Pokladní obchodní systémy: Tajemství zkratky POS
Aniž bychom si toho všimli, počítače se tiše vplížily do našeho každodenního života. Je pro nás zcela běžné, že při nákupu v supermarketu kontrolujeme u pokladny na displeji zadávané položky a jako samozřejmost bereme účtenku, ve které jsou přehledně vypsány a sečteny jednotlivé nákupní položky.
Obdobně je tomu na letištích, v restauracích, u benzinových pump..., prostě téměř všude. Od malých obchůdků po supermarkety, od hotelů po pojišťovny, prakticky ve všech oblastech denního života se dnes můžeme setkat s výpočetní technikou. V našem článku bychom chtěli shrnout, proč tomu tak je, jaké výhody nasazení počítačů v oblasti prodeje zboží a služeb přináší, jak tyto systémy fungují a jaké jsou výhledy do budoucna. Pro označení systémů na podporu prodeje se celosvětově vžila zkratka POS, která v angličtině znamená "Point Of Sales", česky přeloženo "prodejní místo". Čeština si při výkladu této zkratky pomohla výrazy "Pokladní Obchodní Systém", nebo "Prodejní Obchodní Systém". POS se vyplatí Je zcela jasné, že se s počítači nesetkáváme proto, že by se majitelé obchodů chtěli před svými zákazníky předvádět a vylepšovat interiér svých provozoven umístěním počítačů, ale jednoduše proto, že se to vyplatí. Vyplatí se mít dokonalý přehled o stavu skladu, vyplatí se mít dokonalou kontrolu nad utrženými penězi, vyplatí se zrychlit prodej použitím čárového kódu, vyplatí se kvalitněji obsluhovat zákazníky, vyplatí se snížit možnost záměny zboží při prodeji, vyplatí se mít kontrolu nad vlastními zaměstnanci, vyplatí se zaznamenaná data použít přímo v účetnictví. A to je pouze stručný výčet výhod, které nasazení POS přináší oproti klasickým způsobům prodeje. Na prodejnách s malou obrátkou zboží postačí pro účely prodeje pouze jeden samostatný počítač. Nevýhodou je, že na něm není možné vykonávat více činností současně najednou (např. obsluhovat zákazníky a zároveň do počítače zadávat údaje o nakoupeném zboží, či účtovat). Tyto činnosti lze provádět pouze v době, kdy nejsou obsluhováni zákazníci, což je většinou mimo otevírací dobu. Z těchto důvodů je vhodné propojit dva nebo více počítačů mezi sebou do počítačové sítě. Tak je zajištěno, že například vedoucí v kanceláři může zadávat informace o nakoupeném zboží a na prodejně mohou být ve stejnou dobu pomocí dalších počítačů obsluhováni zákazníci. Jaké zvolit železo Přibližme si, z čeho se POS systémy skládají a jak v praxi fungují. V podstatě se jedná o jeden nebo více běžných počítačů PC doplněných o vhodné periferie (displej pro zákazníka, snímač čárového kódu, tiskárna účtenek, peněžní zásuvku...). Počítač může být umístěn přímo na prodejním pultě, pro tento případ je lepší volit skříň počítače v provedení, která takovému umístění vzhledově i funkčně vyhoví (obr.). Další řešení je umístit skříň počítače pod prodejní pult a na pult umístit pouze zákaznický displej, monitor, tiskárnu, klávesnici, pokladní zásuvku nebo další periferie (viz obr.). Pak je ale nutno řešit vedení a zakrytí všech propojovacích kabelů k počítači skrz desku prodejního pultu. Pokud je počítač umístěn na prodejním pultě, tento problém odpadá, protože jsou kabely schovány pod krytem počítače. Jestliže jsou počítače mezi sebou propojeny, je potřeba také vyřešit přívod kabelu pro připojení do počítačové sítě. A co software Samotný počítač ale nestačí, je to jen mrtvý kus železa. Je nutné jej naučit chovat se jako počítač. K tomu slouží vhodné softwarové vybavení. Počítač je třeba přinutit k činnosti, která je od něj požadována, tj. poskytnout obsluze informace o nabízeném zboží nebo službách (ceny, počet kusů skladem…), pomoci při prodeji služeb nebo zboží zákazníkům, uchovat informace o provedených operacích (kolik kusů od kterého produktu se prodalo, denní tržby….atd.). Pro tyto účely jsou vytvářeny specializované programy přímo pro specifické potřeby jednotlivých obchodních odvětví (prodejny, hotely, restaurace, lékárny…). Obecně platí, že by program měl být ve svých základních funkcích dostatečně rychlý, aby nezdržoval vlastní prodej a dále, že obsluha takového programu by měla být co nejjednodušší s ovládáním pouze z klávesnice. Komunikace s programem v češtině by neměla být výjimkou. Dalším kritériem při výběru vhodného programu by měla být jeho jednoduchost, přehlednost a účelnost. Obsluhující personál prodejen bývá často pouze narychlo zaškolen a obvykle má jen základní znalosti práce s počítačem (jak zapnout a vypnout). Proto by ve většině případů složitější grafické prostředí, které nabízí např. systém Windows, práce s myší a jiné "vymoženosti" byly spíš na škodu a zdržovaly by. Na základě dlouholetých zkušeností a ergonomických studií je zřejmé, že v programech určených pro rychlý prodej zboží (např. na maloobchodních prodejnách) je z výše uvedených důvodů vhodné použít jednoduchý a srozumitelný grafický zobrazovací režim, jaký nabízí