IT Systems 11/2009
Účetní a ekonomické systémy
9. 12. 2009 14:00
Nadstandardní funkce, které dříve obsahovala a které zmíníme dále, byly přesunuty do nové řady Pohoda E1. Díky tomu byla snížena cena řady SQL a tato řada bude dostupnější pro větší okruh společností. Současně je pro zákazníky příjemnou zprávou i skutečnost, že je tato řada nově dodávána nejen ve variantě Komplet, ale k dispozici jsou i nižší a levnější řady Jazz, Standard, Profi a Premium.
Řada E1 umožňuje uživatelům podrobněji nastavovat přístupová práva, kdy přístupová práva lze definovat nejen podle jednotlivých agend (pokladna, banka, fakturace, …), ale i dle jednotlivých číselných řad dokladů. V nejnovější verzi je také možno nastavovat přístupová práva k tiskovým sestavám a tím zajistit ochranu firemních dat. Nově lze nastavit přístupová práva i dle středisek a samostatně pro každý bankovní účet.
Další ochranou dokladů před nežádoucí změnou dat, kterou umožňuje řada E1, je systém dvoustupňového zamykání dokladů, kdy uživatel s vyšším oprávněním může dále editovat doklady, které jsou už pro ostatní uživatele uzamčeny. Tuto funkci určitě velmi ocení hlavní účetní při zpracování měsíčních či ročních uzávěrek, kdy bude moci provádět v dokladech nezbytné opravy či doplňovat zaúčtování a současně ostatní uživatelé, například fakturantky, nemohou již měnit doklady v uzavřeném období. Po zpracování uzávěrky je možno uzamčení období i pro uživatele s nejvyšším oprávněním.
Obr. 1: Modul Vydané faktury programu Pohoda E1. V horní části je detail zvoleného dokladu, v pravé části Volitelné parametry jsou uživatelem přidaná pole, jméno obchodního zástupce, způsob dopravy, číslo zásilky a datum odeslání. Ve spodní části obrazovky je zobrazen seznam vydaných faktur.
Pomocí agendy Volitelné parametry lze i vytvořit novou uživatelskou agendu. V tomto případě uživatel už musí mít znalosti programování a nadefinovat funkčnost nové agendy pomocí VBA (Visual Basic for Applications). Takto si může uživatel vytvořit například agendu pro evidenci zápůjček nebo cenných papírů.
Obr. 2: Seznam zásob v programu Pohoda E1 při zadávání položek do vydané faktury. Uživatel si může snadno zobrazit u každé zásoby informace o nákupech této zásoby a údaje o předchozích prodejích dané zásoby pro zvoleného odběratele.
Obr. 3: Řady E1 a SQL programu Pohoda umožňují po zakoupení doplňkového modulu zvolit jazyk, ve kterém systém komunikuje s uživatelem – dostupné jazyky jsou čeština, němčina a angličtina.
Pohoda E1 umožňuje také administraci internetového obchodu. Partnerem společnosti Stormware je v případě internetových obchodů firma NetDirect, její systém FastCentrik představuje kvalitní nástroj pro realizaci internetového obchodu. Správa internetového obchodu je nyní mnohem jednodušší, protože v propojení programu Pohoda se systémem FastCentrik se stále rozšiřují možnosti, jak provádět správu e-shopu prostřednictvím programu Pohoda.
Z dalších novinek doplněných v programu v průběhu roku 2009 bych uvedl možnost stažení adresy do systému Pohoda z evidence ARES dle zadaného IČ subjektu. Tato funkce umožňuje urychlit zadávání nových adres a minimalizuje riziko vzniku chyb. Uživatel si může také velmi rychle ověřit správnost DIČ českého i zahraničního subjektu.
Nejlevnější verzí u řad SQL a E1 je varianta s označením Jazz, která je určena pro firmy, které si sami nezpracovávají účetnictví. Další je varianta Standard, která je určena podnikatelům, kteří vedou daňovou evidenci. Pro účetní jednotky jsou určeny varianty Profi (není součástí řady E1, neobsahuje mzdy a sklady) a varianta Premium, která obsahuje všechny dodávané moduly. Především pro účetní firmy je určena verze Komplet, která umožňuje v jednom programu zpracování účetnictví i daňové evidence pro neomezený počet subjektů.
Obr. 4: Účetní deník slouží k prohlížení a opravám zaúčtování. Účetní deník je možné stejně jako vzhled jiných agend přizpůsobit potřebám uživatele a snadno lze odfiltrovat potřebné zápisy, například pohyby na daném účtu.
