Význam digitalizace HR procesů pro hybridní model práce
Digitalizace HR oddělení sluší. Aspoň se to v poslední době všude říká. Je to ale opravdu tak? Jak moc velký vliv má digitalizace HR na momentálně populární práci v hybridním režimu?
Pro začátek si pomůžeme definicí toho, co to vlastně je hybridní práce. Hybridní pracovní model je druh pracovního režimu, kdy zaměstnanci dělí pracovní dobu mezi práci z domu (home office) a práci v prostorách zaměstnavatele. Konkrétní struktura pracovního modelu se liší v závislosti na potřebách organizace a zaměstnance.
Hybridní model je už dnes samozřejmostí a využívá se v podstatě všude, kde je to možné. Je zřejmé, že takovou podobu práce umožnily právě technologie. Digitalizace hybridní práci nejen podporuje, ale přímo umožňuje a stojí v jejích základech. A nejen samotná digitalizace, ale především cloud. Jak konkrétně digitalizace v cloudu pomáhá? A existuje oblast, kde naopak škodí? Jak vyvážit různé potřeby jednotlivých oddělení, a ještě důležitější potřeby lidí na různých úrovních řízení?
Kvalitní nástroje napříč pracovními pozicemi jako základ hybridní práce
Jak jsme poznamenali, je zřejmé, že cloud hybridní práci a vznik pracovních online nástrojů umožnil. Nejde tu o nějakou formální digitalizaci vybraných procesů, ale o vytvoření komplexního online pracovního prostředí. Takovou digitální kancelář poskytuje vícero nativních nástrojů, příkladem jsou MS Teams, které používá drtivá část společností. Zde existuje přímá úměrnost: Čím kvalitnější nástroj pro online „kancelář“ zaměstnancům poskytnete, tím bude práce v hybridním režimu efektivnější a lepší. To platí bez výjimky pro všechny skupiny zaměstnanců na všech stupních řízení. Digitální kancelář často není jen o digitální pracovní ploše, online kalendářích atd., ale i o dalších provozních oblastech, jako je evidence docházky a další legislativní požadavky, které při práci v hybridním režimu musí nutně být co nejvíce digitalizované.
Formální procesy v cloudu od prvního kontaktu s novým zaměstnavatelem
Co ale digitalizace formálních procesů? Zde už přínos pro všechny zaměstnance není tak patrný a každý proces, který digitalizujete, ovlivní různé lidi různě. Proto je třeba správně volit, které oblasti v rámci HR a dalších formálních procesů jsou pro digitalizaci vhodné. Některé zjednoduší práci HR oddělení, ale pro zaměstnance přidanou hodnotu nemají. Tam se pak firma rozhoduje, zda odbřemenění HR oddělení vyváží finanční investici. Pokud má přesun procesů pozitivní dopad i na management (různé business intelligence nástroje), a navíc i na všechny zaměstnance (například evidence docházky nebo roční zúčtování daně), pak nejspíš jediný strach, který ji brzdí, je strach ze změny a obtížné adaptace některých lidí.
Jak zaměstnance motivovat k pozitivnímu přístupu ke cloudové kanceláři? V ideálním případě si zaměstnanec buduje „digitální návyk“ od samotného nástupu. Proto je vhodné začít s digitalizací procesů právě u onboardingu. Přínos digitalizace tohoto konkrétního procesu může být předmětem sporů, neboť ho obvykle využívá jen úzká skupina v rámci HR a pár nastupujících zaměstnanců ročně (za předpokladu, že nemáte velkou fluktuaci). Jestliže to ale s digitální kanceláří myslíte vážně a vaši zaměstnanci fungují v hybridním pracovním modelu, digitalizace nástupu zaměstnance je první krok, kterým se otevírají dveře k hladké adaptaci kolegů na procesy 21. století a firmy budoucnosti.
Co tedy znamená digitalizace HR procesů pro hybridní model práce?
- Absolutní nutnost. Bez digitalizace a cloudu dnes hybridní práce není možná.
- Nejde o digitalizaci konkrétních procesů, ale o operativní nástroj k práci. Nazvěme to digitalizací „neformálních“ procesů (office, cloudové úložiště dokumentů, komunikace…).
- Následně při digitalizaci formálnějších procesů je to tak, že přínos se může výrazně lišit u jednotlivých skupin zaměstnanců, ať už z pohledu úrovně řízení, nebo různých oddělení. Jestliže koupím HR systém, který mi umožní digitalizovat, je třeba zvážit, kterými procesy začnu, která část zaměstnanců je největší, nejdůležitější a které přenesení do cloudu mi přinese největší zisk/úspory.
- Tyto nástroje, v podstatě na všechno, jsou dávno k dispozici. Jde o to je správně nasadit. Překážkou, jako vždy, může být u některých procesů zkostnatělá legislativa.
 |
Viktor Mečiar Autor je výkonným ředitelem společnosti TULIP Solutions. |
