fb
IT Systems 12/2021 DMS/ECM - Správa dokumentů 24. 1. 2022 22:36

České firmy se posouvají k „bezpapírovosti“ a těžit z toho budou jejich zaměstnanci

Chtějí české firmy v rámci svého provozu dosáhnout „bezpapírovo­sti“, nebo je pro ně papír nepostradatelnou součástí jejich způsobu podnikání? Z aktuálního průzkumu, který si nechala zpracovat společnost Canon, vyplývá, že 64 % českých firem považuje za důležité, aby z jejich kanceláří začal papír mizet. Každá druhá společnost se v letošním průzkumu nechala slyšet, že se v oblasti digitalizace pracovních procesů a toků dokumentů plánuje v příštím roce posunout dále. Kanceláře fungující bez jediného potištěného nebo popsaného papíru tak zůstávají strategickou vizí vedení mnoha firem.

Téměř třetina společností už dnes tvrdí, že prakticky bezpapírové jsou, a polovina firem se snaží na papíře uchovávat jen minimum dokumentů. Pouze 16 % řeší své firemní procesy výhradně papírovou cestou. Přesto úplný konec papíru v kancelářích zatím podle odborníků není na obzoru. Firmy si teprve osvojují nové možnosti, které jim mohou uvolnit ruce od opakujících se činností a dát větší prostor pro kreativitu a přidanou hodnotu.

„Nejde o svatou válku proti papíru. Z našich zkušeností v oblasti kancelářských zařízení a z rozhovorů s nákupními manažery vyplývá, že motivace firem jiná: Neplýtvat energií lidí tam, kde je může při bezduchých úkonech zastoupit technika. Pravým cílem firem je tedy větší digitalizace a automatizace, ke které vede cesta například i skrze chytřejší tisk a skenování. A pravým vítězem jsou zaměstnanci, kterým odpadnou rutinní činnosti a hledání založených papírů,“ vysvětluje Eva Kučmášová, ředitelka komunikace společnosti Canon ve střední Evropě.

Její slova potvrzují i další výsledky dotazování českých firem. Polovina respondentů se v průzkumu Canonu nechala slyšet, že se plánuje posunout dále v oblasti digitalizace pracovních procesů a toků dokumentů. Nejčastěji k tomu chtějí využívat právě chytřejší kancelářská multifunkční zařízení, zájem ale mají i o digitalizaci firemního archivu, automatické vytěžování faktur a vyplňování formulářů či digitální podatelnu pro přístup k dokumentům odkudkoliv. Elektronickou formu třídění došlé pošty zatím využívá jen necelých osm procent dotázaných.


Zdroj: průzkum Canon z roku 2021

Uplynulé měsíce, v nichž mnohé firmy ze dne na den musely přejít na způsob práce na dálku, také změnily požadavky firem. Systémové řešení pro kancelář „po pandemii“ by podle odborníků mělo stát na několika pilířích. A základem je právě odpovídající technické vybavení pro zaměstnance, které zaručí připravenost firmy na možné změny bez nutnosti dalších investic.

„Většinu potřebných produktů a služeb už nabízíme pár let a teď pro ně jen takříkajíc dozrála poptávka. Doplňujeme ale portfolio našich služeb také o řešení, při jehož vývoji jsme se mohli opřít o zákaznickou zkušenost z posledního roku a půl. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější a efektivnější pomocníky pro jejich práci,“ říká Eva Kučmášová.

Nové technologie ale pomáhají ušetřit čas lidí v kanceláři při každodenním provozu. Posun v ovládání kancelářských multifunkcí netkví jen v mobilních aplikacích, trendem je také jednoduchost a intuitivnost při ovládání. „Díky senzoru například moderní multifunkce dokážou „vycítit“ blížícího se zaměstnance a samy se zapnou do aktivního režimu, aby bylo možné začít pracovat hned a bez čekání. Stačí jen autorizace kartou u čtečky pro zajištění bezpečnosti a okamžitě se spustí zadaná tisková úloha,“ dodává Kučmášová s tím, že podobných praktických vylepšení, která lidem zpříjemní den v kanceláři, rychle přibývá.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 5 IT Systems 4 IT Systems 3 IT Systems 1-2
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1