například systém DOS. Použitý POS program by měl zobrazovat potřebné údaje tak, aby byly přehledné i na malém devítipalcovém černobílém monitoru, který se v systémech POS pro svou cenu a velikost používá nejčastěji. Zkusme si tedy odpovědět na otázku, jak se rozhodnout při volbě operačního systému. V případě že se jedná pouze o jeden samostatný počítač, je volba OS vcelku jednoduchá. Počítač by toho měl umět co nejvíce: prodávat, sledovat sklad, účtovat, psát dopisy, počítat tabulky, mailovat, faxovat …. Prakticky všechny tyto funkce zabezpečí nejrozšířenější operační systém: Micorsoft Windows. Pro prodej a skladové funkce je na počítači instalován specializovaný program POS, který si majitel obchodu vybral podle svých požadavků a který tyto operace zabezpečí. Nevýhodou je v tomto případě také nutnost vyššího výpočetního výkonu, protože počítač musí umět plnit jak náročnější úlohy programů pracujících pod Windows, tak i úlohy prodejního programu. Pokud je v provozovně potřeba více prodejních míst, je vhodné počítače propojit do počítačové sítě. Počítače určené pro prodej zboží či služeb (POS) vykonávají obvykle základní funkce specializovaného prodejního nebo skladového programu a jejich obsluha bývá zaškolena pouze pro práci s několika hlavními funkcemi tohoto programu. Protože je počítačů připojeno více, začíná hrát významnou roli i jejich cena. Z uvedených důvodů je vhodné jako operační systém použít jednoduchý a levný program, jakým je například DOS a dále specializovaný POS program. POS počítač je uzpůsoben pro práci v počítačové síti, není nutné jej vybavit pevným diskem a veškeré programy jsou do něj načteny z počítačové sítě při jeho startu. Tímto způsobem je snížena poruchovost a zároveň se zvýší spolehlivost celého systému. Počítač vedoucího provozovny, který je určen i k jiným činnostem než k práci se specializovaným skladovým a prodejním programem (například psaní textů, tvorba grafiky ……) a který je samozřejmě také připojen do počítačové sítě, je vhodné vybavit oper. systémem Windows. Na tomto počítači je nainstalován pevný disk, na kterém je uložen i program Windows. POS software je spouštěn z počítačové sítě. Obvykle je v síti používán jeden hlavní počítač tzv. server, na kterém jsou uložena všechna data a který tyto údaje poskytuje ostatním počítačům. Aby mohly všechny počítače mezi sebou komunikovat, je potřeba kromě programu POS nainstalovat i program pro síťový provoz. Jako server, který pracuje s POS vybavenými operačním systémem DOS (a které mohou pracovat bez pevného disku) je nejvhodnější variantou server pracující pod síťovým operačním systémem NOVELL. POS versus PC V předchozích řádcích bylo řečeno, že POS je vlastně běžně dostupný počítač PC. Jaký je tedy rozdíl mezi počítačem POS a běžným kancelářským počítačem? Rozdíl spočívá pouze v připojených periferiích. Jedná se o zařízení umožňující provádět některé specializované činnosti, které u běžného počítače nejsou vyžadovány. Jako přiklad uvádíme: Elektronicky otvíraná pokladní zásuvka, snímač čárového kódu, čtečka magnetických kreditních karet, tiskárna pokladních účtenek, zákaznický displej, malý monochromatický monitor s úhlopříčkou 9", programovatelná klávesnice POS, fiskální paměť, elektronické váhy a další. POS versus elektronické pokladny V čem ale spočívá výhoda POS systému oproti klasickým jednoúčelovým elektronickým registračním pokladnám, které se při letmém nezasvěceném pohledu mohou zdát levnějším řešením? Odpověď je jednoduchá. Elektronická pokladna je ve výrobním závodě napevno naprogramována na určité neměnné funkce. Zásadně jiné jsou možnosti POS. POS je vlastně velká stavebnice, kterou je možné pružně doplňovat a rozšiřovat o požadovaná zařízení nebo je možné jednoduchými změnami v POS programech dosáhnout požadovaných úprav. Důležité je také to, že většina dílů POS je shodná s počítači PC. Díky obrovskému rozšíření PC jsou ceny takových náhradních dílů několikanásobně nižší, než ceny speciálních komponent pro elektronické pokladny. Tím je zajištěna ochrana investice obchodníků na poměrně dlouhou dobu i v případě, že se v budoucnu změní jejich potřeby. Údaje, které jsou pomocí POS zaznamenány, jsou také obvykle daleko obsažnější, s návazností na skladovou evidenci a/nebo na účetnictví. POS jsou také na rozdíl od klasických registračních pokladen díky své otevřené koncepci připraveny na případné legislativní změny. Představme si situaci, kdy bude přijat zákon o povinném registrování plateb v hotovosti prostřednictvím prodejního počítače. Jak už bylo řečeno, POS systém pracující na bázi počítačů PC je vlastně stavebnice, a proto je možné jednoduše a bez velkých nákladů jako další zařízení připojit fiskální paměť, která zaznamenává údaje vyžadované zákonem. Jednoúčelové elektronické pokladny nejsou většinou na takovou změnu připraveny a jejich úprava, tak jak ji bude vyžadovat zákon, prakticky není možná.
