IT Systems 6/2022 DMS/ECM - Správa dokumentů ERP systémy 25. 7. 2022 9:12

Výhled na neklidné časy žene i menší firmy digitalizovat

Na co si dát pozor, aby vše zafungovalo, jak má?

Malé a střední podniky pravděpo­dobně ještě letos zasáhne „doko­nalá bouře“. Souběh celé řady negativních jevů může vést k ochlazení byznysu stovek tisíc firem, přičemž obstojně připrave­na je necelá třetina z nich. Klíčo­vým prvkem se stane úroveň digitalizace. A to nikoli formální, rozhodovat bude skutečnost, zda firma dokázala přejít na kompletní digitální „mindset“ a využívat své nástroje dosta­tečně efektivně. Není divu, že s výhledem na komplikovanou hospodářskou situaci se do digitalizace „za pět dvanáct“ pouští i firmy, které doposud s trochou nadsázky spoléhaly na metodu „tužka – papír“ či spíše „notýsek – excel“. Není pochopitelně ideální digitalizovat pod tlakem, na druhou stranu lepší začít teď než později. Na co si tedy dát pozor, aby celý proces proběhl co nejhladčeji a investovaná snaha se skutečně promítla ve větší schopnosti prokličkovat krizí?

Falešná digitalizace

Jen 30 % malých a středních podniků digitalizaci zvládlo. Zbytek má digitální nástroje, ale digitalizované nejsou.

Digitalizace malých a středních podniků aktivně probíhá již skoro dvě desetiletí. Přesto před ní většina z nich stále zavírá oči. Nejčastěji argumentují, že při jejich velikosti se není potřeba o digitalizaci vůbec bavit, neboť všechno zvládají „tak jak to stojí“ a nevidí potřebu změn. Může to platit v klidných dobách. Jenže pak přijde krizová situace, která ukáže, že to až tak jednoduché a ideální není, a problém – často existenční – je na světě. Firmy se problém snaží rychle zalátat a mnohdy očekávají zázrak, který se nedostaví. Odtud pak možná pramení určitá skepse a začarovaný kruh je na světe.

Jak tedy přistoupit k digitalizaci malých a středních podniků z pohledu podnikových aplikací? Prvním bodem, který by si měla každá společnost nadefinovat, je IT strategie. My se budeme zaobírat v tomto článku jen strategií, která řeší implementaci systémů pro podnikové procesy.

Ve své praxi se setkáváme s tím, že malé a střední podniky nejsou digitalizované vůbec. To znamená, že většina podnikových operací se zpracovává ručně, pomocí excelových tabulek. Druhou variantou je kombinace už jedné nebo několika podnikových aplikací a ručních vstupů nebo výstupů. Typickým příkladem můžou být různé aplikace pro fakturaci, správu mezd, HR agendu, CRM agendu a další. Problémem také může být fakt, že tyto aplikace spolu nekomunikují, takže i když digitalizace z pohledu managementu v podniku proběhla, její výsledek je neefektivní a nekoncepční a stále vyžaduje mnoho manuálních zásahů a operací ze strany uživatelů těchto aplikací. V takovém případě je na místě mluvit dokonce o „falešné digitalizaci“, která má sice dílčí efekt, ale ve výsledku se jedná jen o upgrade konkrétního procesu – podobně, jako když nahradíte zručného matematika kalkulačkou.

Dalším bodem jsou procesy samotné, jejich nastavení a úloha, kterou sehrávají v podniku. My se často střetáváme s názory, že podnik funguje dobře, procesy jsou nastaveny správně a není potřeba žádného zlepšení, natož digitalizace. Jak tedy vytipovat proces, který má potenciál na zlepšení, jehož výsledkem bude celkové zvýšení efektivity? Klíčem pro úspěch je analýza podnikových procesů tak, jak jsou nyní nastavené – zjednodušeně je analýza procesů o tom, „jak se co dělá“ či „jak co probíhá“. Může se jednat o analýzu jedné konkrétní části podnikové operativy nebo komplexní analýzu všech procesů konkrétní organizace.

