Společnost TON zavedla systém řízeného oběhu dokumentů
Konica Minolta dodala společnosti TON, tradičnímu českému výrobci ohýbaného nábytku, řešení pro digitalizaci a oběh účetních dokumentů, firemní komunikaci a nástroj pro podporu řízení projektů. Vedení společnosti Ton očekává od zavedení digitalizace a řízeného oběhu dokumentů zvýšení efektivity fungování celé společnosti a dosažení významných časových i finančních úspor.
Řešení od Konica Minolta umožnilo společnosti TON automatizovat dosavadní způsob ručního přepisu faktur do informačního systému. „Tím jsme snížili chybovost a předešli nebezpečí ztráty či zpoždění ve schválení faktur. Konica Minolta nám rovněž zavedla centrální úložiště obchodních smluv a výrobní dokumentace, stejně jako prostředí pro komunikaci spojenou s jednotlivými projekty. Většinu dodatečných či běžných úprav celého řešení jsme navíc schopni provést vlastními silami. S dodavatelem tak řešíme už jen složitější požadavky,“ sdělil Tomáš Gadas, CIO společnosti TON.
Zavedení řízených procesů a elektronických dokumentů umožňuje firmám zrychlit práci s informacemi a zjednodušit fungování při současném snížení nákladů, což potvrzují i první zkušenosti ze společnosti TON:
„Podařilo se nám ve společnosti TON zkrátit čas zpracování přijatých faktur z 15 na 3 dny. Výrazně jsme také zjednodušili systém vyhledávání dokumentů, zajistili přehled o aktivách jednotlivých úseků a přispěli k modernizaci podnikového intranetu,“ uvedl Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Celý systém je navíc přístupný přes webový prohlížeč. Nevyžadoval tedy žádnou instalaci na uživatelských stanicích, a je tak možné jej využívat odkudkoli.“
Dokumentová řešení obecně fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů z digitalizovaných dokumentů, jako jsou například částky, data splatnosti, názvy dodavatelů, produktů a dalších definovaných informací. Díky tomu je možné jednotlivé dokumenty přiřadit příslušným pracovníkům, stejně jako je propojit s ostatními podnikovými informačními systémy. Nastavením řízeného procesu je možné zefektivnit celý oběh dokumentu uvnitř firmy od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po archivaci.
„Digitalizací faktur, podporou zpracování a řízením jejich oběhu může středně velká firma dosáhnout úspor až půl milionu korun. Nejde ale pouze o faktury, automatizovat lze prakticky libovolný proces využívající dokumenty.,“ dodal P. Štěpán.