Uživatelé, kteří budou provozovat systém na více než pěti počítačích v síti, si pro šestý a další počítač dokupují samostatné licence, jejichž cena je odvozena také od verze programu (tj. obsažených modulů) a pohybuje se od částky 2 880 Kč po 6 780 Kč (u varianty Komplet).
Příjemnou novinkou pro uživatele je od letošního září možnost používat některé doplňkové moduly zdarma – jedná se o editor tiskových sestav Report Designer, doplněk Pohoda SKA pro účtování skladů metodou „A“ (pro verze obsahující modul sklad a účetnictví) a doplněk Pohoda M25 pro zpracování mezd pro více než 25 zaměstnanců (pro verze programu obsahující mzdy). Další doplňkové moduly si mohou zákazníci dokoupit – jde například o modul Kasa pro maloobchodní prodej nebo o uživatelské rozhraní v anglickém či německém jazyce (možné pouze u řady SQL a E1).
Obr. 5: Pro vedení firmy je určena tabulka, která přehledně zobrazuje základní ekonomické ukazatele dané společnosti. V tabulce jsou obsaženy údaje o majetku a závazcích, údaje o nákladech, výnosech, výsledku hospodaření a vypočtené poměrové ukazatele (např. rentabilita, likvidita).
S rozšířením funkčnosti si i v řadách SQL a E1 software nadále zachovává stejné přehledné a jednoduché ovládání jako u základní řady programu. Tato skutečnost u řady jiných ekonomických systémů zcela neplatí.
Za velkou přednost systému Pohoda lze označit jednoduchý a přehledný systém zaúčtování, kdy doklady vložené v jednotlivých modulech se dle zadané předkontace okamžitě zaúčtují a přenášejí se automaticky do účetního deníku bez nutnosti složitých exportů, se kterými se můžeme setkat v jiných ekonomických systémech. Současně systém umožňuje nechat některé doklady nezaúčtované a správnou předkontaci doplnit později. Další z předností programu je možnost rychlého odfiltrování hledaných údajů a rychlé setřídění údajů dle požadovaného kritéria.
Uživatel není při zpracování účetních dat a jejich editaci v softwaru Pohoda omezován programem a sám si může nastavit přístupová práva a rozhodnout o tom, kdo a kdy může daný doklad vkládat a opravovat.
Jako menší nedostatek lze uvést chybějící aktivní sestavy, které umožňují uživateli různé pohledy na data například formou kontingenčních tabulek. Tento nedostatek je ale částečně eliminován možností snadno odfiltrovat vybrané údaje a z těchto odfiltrovaných údajů následně zobrazit požadovanou sestavu. Sestavy v programu Pohoda lze exportovat do formátu PDF a do Excelu. Do Excelu lze také snadno exportovat seznamy dokladů.
Ekonomický systém Pohoda je neustále doplňován o nové funkce a jeho dodavatel, jihlavská firma Stormware, rychle reaguje na změny legislativy a program dle těchto změn přizpůsobuje. Dle testů provedených v letních měsících letošního roku je systém Pohoda kompatibilní a spolehlivý také při provozu na počítačích s operačním systémem Windows 7, a systém Pohoda proto může používat označení Compatible with Windows 7.
Další informace o systému Pohoda a úplný přehled cen všech verzí lze nalézt na stránkách www.pohoda.cz nebo www.strormware.cz .
Recenze: Pohoda E1 – nová řada ekonomického systému
Firma Stormware uvedla letos v září na trh novou řadu ekonomického systému Pohoda s označením Pohoda E1. Zákazník si tedy může nyní vybírat hned ze tří řad systému: Pohoda, Pohoda SQL a Pohoda E1.
