fb
IT Systems 3/2021 DMS/ECM - Správa dokumentů Cloud a virtualizace IT Trendy ICT 28. 4. 2021 15:04

Digital Workplace

Objevte možnosti digitálního pracoviště

Představte si svět, ve kterém je pro každou opakovanou činnost ve vaší firmě připravený jednoduše použitelný postup, ve kterém žadatel jen vybírá z přehledné nabídky a vyplňuje jednoduché formuláře. Svět, ve kterém se neviditelný všeuměl postará, aby všechny požadavky a informace putovaly ke správným lidem. Představte si svět, ve kterém se o celý systém nestará vaše přetížené IT oddělení, ale jednotlivé procesy si chystají a provozují jednotlivá oddělení, která o nich vědí nejvíce. Právě takový svět představují platformy, které se nazývají Digital Workplace, digitální pracoviště.

Na pracoviště se již dávno nelze dívat jako na polohovatelnou židli a fyzický stůl s fotkou dětí, která jej zdobí. V dnešní době se pracovištěm může stát jakékoli místo na světě, kde máte svůj notebook a připojení k internetu. A stůl ve vašem digitálním pracovišti může stejně dobře zdobit latte-art v kávě, kterou právě připravila baristka v kavárně v Rio de Janeiru, v Šibeniku nebo v San Francisku.

Digitální pracoviště si představte jako sadu propojených nástrojů, které umožní vám a vašim pracovníkům úspěšně dokončit svěřené úkoly – komunikační nástroje, programy pro virtuální schůzky, nástroje pro hlídání úkolů a požadavků a samozřejmě a zejména automatizované schvalování a workflow. K digitálnímu pracovišti se můžete přihlásit odkudkoli, neboť je provozováno v cloudu.

Výzva roztříštěnosti

Pokud má společnost každou svou jednotlivou činnost řešenu jiným specializovaným nástrojem, znamená udržení celého vlaku v chodu velkou výzvu. V jednom nástroji řídí a hlídají vedoucí a projektoví manažeři své úkoly (například Trello, Asana nebo MS Project). Další mají kolegové na řízení požadavků zákazníků (JIRA nebo Ivanti ServiceDesk), spolupráce v týmu probíhá v MS Teams, Slacku, nebo v GSuite, a navíc své interní procesy provozuje v Appianu, nebo v Oracle BPM.

Platformy typu digital workplace zpravidla zahrnují funkce pro efektivní spolupráci mezi členy týmu, transparentní řízení projektů a úkolů, správu a vyřízení požadavků, změn a hlášení chyb od zákazníků a automatizaci procesů ve firmě.

Jaké jsou přínosy digitálního pracoviště?

  • Pracovníci nemusejí přepínat mezi různými aplikacemi
  • Větší transparentnost a vyšší míra kontroly nad stavy úkolů
  • Automatizace, kdekoli to jde
  • Lepší spolupráce mezi pracovníky i týmu
  • Vzdálená práce, schvalování a spouštění procesů odkudkoli

Zájem o zavedení digitálního pracoviště roste

V průzkumu New ways of thinking, prováděném mezi 100 největšími globálními firmami, byly za hlavní přínosy alternativ k fyzickému pracovnímu místu a k zavedení digitální kanceláře označeny: zvýšení produktivity práce (64 %), zvýšení atraktivity pro pracovníky (59 %), zlepšení spolupráce (47 %) a udržitelnost businessu (41 %).

Podle společného průzkumu Simpler Media, CMS WiRE a DWG (Digital Worplace Group) je vidět značný posun v tom, jak vážně berou managementy společností transformaci směrem k digitálnímu pracovišti. Zatímco ještě v roce 2017 mělo svou strategii nebo program směřující k zavedení digitálního pracoviště jen 46,1 % společností, v roce 2018 to bylo již 53,8 a v roce 2019 byl znát další nárůst na 65 % ve prospěch vážně míněné digitální strategie.

Graf 1: Zájem o zavedení digitálního pracoviště každoročně roste. Graf znázorňuje vývoj odpovědí na otázku „Máte strategii pro digitální kancelář?“.
Graf 1: Zájem o zavedení digitálního pracoviště každoročně roste. Graf znázorňuje vývoj odpovědí na otázku „Máte strategii pro digitální kancelář?“.

Podle stejného průzkumu navíc patří digitalizace a zlepšení vnitropodnikových procesů s 45,5 % na špičku priorit firemních managementů. Teprve na dalších místech nalezneme zlepšení řízení znalostí, nebo zlepšení péče o zákazníky, což, jak jistě uznáte, jsou rovněž zásadní témata k trvalému vylepšování.

