Vyhněte se škodám způsobeným nedostatečným využitím firemních dat!
Možná s tím máte i vlastní zkušenost. Ve vaší firmě je obtížné či nemožné najít si přístup k užitečným informacím, které by vám daly cenný vhled a podklad pro vaše rozhodování. Jakýkoliv návrh o implementaci procesu, který by vám tato data zpřístupnil, je blokován určitou osobou nebo skupinou ve firmě. Občas se za tím může skrývat i rivalita mezi odděleními nebo lídry. Tyto dvě či více jednotek mohou chtít to samé – zdroje či úspěch, což podněcuje rivalitu uvnitř firmy. A aby tyto jednotky zvítězily, zatajují si informace, s cílem znemožnit druhé straně informační převahu.
Business intelligence (BI) předchází demokratizace dat
V organizacích vzniká obrovské množství dat a častokrát je nemožné, aby jedna osoba, či jedna skupina, byla expertem na všechna tato data. Pokud tedy chceme řídit společnost prostřednictvím dat, musíme do tohoto procesu zapojit všechny zaměstnance v organizaci. Z tohoto důvodu potřebujeme dosáhnout tzv. demokratizace dat.
Demokratizace dat je neustálý proces umožňování všem zaměstnancům v organizaci, bez ohledu na jejich technické know-how, využívat data, pohodlně s nimi pracovat (tzn. poskytnout správné nástroje), podpořit otevřenou konverzaci o těchto datech, a tím umožnit lidem provádět rozhodnutí podložené těmito daty.
Pojďme tuto problematiku rozebrat na příkladu konkrétního projektu pro klienta zabývajícího se výrobou, který nás požádal o pomoc při řešení problému spojeného s plánováním výroby.
Na první pohled bylo patrným symptomem nedostatečné demokratizace dat v této společnosti to, že si jednotky uvnitř organizace vytvářely izolované reporty a hromadily data mimo společné nástroje pro tento účel připravené. V některých případech za tím stála rivalita mezi odděleními, v jiných případech nedostatečná rychlost a přehlednost informačních systémů a datová kvalita. Tyto neefektivity vedly k nemožnosti plně využívat data pro rozhodování v kontextu důležitých byznysových otázek, což následně zapříčinilo kaskádu negativních událostí.
Do projektu byla zapojena oddělení obchodu, výroby a technologie. Tato oddělení fungovala z hlediska informačních toků izolovaně. Jednotlivá oddělení byla zainteresovaná pouze na plnění jejich výkonnostních metrik a nezajímala se o dobro společnosti jako celku. Oddělení nebyla ochotna sdílet jejich data, ptát se ostatních oddělení na otázky spojené s jejich daty a jejich datům věřit.
BI je o výběru vhodné analytické metody
Vlastností vyráběných produktů jsou v případě zmíněné firmy komplexní technologické postupy, kdy polotovar prochází variabilním množstvím výrobních procesů. Není tedy dopředu známo, jakým množstvím procesů polotovar projde, než se z něj stane finální produkt, s čímž se pojí řada problémů.
Klient neměl systém pro plánování výroby, výroba započala momentem obdržení zakázky specifikovaného produktu. Firma postupně dospěla ke zjištění, že zákazníci upřednostňují dodavatele, kteří jsou schopni na objednávky reagovat rychleji. Cílem projektu proto bylo zkrátit lead time za účelem udržení konkurenceschopnosti. Řešení tohoto problému mimo jiné vede k dalším pozitivním efektům, jako je snížení vázaného kapitálu, optimalizace kapacity skladu a řízení výrobních procesů a zaměstnanců. Nicméně opačným efektem je nutnost vysoké předzásoby širokou škálou polotovarů a s tím spojené riziko ztrát. Našim úkolem bylo najít zlatý střed mezi těmito dvěma protipóly.
BI je o schopnosti získat poznatky z dat, i když nejsou snadno přístupná a strukturovaná
Ne všechna vyžádaná data měla snadno analyzovatelnou strukturu. Jednalo se primárně o stovky technologických postupů, kterým bylo nejprve nutné dát strukturovanou podobu pomocí datově-analytických postupů. V rámci analýzy konzultanti také vycházeli z historických výrobních dat, kapacity výrobních technologií a business plánu – tedy konsolidovaných dat všech zapojených oddělení.
Cílem analýzy bylo definovat klíčové polotovary, které je nezbytné držet na skladě. Tyto klíčové polotovary musí být dostatečně univerzální, aby z nich bylo možné vyrobit co největší škálu finálních výrobků a zároveň docílit co nejkratšího možného lead timu. Za účelem nalezení tohoto bodu rozpojení byla využita network analýza, ze které lze zjistit počet následovníků každého polotovaru. Pro každý polotovar byl vytvořen rating, kde se do ocenění promítají relevantní metriky – počet následovníků, potenciální zkrácení lead timu a objem výroby.
BI je o zasazení poznatků z dat do kontextu daného odvětví a jejich srozumitelná interpretace
V návaznosti na tyto poznatky bylo vytvořeno několik scénářů, které byly dále validovány a konzultovány s klientem. Na základě podnětů od klienta byl zvolen scénář, který nejlépe odpovídal směrování firmy do budoucna a tento finální scénář byl detailně zpracován. Následně klient obdržel BI nástroj, který mohl používat pro sledování klíčových ukazatelů i po skončení projektu.
Autorka článku je BI analytičkou společnosti Logio.
