Podnikové portály (2. díl)
Portál jako součást manažerského rozhodování
V minulém článku jsme se seznámili s portálem coby vstupní branou do interních či externích systémů. Představili jsme výhody jeho nasazení a usnadnění práce uživatelům při každodenním přístupu k datům. Nyní navážeme možnostmi využití portálů k podpoře podnikových procesů od jejich automatizace, uživatelských rolí až po pomoc v manažerském rozhodování.
Proč právě portál?
Hledáte-li např. řešení pro Document Management System, vyberete si takové, které obsahuje funkcionalitu podporující práci s dokumenty, byť je jeho součástí v nějaké formě také portál. Stejně tak se budete rozhodovat i v jiných specifických oblastech, jako jsou CRM, ERP, BI a další, ale tyto systémy zase stěží využijete pro jednotný manažerský pohled do všech systémů zároveň.
Portál jako prezentační vrstva zabezpečující zobrazení obsahu přímo uživateli provádí základní komunikaci s ostatními systémy na základě zadaných požadavků. Jinými slovy, nepřistupujete individuálně do každého systému, ale máte nástroj, který vám data v rámci všech systémů najde a zobrazí, a to např. ve formě tabulky či grafu. Tyto úpravy se dělají pomocí programátorského zásahu ve formě integrace, je tedy potřeba umět a znát technologii.
Portálová řešení jsou specifická svou obecnou funkcionalitou a snadným napojením na již existující systémy. Jejich hlavní výhodou je možnost úpravy pracovní plochy uživatele, přístup k datům ve všech systémech dle aktuálně přihlášeného uživatele (jednou se přihlásím a pak pracuji se stejnou identitou ve všech systémech, tzv. Single Sign On).
Portály a jejich manažerské využití
Pro manažera je neustálý přístup k informacím velmi důležitý pro to, aby mohl dělat kvalifikovaná a včasná rozhodnutí. Je tedy nutné, aby data byla k dispozici rychle, z jednoho místa a hlavně aby byla aktuální. V dnešní době se k tomu ještě přidává nutnost dostupnosti ze všech zařízení, jako jsou mobilní telefony, tablety a notebooky, a správné zobrazování adekvátně velikosti displeje (tzv. responzivní design).
Stejně tak lze portál použít ve firemních procesech, kdy potřebujete, aby i ostatní lidé s rozhodovacími pravomocemi prováděli práci či eskalaci na úkolech jim přidělených právě z jednoho místa a měli k dispozici reporty z těchto úkolů a jejich aktuálních stavů. Totéž platí i pro různé aplikace, které pomáhají uživatelům v každodenních povinnostech, jako je vyplňování docházky, knihy jízd či projektové vykazování.
Mezi hlavní manažerské výhody využití portálu patří:
- Zobrazení informací na jednom místě, a to z různých systémů.
- Individuální konfigurace potřebných dat pro daný okamžik přímo z portálu.
- Možnost vlastní personifikace pracovního prostředí, kdy jsou data zobrazena dle přidělené role a daných oprávnění.
- Dostupnost podkladů kdykoliv a kdekoliv.
- Efektivní práce, a tím úspora času pro včasné rozhodnutí.
- Získání informací potřebných ke strategickému rozhodování ze všech systémů bez nutnosti mezi nimi přepínat.
- Možnost jednoduše vytvářet statistické a analytické přehledy, srovnávací a vývojové analýzy.
Nezanedbatelným pomocníkem je portál v odděleních, jako je ICT, protože snižuje nároky na administrativu a pomáhá zlepšit přístup k informacím a datům. Závěrem lze říct, že nasazení portálu přinese všem zúčastněným komfort v práci a manažerům ušetří čas při rozhodování.
 |
Aleš Hojka Autor článku je generálním ředitelem společnosti IBA CZ. |
