Dva pohledy na archivaci dokumentů
Následující zamyšlení na archivací dokumentů mne napadlo při trochu prozaické a pro některé z vás naprosto nesouvisející činnosti. Bylo to při procházce po velikonočním Londýně. Všichni znáte londýnský Tower. Někdo jej znáte jako sídlo anglických králů, někdo jako věznici pro prominentní vězně. Málo kdo z nás ale ví, že Tower byl také archiv nejcennějších dokumentů Britského impéria. A to až do poloviny 30 let tohoto století. V této klidné atmosféře velikonoc, jsem přemýšlel o dvou akcích, které před velikonocemi proběhly na dokumentovém trhu. První akce se uskutečnila 29. března 2000 hotelu Renaissance. Byl to kongres "Profesionální správa dokumentů 2000" a pořádala jej firma SYSKARD. Druhou akcí, která se těsně před velikonocemi uskutečnila, byl seminář "Kodak Scan 2000", který proběhl 6. dubna 2000 v hotelu Holiday Inn. Pořádala jej firma Foto-World spolu s firmou ScanService pod záštitou společnosti KODAK. Obě akce se uskutečnily v příjemném prostředí špičkových pražských hotelů a byly velice dobře zorganizovány. Obsahem a hlavním tématem se však obě akce diametrálně odlišovaly, i když byly spojené se správou dokumentů. Obě akce se dokumentů dotýkaly, ale každá z jiného hlediska. Akce společnosti SYSKARD se převážně zabývala papírovými dokumenty a jejich fyzickou archivací. Akce společnosti Foto-World se zabývala převodem papírových dokumentů do elektronické podoby a jejich archivací v elektronické podobě. Jistě cítíte, v čem jsou tyto pohledy na práci s dokumenty naprosto rozdílné. Položme si otázku, který pohled na práci s dokumenty nebo archivaci dokumentů je ten správný, nebo kterým by se vaše společnost nebo firma měla zabývat? Máte se ve firmě věnovat spíše fyzické archivaci dokumentů (vybudovat papírový podnikový archiv) nebo elektronické archivaci dokumentů (vybudovat podnikový EDM systém)? Odpověď by mohla znít asi takto: Fyzickou archivací dokumentů a tedy i vybudováním podnikového archivu se každá ať malá nebo velké společnost zabývat musí. Je to dáno českou legislativou a je přímo zákonem určeno, jaká pravidla musí společnost při fyzické archivaci dodržet. Elektronické archivaci dokumentů se společnosti věnují dobrovolně. Tato dobrovolnost se ale velice vyplácí. Někdo sice namítne, že elektronická archivace dokumentů nepřináší žádný přímý zisk a že si jej mohou dovolit jen bohaté a velké firmy. Ale zkusili jste spočítat jaké úspory vám přinese zvýšení efektivnosti obchodních procesů? Na stránkách časopisu System se převážně věnujeme EDM systémům. V moha článcích píšeme o tom, jaké výhody přináší práce s elektronickými dokumenty, jak je jejich zaváděním zvyšována využitelnost informací, atd. Zastavme se ale na chvíli u fyzické archivace dokumentů. Zmínil jsem se o tom, že každá firma nebo společnost má ze zákona danou povinnost a přesně určená pravidla, jak se starat se o svoje fyzické dokumenty. To znamená, že v každé společnosti musí být podle zákona zaveden systém jednotné evidence písemností - evidence fyzických dokumentů a jsou přesně definována pravidla, jak se těmito písemnostmi nakládat. Pro člověka, který se neustále zabývá elektronickou archivací dokumentů a systémy EDM, byl docela šok zjištění, co všechno musí být splněno, pokud chceme písemnost uložit do archivu a přitom splnit všechna zákonná ustanovení. Z tohoto hlediska mohu odpovědně konstatovat, že na českém trhu není nabízen žádný EDM systém, který by splňoval zákonné požadavky na archivaci písemností. Pokud se vaše firma nebo společnost chce zabývat archivací písemností, nebo se z hlediska české legislativy zabývat musí, doporučuji spolehnout se na služby profesionálních konzultantů, nebo si tuto službu formou outsourcingu celou pronajmout. O tom, jaké výhody přináší outsourcing služeb bylo již také napsáno na stránkách Systemu mnoho. Na českém trhu je možné si tuto službu objednat a specializované firmy se o vaše písemnosti postarají. Vždy si však dejte pozor na to, aby poskytované služby splňovaly všechny náležitosti dané zákonem. Pojďme se nyní zabývat elektronickou archivací dokumentů, nebo spíše efektivním využíváním elektronických dokumentů v obchodních procesech společnosti. Dříve byl trend při implementaci EDM (Electronic Document Management) systémů, vytvořit elektronický archiv dokumentů a s těmito elektronickými dokumenty pracovat. To znamenalo, mít možnost na základě indexů nebo klíčových slov tyto dokumenty vyhledávat a zobrazovat. V dnešní době se začíná prosazovat trend implementace EDM systémů tak, aby umožňovaly co nejefektivnější využití zdrojů v obchodních procesech. To znamená převládá trend definování "workflow" úloh nad jednotlivými elektronicky archivovanými dokumenty. Uživatelé EDM systému mají přesně definované pracovní postupy nebo úlohy, pro které mají k dispozici všechny potřebné dokumenty a mohou tyto dokumenty co nejefektivněji využívat. Typickým příkladem takovéto "workflow" úlohy je proces schvalování faktury. Pojďme se na tento proces podívat z obou pohledů archivace dokumentů. Faktura je ihned na začátku procesu naskenována (převedena z papírové podoby do podoby elektronické) a její schvalování probíhá pouze v elektronické podobě. Je schválena podle přesně stanovených pravidel v přesně definovaných časových lhůtách. Je tak dodržena lhůta splatnosti a firma není zatížena dodatečnou penalizací za pozdní platbu. V okamžiku skenování papírové faktury se střetávají dva přístupy archivace dokumentů. Dokument je naskenován - jeho elektronická podoba teď putuje po firmě. Co se ale děje papírovou podobou? Faktura je po naskenování předána do archivu. Zde je faktura zavedena do evidence, je stanoveno, o jaký druh písemnosti se jedná a na základě druhu písemnosti je stanovena skartační lhůta dokumentu. Po uplynutí skartační lhůta je faktura skartována. Po skartaci papírové faktury existuje už jen záznam v elektronické podobě, se kterou stále můžeme pracovat. To znamená, můžeme ji kdykoliv zobrazit a dále s ní v úloze "workflow" pracovat. Začínal jsem tento článek povídáním o londýnském Toweru. Jak vlastně souvisí archivace starých královských listin s dnešní archivací. Staré královské regály pro uchovávání písemností, i když jsou někdy i pět století staré, vypadají dost podobně, jako nabízené moderní zakladače pro archivaci písemností. Dá se říci, že pohled fyzické archivace dokumentů - archivace písemností je starý několik století. Pohled elektronické archivace jen několik desítek let. A to je podle mého ten hlavní a zásadní rozdíl mezi těmito pohledy na archivaci dokumentů. www.document.cz