Digitalizaci musí předcházet optimalizace procesů

Pokud řešíme pouze jeden proces, analýza se zaměří na všechny vstupy, výstupy, přidanou hodnotu procesu, jeho úzká místa, či dokonce případnou nadbytečnost. Naším cílem bude přesně poznat současný stav procesu, a to ideálně z již vytvořené procesní mapy a naměřených kroků. Faktory, které v procesu sledujeme, jsou hlavně časy, rozpracovanost, zásoby a přesuny a v neposlední řadě odstra­ně­ní nadbytečných a hodnotu nepřinášejících činností. Z této analý­zy jsme poté schopni definovat slabá místa a na základě zkušeností mnohdy identifikujeme další nesrovnalosti, duplicity či nedostatky. Po vzájemné diskusi nyní vzniká návrh optimalizovaného procesu. Často zjištěné problémy klienti vůbec netuší. Stává se ale také, že si je firma některých nedostatků ve své operativě vědoma a pouze neumí sama připravit komplexní analýzu a odhalit všechny příčiny.

S velmi podobným systémem pokračujeme, i pokud mapujeme větší množství procesů. Mapování většího množství procesů může posloužit jako dobrý základ pro celkovou digitalizaci a pro to, jaké systémy do podniku začít implementovat. V ideálním případě tkví řešení problému pouze v úpravě a zefektivnění konkrétních činností, které odhalila analýza. Součástí návrhu pro zefektivnění a optimalizaci procesů v podniku může být ale také doporučení nových vhodnějších technologií a technických nástrojů, např. vhodného informačního či databázového systému, softwarových aplikací či hardwarového vybavení.

Když se ukáže, že bez ERPu to nepůjde…

Co tedy dělat a na co se zaměřit, když je výsledkem analýzy potřeba zvážit implementaci ERP řešení? Systémy plánování podnikových zdrojů (z anglického ERP, neboli Enterprise Resource Planning) začínají sdílenou databází obsahující informace, které každá firma potřebuje pro zvládnutí svých základních procesů. Od účetnictví a financí, přes sklady, zásoby a výrobu, až po zpracování objednávek a řízení lidských zdrojů.

Některé firmy například zjistí, že jejich stávající systémy jim neumož­ňu­jí zpracovávat konkrétní požadavky jednoduchým způsobem (nebo vůbec). Například účetní software jim nedokáže zpracovat účetnictví s více účetními knihami, nebo není kompatibilní s nástrojem pro skla­do­vé hospodářství. Jiné společnosti jako prostředek k růstu potřebují získat systém, který dovolí co nejvíce činností automatizovat a umožní zaměstnancům věnovat se důležitějším úkolům.

Dokument, díky kterému bude vše fungovat lépe

Když máme za sebou analýzu problémů a potřeb a víme, že klíčem k řešení problémů naší společnosti je implementace nového podniko­vé­ho systému, je třeba zjistit, jaké systémy jsou k dispozici a který z nich bude našim potřebám nejlépe vyhovovat. Tuto analýzu může společnost zpracovat sama nebo si může na pomoc přizvat konzultanty, kteří se danou problematikou zabývají profesionálně. Výsledkem by mělo být povědomí o možnostech, které současná řešení nabízí, přibližná představa, jaké dodavatele oslovit, a hlavně formulovaný dokument, ve kterém budou shrnuty zásadní požadavky na nové řešení. Tento dokument se nazývá Request for Proposal.

Proč vlastně trávit čas vytvářením tohoto dokumentu? Většina sou­čas­ných ERP řešení umožňuje základní zpracování většiny podni­ko­vých procesů. Jde však o konkrétní specifika dané společnosti, která nový systém bude muset umět řešit. A toto řešení navíc musí být lepší a efektivnější než v současném stavu. V dokumentu by všechny tyto informace měly být sepsány, aby případný implementační partner dokázal zhodnotit, zda je jeho systém vhodné nabídnout klientovi a zda mu přinese očekávané výsledky.

