizovat dodávku do více funkčních týmů. Systémy ERP, které umožňují agilní přístup, již mají kompletně připravené end-to-end procesy, které lze paralelizovat.
Mýty o agilním přístupu
Předpoklad, že agilní metodiku nelze použít při implementaci ERP, je založen na několika mylných představách, které vycházejí z kaskádového přístupu dodávek. Mezi tyto mýty patří domnění, že implementace ERP je příliš velká a složitá a nelze ji rozdělit na části, které lze dodat a otestovat v krátkých sprintech. Dále také že ERP je standardizovaný software, a proto agilní přístup není potřebný nebo použitelný.
V neposledním případě někteří lidé nevěří, že řešení ERP lze koncovým uživatelům ukázat postupně, protože nebudou schopni vnímat žádnou hodnotu, dokud nebude plně naimplementováno a integrováno a bude obsahovat konkrétní data zákazníka, protože každá firma je unikátní.
Ve skutečnosti mohou agilní postupy významně zmírnit rizika a problémy, které typické implementace ERP přinášejí, a to hned několika způsoby.
Agilní přístup
- vede k tomu, že dodavatelé a zákazník spolupracují jako jeden komplexní tým zaměřený na stejný soubor klíčových ukazatelů výkonnosti a výsledků,
- zahrnuje rychlejší tempo a větší transparentnost, což manažerům usnadňuje včasné přijímání kritických rozhodnutí, a
- pomáhá rozdělit funkční rozsah ERP na menší soubor procesů, které mohou malé týmy dodávat ve sprintech. Tento iterativní přístup pomáhá projektům rychle realizovat obchodní hodnotu.
Společnosti a systémoví integrátoři by se tedy měli zbavit mýtu, že agilní přístup nelze aplikovat na ERP. Dodavatelé by se dále měli více zaměřit modulárnost ERP systému, což se dnes u globálních hráčů často děje, aby bylo možné zavádět je postupně, což vede k nižším nákladům a rychlejší realizaci hodnoty. Odpověď na původně položenou otázka je tedy ano, ERP systémy lze skutečně nasadit i v řádu měsíců, pokud jsou od začátku vedeny agilním přístupem. Úspěšné příklady v Česku už jsou.
 |
Martin Dudek Autor článku je Solution Architect společnosti SAP ČR. |