Pohoda
Základní produktovou řadou určenou především pro podnikatele, fyzické osoby a menší společnosti je ekonomický systém Pohoda, který je postavený na technologii file-server. Jde o systém oborově neutrální, který je vhodný pro živnostníky a malé společnosti, které se zabývají obchodem a poskytováním služeb, ale i pro svobodná povolání a podvojně účtující příspěvkové a nevýdělečné organizace. Obsahuje všechny základní agendy, tj. Pokladna, Banka, Fakturace, Sklad, Majetek, Mzdy a Účetnictví nebo Daňová evidence. Z modulů, které nejsou u této kategorie programů samozřejmostí, je obsažen například modul Kniha jízd a modul Analýza, který umožňuje výpočet množství nadefinovaných ekonomických ukazatelů (likvidita, rentabilita atd.) s tím, že uživatel má možnost podle potřeby zadávat další ukazatele.Pohoda SQL
Druhou řadou systému Pohoda, která je dodávána od roku 2005, je Pohoda SQL. Tato řada je dodavatelem doporučována pro firmy s více než pěti uživateli. Pohoda SQL je založena na technologii klient/server a SQL databázi. Pohoda SQL umožňuje současnou práci i několika desítek uživatelů a zpracování většího objemu dokladů než základní řada. Současně tato řada zajišťuje firmám větší bezpečnost dat před jejich poškozením nebo zneužitím. Tato řada je funkčně shodná se základní řadou systému Pohoda.Nadstandardní funkce, které dříve obsahovala a které zmíníme dále, byly přesunuty do nové řady Pohoda E1. Díky tomu byla snížena cena řady SQL a tato řada bude dostupnější pro větší okruh společností. Současně je pro zákazníky příjemnou zprávou i skutečnost, že je tato řada nově dodávána nejen ve variantě Komplet, ale k dispozici jsou i nižší a levnější řady Jazz, Standard, Profi a Premium.
Pohoda E1
Nejvyšší řada Pohoda E1 je systémem na pomezí ekonomických systémů a ERP systémů. Tato řada je také založena na technologii klient/server a SQL databázi. Nabízí nejenom vysoký výkon, větší bezpečnost a možnost zpracování velkého množství dat, ale také rozšiřující funkce z kategorie ERP systémů.Řada E1 umožňuje uživatelům podrobněji nastavovat přístupová práva, kdy přístupová práva lze definovat nejen podle jednotlivých agend (pokladna, banka, fakturace, …), ale i dle jednotlivých číselných řad dokladů. V nejnovější verzi je také možno nastavovat přístupová práva k tiskovým sestavám a tím zajistit ochranu firemních dat. Nově lze nastavit přístupová práva i dle středisek a samostatně pro každý bankovní účet.
Další ochranou dokladů před nežádoucí změnou dat, kterou umožňuje řada E1, je systém dvoustupňového zamykání dokladů, kdy uživatel s vyšším oprávněním může dále editovat doklady, které jsou už pro ostatní uživatele uzamčeny. Tuto funkci určitě velmi ocení hlavní účetní při zpracování měsíčních či ročních uzávěrek, kdy bude moci provádět v dokladech nezbytné opravy či doplňovat zaúčtování a současně ostatní uživatelé, například fakturantky, nemohou již měnit doklady v uzavřeném období. Po zpracování uzávěrky je možno uzamčení období i pro uživatele s nejvyšším oprávněním.
Obr. 1: Modul Vydané faktury programu Pohoda E1. V horní části je detail zvoleného dokladu, v pravé části Volitelné parametry jsou uživatelem přidaná pole, jméno obchodního zástupce, způsob dopravy, číslo zásilky a datum odeslání. Ve spodní části obrazovky je zobrazen seznam vydaných faktur.
Úprava agend dle požadavků uživatele
Jednou z předností programu Pohoda je rozsah přizpůsobení programu dle požadavků uživatele. I v základní řadě programu může uživatel pomocí nastavení ovlivnit, které položky bude editovat a které se mají při zadávání dokladů přeskočit. Uživatel si také může přizpůsobit v jednotlivých agendách vzhled seznamu dokladů, kdy lze velmi rychle nastavit, které údaje (sloupce) se mají v seznamech zobrazovat. Snadno lze ovlivnit i šířku jednotlivých sloupců a měnit také jejich pořadí. V řadě Pohoda E1 může navíc uživatel v jednotlivých agendách přidávat svoje další položky dokladů. Každý uživatel ekonomického systému určitě stál před problémem, že systém neumožňoval evidovat některé údaje, které potřebuje sledovat, například jméno obchodní zástupce, značku auta, které odvezlo zboží, údaje o záruční době atd. Ve většině programů se tento problém řeší zapisováním zmíněných údajů do jiných položek dokladu nebo využitím pole poznámka. Pohoda E1 však umožňuje mnohem elegantnější řešení, kdy si uživatel může sám v jednotlivých agendách nadefinovat další pole, může také určit, zda se do daného pole bude zapisovat částka, text, datum, nebo se budou údaje vybírat z uživatelského seznamu (např. seznam obchodních zástupců). K definování nových položek je určena agenda Volitelné parametry. Tato nově vytvořená datová pole lze na formuláři dokladu snadno umístit v části určené pro tyto uživatelem přidaná pole. Velkou výhodou je, že takto vytvořená pole se chovají stejně jako jiné údaje na dokladech, uživatel tak může snadno podle těchto nových údajů doklady třídit a filtrovat. Nově přidaná pole je možné použít i na uživatelsky upravených sestavách. Přidání dalších polí je velmi snadné a většina uživatelů si tak může rychle doplnit potřebná datová pole sama bez nutnosti požadovat úpravy programu od dodavatele nebo využít služeb počítačových odborníků.Pomocí agendy Volitelné parametry lze i vytvořit novou uživatelskou agendu. V tomto případě uživatel už musí mít znalosti programování a nadefinovat funkčnost nové agendy pomocí VBA (Visual Basic for Applications). Takto si může uživatel vytvořit například agendu pro evidenci zápůjček nebo cenných papírů.