Do výběru daného, řekněme ERP řešení potom vstupuje mnoha dalších faktorů, na které si je třeba dát pozor. Kromě funkčnosti, která je tedy základem, je to i přizpůsobivost daného systému. Mnohé systémy jsou těžkopádné a je možné, že pokud bude potřeba takovýto systém přizpůsobit procesům, bude to velmi časově a technicky náročné. Na druhé straně, na trhu existuje množství systémů, které jsou stavěny na to, aby byli jednoduše customizovatelné pro potřeby klienta. Dále je potřeba zvážit nejenom cenu licencí, pokud se bavíme o cloudovém řešení, ale i cenu implementace a následnou post implantační podporu. Je potřeba si uvědomit, že implementací a tím vysněným datem „zapnutí“ systémů v produkci se implementace nekončí.

Dále se nesmí zapomínat ani na to, jak dlouho bude implementace trvat, kde mohou nastat potenciální problémy při implementaci, jaké jsou náklady na řešení třetích stran, atd. Je potřebné uvažovat i o celkové strategii daného podniku a výběr ERP řešení musí odpovídat plánům společnosti. Dobrým kompromisem může být tzv. modulární řešení, které roste spolu s podnikem a v případě růstu se přidávají moduly dle potřeb.

Proč se mzdy se často řeší „bokem“?

Mnohá řešení nabízejí solidní správu personální agendy už ve svém základu, ale skoro žádné řešení na trhu nepokrývá mzdovou agendu. Proto je dobré myslet i na tuto oblast, a pokud nechcete nechávat zpracovávat vaše mzdy externí agenturou, stojí za zvážení mít inteligentní a dobře integrovatelné řešení doma. Jak si tedy vybrat dobrý mzdový a personální systém? Aplikace by měla pokrývat mzdy, personalistku, řízení lidských zdrojů a také portál, kde zaměstnanec může nejen spravovat své údaje potřebné pro mzdy, řešit svou nepřítomnost, zadávat cestovní příkazy, ale také např. kompletně vyřešit problematiku ročního zúčtování, měsíčních slev na dani a jejich pohodlnou správu jak pro zaměstnance, tak pro mzdové účetní a personalisty.

Management změn zajistí, že digitalizace neskončí na interní neochotě

Při každé implementaci systému, podnikového systému nebo ERP řešení, nebo vlastně při každé procesní analýze není radno podceňovat management změn a jeho hodnotu na celkovém výsledku. Je úplně jasné, že i implementace nejlepšího dostupného řešení musí být akceptována budoucími uživateli, tedy těmi, kterým toto řešení přinese úplně nové nastavení jejich pracovního dne.

Je dokázáno, že určitému odporu se neubráníme, ale existuje mnoho technik, jak správně každou změnu implementovat. Díky implementačnímu plánu poté změny umíme dosáhnout způsobem, kdy fáze rezistence bude menší a bude trvat kratší dobu.

Na co si tedy dát pozor a čemu se vyhnout? Základním krokem je, aby daní uživatelé pochopili dynamiku změny, která je dlouhodobá. Musí pochopit, proč se daná změna děje, co jim to přinese v jejich práci, jaké jsou s ní spojená pozitiva, ale i negativa. Dále je potřebné mít připravený implementační plán, včetně komunikačního plánu, aby nikdo neměl ani na chvíli pocit, že se mu jeho pracovní proces mění bez jeho vědomí pod rukama.

Nicméně i s tímto pomohou zkušení konzultanti.

Nestojí to raketu, začít se dá s málem

Pokud bychom měli skončit pozitivně – jakýkoli příklon k digitalizaci má v segmentu malých a středních firem smysl. I tak rozsáhlý projekt, jako je implementace ERPu, má jasně definovanou návratnost. A to nejen úsporami, které systém sám o sobě přinese. S výhledem na neklidnou dobu se jedná především o nové možnosti v podobě rychlého rozhodování, podloženého real-time daty. V době krize totiž každý prováhaný den znamená ztracené příležitosti a sníženou konkurenceschopnost, což si každý manažer, co to myslí vážně, rád odpustí.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ.