Jak na mzdy a personalistiku v SMB?
Co vlastně v oblasti zpracování mezd, evidence docházky a personalistiky potřebují malé a střední podniky? Mám pro vás několik doporučení v souladu s praxí i legislativou.
Mikropodnik, malý podnik, střední podnik
Na začátku si dovolím upřesnit, na jaké podniky se v článku zaměřím. MSP neboli malé a střední podniky, bývají také nazývány SMB (zkratka z anglického Small and Medium Business), jsou nejčastěji definovány v souladu s doporučením Evropské komise č. 2003/361/EC, či Nařízením EU č. 651/2014 (Příloha I). Malé a střední podniky tvoří podnikatelské subjekty, které zaměstnávají méně než 250 osob a jejichž roční obrat nepřesahuje 50 milionů EUR nebo celková roční rozvaha nepřesahuje 43 milionů EUR. V rámci kategorizace podniků se MSP ještě rozdělují na:
- mikropodnik – podnik, který zaměstnává méně než 10 osob a jehož roční obrat nebo celková roční rozvaha nepřesahuje 2 miliony EUR,
- malý podnik – podnik, který zaměstnává méně než 50 osob a jehož roční obrat nebo celková roční rozvaha nepřesahuje 10 milionů EUR,
- střední podnik – podnik, který zaměstnává méně než 250 osob a jehož roční obrat nepřesahuje 50 milionů EUR nebo jehož celková roční rozvaha nepřesahuje 43 milionů EUR.
Pro zjednodušení se v článku zaměříme na kategorii podniků do 50 osob, tedy tzv. mikropodniky a malé podniky, jejichž potřeby jsou v rámci personalistiky a zpracování mezd velmi obdobné.
I malé týmy musí dodržovat legislativu
Specifikem těchto podniků je, že se v nich často tvoří velmi úzce spolupracující malé týmy, které veškeré „formality“, procesy a administrativu často vnímají jako něco navíc, co vlastně ani nepotřebují, a co se dělá pouze proto, že se to udělat musí. Příkladem může být již pouhé schvalování dovolené, kde mnohdy převládá názor: „Proč bych to dával do systému, vždyť já to Pepovi řeknu sám, sedí přece vedle u stolu“.
Jak to tedy uchopit? Kde najít konsenzus mezi správným systémem, který pokryje například HR procesy typu nástup zaměstnance nebo změna pracovního poměru a mezi jednoduchým schvalováním docházky pro zaměstnance? Jednoznačně vidíme cestu v hotových cloudových řešeních, kterých je na trhu poměrně dostatek. Zmíněné procesy zde najdete již předpřipravené, například formulář nástupu zaměstnance, který je navíc pravidelně aktualizován podle legislativních potřeb. Užitečnou praxí je, že z těchto předpřipravených formulářů můžete rovnou generovat pracovněprávní dokumentaci. Zároveň vám obvykle takový systém poskytne různé další benefity, jako například úložiště dat pro HR dokumentaci. Nemluvě o tom, že poskytovatelé cloudových aplikací vám prostředí zajistí z hlediska bezpečnosti, GDPR apod. tak, jak si to malá firma sama zabezpečit nedokáže. Je to logické, jelikož v případě poskytovatele se jedná o jeho „core business“ a do podobných oblastí zkrátka investovat musí. Zároveň se tak postupně připravíte na nové trendy a vylepšení v oblasti HR – kupříkladu systémy začínají pomalu koketovat s elektronickým podepisováním pracovních dokumentů.
Docházka má svoje vlastní pravidla
Samostatnou kapitolou HR procesů je evidence docházky. Ať již jste jakýkoliv podnik (z pohledu velikosti), i vy musíte dodržovat veškeré zákonné limity. Jedná se například o přestávky během směn či mezi směnami, přesčasy, vyrovnávací období a jiné. Zde ještě více než u HR procesů doporučujeme skutečně systém, který vám zajistí všechny požadované kontroly. Nemusíte se tak bát potenciální návštěvy z Inspektorátu práce, která umí napařit opravdu vysokou pokutu.
V případě segmentu SMB máme v otázce mezd jednoznačné stanovisko – samotné zpracování určitě svěřte externí společnosti. Nebudete závislí na jednom člověku, a navíc pro malý počet zaměstnanců nemá smysl stavět interní mzdové oddělení. Partner na zpracování mezd vás zbaví většiny administrativních procesů. Externí společnost, která zpracovává mzdy stovkám firem, obvykle také disponuje výše popsanými nástroji, neboť jí zjednodušují a urychlují práci. Takže spojení outsourcingu mezd s využitím podobných cloudových aplikací se dnes jeví jako nejlepší alternativa k vyřešení HR procesů a mezd elegantně, efektivně a za rozumné peníze.
 |
Viktor Mečiar Autor článku je výkonným ředitelem společnosti TULIP Solutions s.r.o. |