Širší možnosti modulu sklad
Řada E1 přináší pro uživatele také další funkce v modulu Sklad. Jedná se například o další záložky, které umožňují uživateli lepší rozhodování při nákupu a prodeji zásob. Při výběru skladové položky do dokladu lze rychle získat přehled o nákupních cenách dané zásoby a přehled prodejů dané zásoby pro daného odběratele. Tvorba dokladů v cizí měně i tisk cizojazyčných dokladů nebo sestav je obsažena ve všech řadách programu Pohoda. Řada E1 přináší navíc možnost zadat u každé položky zásob i cizojazyčné názvy a následně snadno položky i s těmito názvy vkládat do dokladů. U zásob je také možné zadávat na skladové kartě nákupní cenu přímo v cizí měně. Řada E1 rozšiřuje možnosti výpočtu prodejních cen zásob, kdy i od vedlejších cen lze odvozovat slevy. Uživatel tak může mít vytvořeno několik stromů cenových hladin, například jeden maloobchodní, další velkoobchodní a další pro prodej do zahraničí.
Obr. 2: Seznam zásob v programu Pohoda E1 při zadávání položek do vydané faktury. Uživatel si může snadno zobrazit u každé zásoby informace o nákupech této zásoby a údaje o předchozích prodejích dané zásoby pro zvoleného odběratele.
Novinky v aktuální verzi
Z novinek, které se objevily v poslední verzi programu, bych uvedl například podporu elektronické fakturace. Program Pohoda podporuje formát ISDOC, tedy formát elektronické fakturace, který sjednocuje různé formáty elektronické fakturace a je již podporován mnoha ekonomickými systémy. Uživatelé, jejichž systém formát ISDOC podporuje, si mohou zaslanou fakturu snadno importovat do svého účetnictví. Pomocí produktu Stormware ISDOC Reader si mohou tyto soubory snadno otevřít i obchodní partneři, jejichž ekonomický systém tento formát nepodporuje. Uvedenou aplikaci si mohou uživatelé stáhnout z internetových stránek firmy Stormware.
Obr. 3: Řady E1 a SQL programu Pohoda umožňují po zakoupení doplňkového modulu zvolit jazyk, ve kterém systém komunikuje s uživatelem – dostupné jazyky jsou čeština, němčina a angličtina.
Pohoda E1 umožňuje také administraci internetového obchodu. Partnerem společnosti Stormware je v případě internetových obchodů firma NetDirect, její systém FastCentrik představuje kvalitní nástroj pro realizaci internetového obchodu. Správa internetového obchodu je nyní mnohem jednodušší, protože v propojení programu Pohoda se systémem FastCentrik se stále rozšiřují možnosti, jak provádět správu e-shopu prostřednictvím programu Pohoda.
Z dalších novinek doplněných v programu v průběhu roku 2009 bych uvedl možnost stažení adresy do systému Pohoda z evidence ARES dle zadaného IČ subjektu. Tato funkce umožňuje urychlit zadávání nových adres a minimalizuje riziko vzniku chyb. Uživatel si může také velmi rychle ověřit správnost DIČ českého i zahraničního subjektu.
Ceny a verze
Jako příklad cenové politiky uvádím cenu síťové verze opravňující používat program na čtyřech až pěti počítačích. Dle verze programu se u Pohody SQL pohybuje v rozmezí 14 360 Kč až 33 560 Kč (u verze Komplet). U řady Pohoda E1 se cena pro tento počet počítačů pohybuje v rozmezí 40 760 Kč až 59 960 Kč.Nejlevnější verzí u řad SQL a E1 je varianta s označením Jazz, která je určena pro firmy, které si sami nezpracovávají účetnictví. Další je varianta Standard, která je určena podnikatelům, kteří vedou daňovou evidenci. Pro účetní jednotky jsou určeny varianty Profi (není součástí řady E1, neobsahuje mzdy a sklady) a varianta Premium, která obsahuje všechny dodávané moduly. Především pro účetní firmy je určena verze Komplet, která umožňuje v jednom programu zpracování účetnictví i daňové evidence pro neomezený počet subjektů.