Programování bez jediného řádku kódu

Mezi platformami pro provozování digitálního pracoviště jsou značné rozdíly v přístupu ke snadnosti vývoje aplikací. Je znát významný posun směrem k low-code a dokonce no-code vývoji. Co to znamená? Klasické aplikace a podnikové procesy vytvářejí vysoce kvalifikovaní programátoři s podporou zástupu softwarových architektů, systémových analytiků a testerů. Taková aplikace může naprosto přesně splnit požadavky, které na ni byly kladeny.

Ale co když potřebuji novou aplikací nebo novým firemním procesem vyřešit aktuální problém, dohnat konkurenční výhodu nebo zajistit tok důležitých informací správným pracovníkům právě teď? Tedy nikoli za půl roku nebo za rok, až se povede celý program zanalyzovat, navrhnout, naprogramovat a otestovat. V takovém případě má vyhráno organizace, která vsadila na no-code platformu. Nový proces pro schvalování strategického rozpočtu, nákup marketingových materiálů nebo nástup nového zaměstnance si totiž v takovém případě navrhnou, vytvoří a spustí pracovníci sami. Aplikace totiž nejsou vytvářeny psaním programového kódu, ale skládáním předpřipravených kostek dohromady do požadované skládačky. Ano, přesně jako známá dětská stavebnice.

Všechny moderní platformy počítají s provozováním aplikací a procesů v cloudu, proto je často nazýváme PaaS, tedy Platform-as-a-Service. Jako zákazník neplatíte licenční poplatek za krabici s instalačními médii, ale pronajímáte si platformu.

Na co se zaměřit při výběru platformy pro digitální pracoviště?

  • Škálovatelnost, cenová politika založená zejména na počtu uživatelů, nikoli na počtu aplikací či procesů
  • Možnost provozovat podnikové aplikace a procesy odkudkoli, včetně mobilních zařízení
  • Existenci rychlé a kvalifikované technické podpory
  • Provázanost jednotlivých modulů, stejně jako by tomu bylo v papírovém světě
  • Plně dokumentované funkce, včetně integračních rozhraní a API

Typičtí představitelé platforem pro digitální pracoviště jsou: Kissflow Digital Workplace, Pipefy, Nintex či Zoho.

Digitální pracoviště v praxi

Pojďme si ukázat, jak může systém digitálního pracoviště usnadnit nástup nového pracovníka do firmy. Představme si, že do firmy právě nastupuje Petr, nový vedoucí nákupního oddělení. Jediné, co dostane do ruky, jakmile vstoupí v pondělí do kanceláře, je adresa do interní platformy digitální kanceláře společně s pokynem, aby o vše potřebné požádal sám v systému. Petr se na sdíleném počítači přihlásí do programu a spustí proces Nástup nového zaměstnance. Všechny údaje, jako pracovní pozice, datum narození, datum nástupu jsou již v systému zadány z osobního oddělení.

Petr nejdříve požádá o přístup do výrobního systému, poté si vybere notebook z modelů, které schválilo IT. U notebooku rovnou požádá o instalaci VPN, aby dokázal kdykoli pracovat vzdáleně, a požádá k němu rovnou i o myš, dokovací stanici a displej a vybere si mobilní telefon. Jelikož se bude v budoucnu potkávat s obchodními partnery, požádá o navštívenky. Poté následuje pro Petra zábavnější část – výběr auta. Petr má rodinu, a tak si vybere ze standardních firemních aut kombíka a jeho konfiguraci ještě doplní o tažné zařízení. O něco méně zábavné jsou pro Petra všechna vnitřní školení – BOZP, PO, řidiče referentských vozidel a školení pro práci s osobními údaji (GDPR).

A co se bude dít dále? Žádost o přístupy do výrobního systému přistane automaticky vedoucímu IT, který jej schválí a nechá vytvořit společně s VPN. Ze schválené žádosti se automaticky vytvoří příslušné dílčí požadavky. Protože si Petr požádal o dražší notebook, putuje žádost nejdříve k jeho nadřízenému. Ten ji schválí a požadavek odejde automaticky na IT oddělení, kde objednají k notebooku ještě požadované doplňky a pracovní mobilní telefon. Kolegyně z personálního oddělení potvrdí žádost o navštívenky, ze které se rovnou vygeneruje objednávka a odešle dodavateli. Současně jsou do personálního profilu Petra uloženy informace o absolvovaných školeních. Vedoucí vozového parku obdrží Petrovu žádost o kombíka, která nemusela být nadále schvalována nadřízeným, neboť celková cena auta byla bezpečně v limitu pro pracovníky na Petrově pozici a ke schválení došlo již před Petrovým nástupem.

Petrův první pracovní den tak právě začal a už přitom stihl vyřídit vše potřebné. Nemusel se nikoho ptát, nemusel nikam chodit, vše zvládl na jednom místě, v jedné platformě.

Michal Půda Michal Půda
Autor článku se stará o Business Development produktu Kissflow Digital Workplace pod značkou Kissflow Czech.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1