Obr. 4: Účetní deník slouží k prohlížení a opravám zaúčtování. Účetní deník je možné stejně jako vzhled jiných agend přizpůsobit potřebám uživatele a snadno lze odfiltrovat potřebné zápisy, například pohyby na daném účtu.
Uživatelé, kteří budou provozovat systém na více než pěti počítačích v síti, si pro šestý a další počítač dokupují samostatné licence, jejichž cena je odvozena také od verze programu (tj. obsažených modulů) a pohybuje se od částky 2 880 Kč po 6 780 Kč (u varianty Komplet).
Příjemnou novinkou pro uživatele je od letošního září možnost používat některé doplňkové moduly zdarma – jedná se o editor tiskových sestav Report Designer, doplněk Pohoda SKA pro účtování skladů metodou „A“ (pro verze obsahující modul sklad a účetnictví) a doplněk Pohoda M25 pro zpracování mezd pro více než 25 zaměstnanců (pro verze programu obsahující mzdy). Další doplňkové moduly si mohou zákazníci dokoupit – jde například o modul Kasa pro maloobchodní prodej nebo o uživatelské rozhraní v anglickém či německém jazyce (možné pouze u řady SQL a E1).
Obr. 5: Pro vedení firmy je určena tabulka, která přehledně zobrazuje základní ekonomické ukazatele dané společnosti. V tabulce jsou obsaženy údaje o majetku a závazcích, údaje o nákladech, výnosech, výsledku hospodaření a vypočtené poměrové ukazatele (např. rentabilita, likvidita).
Závěr
Rozšíření systému Pohoda o řadu E1 je jistě pro zákazníky pozitivní informace. Uživatelé si nyní mohou vybírat z lépe odstupňované škály variant systému Pohoda. Takto široká nabídka umožňuje zákazníkovi vybrat si optimální řešení dle svých požadavků a cenových možností. Díky řadám SQL a E1 najde software Pohoda uplatnění i větších společností.S rozšířením funkčnosti si i v řadách SQL a E1 software nadále zachovává stejné přehledné a jednoduché ovládání jako u základní řady programu. Tato skutečnost u řady jiných ekonomických systémů zcela neplatí.
Za velkou přednost systému Pohoda lze označit jednoduchý a přehledný systém zaúčtování, kdy doklady vložené v jednotlivých modulech se dle zadané předkontace okamžitě zaúčtují a přenášejí se automaticky do účetního deníku bez nutnosti složitých exportů, se kterými se můžeme setkat v jiných ekonomických systémech. Současně systém umožňuje nechat některé doklady nezaúčtované a správnou předkontaci doplnit později. Další z předností programu je možnost rychlého odfiltrování hledaných údajů a rychlé setřídění údajů dle požadovaného kritéria.
Uživatel není při zpracování účetních dat a jejich editaci v softwaru Pohoda omezován programem a sám si může nastavit přístupová práva a rozhodnout o tom, kdo a kdy může daný doklad vkládat a opravovat.
Jako menší nedostatek lze uvést chybějící aktivní sestavy, které umožňují uživateli různé pohledy na data například formou kontingenčních tabulek. Tento nedostatek je ale částečně eliminován možností snadno odfiltrovat vybrané údaje a z těchto odfiltrovaných údajů následně zobrazit požadovanou sestavu. Sestavy v programu Pohoda lze exportovat do formátu PDF a do Excelu. Do Excelu lze také snadno exportovat seznamy dokladů.
Ekonomický systém Pohoda je neustále doplňován o nové funkce a jeho dodavatel, jihlavská firma Stormware, rychle reaguje na změny legislativy a program dle těchto změn přizpůsobuje. Dle testů provedených v letních měsících letošního roku je systém Pohoda kompatibilní a spolehlivý také při provozu na počítačích s operačním systémem Windows 7, a systém Pohoda proto může používat označení Compatible with Windows 7.
Další informace o systému Pohoda a úplný přehled cen všech verzí lze nalézt na stránkách www.pohoda.cz nebo www.strormware.cz .
