fb
IT Systems 3/2021 ERP systémy 28. 4. 2021 9:14

Nákup 4.0 není jen marketingový trik, ale v Česku nemáme B2B nakupování ještě ani zautomatizováno

V posledních letech jsme všichni bombardováni produkty, jejichž názvům většinou rozumíme, ovšem jenom do té doby, než se za nimi objeví nějaká číslovka. Nejvíce je poslední dobou čtyřek, protože marketingový potenciál trojky už se pravděpodobně vyčerpal. Ideálně ale nejde jenom o marketingový trik, znamená to, že jednotlivé produkty, služby, nebo části firem se nejenom přirozeně vyvíjí, ale poskočily o generaci dále. A je velice dobře, že se to děje, ovšem pokud se to děje.

Pokud se podíváme na B2B nákup, zjistíme, že se nikdo o používání číslovek ani nepokouší. Důvod je bohužel velice jednoduchý – jakákoliv automatizace procesů v nákupu firem úplně chybí. A ono také ani používání senzorů, robotů, popřípadě umělé inteligence nad Excel tabulkou a Outlookem, jako nejpoužívanějšími nástroji v nákupu v Česku, nedává vůbec smysl. Přitom nástroje pro automatizaci nákupních procesů jsou na trhu už desítky let a ve společnostech na západ od nás jsou naprostým standardem.

Jak vypadá taková automatizace v nákupu krok za krokem?

Dodavatel se sám zaregistruje přes dedikovanou webovou adresu, veškeré registrační formuláře vyplňuje elektronicky, stejně tak všechna interní data se sbírají elektronicky do webových formulářů. Po ověření informací a jejich schválení se buď rovnou vytváří záznam v kmenových datech v ERP systému, nebo se dále ověřuje kvalifikace dodavatele, certifikáty a potenciální rizika. Jakákoliv informace o dodavateli je tak na jednom místě a hned dostupná všem relevantním uživatelům. Z pohledu dodavatele se zjednodušuje komunikace o změnách adres, bankovních účtů, nebo dosažení určitých certifikací.

Ve strategickém nákupu je používaný systém, který zařazuje veškeré výdaje do interní klasifikace a umožňuje strategickému nákupu s těmito daty dále pracovat. Taková aplikace má za úkol nejenom náklady z několika systémů konsolidovat na jednom místě, ale i je relevantně obohacovat pomocí externích služeb nebo připojených databází – například daty o vlastnické struktuře dodavatelů, nebo daty o běžné tržní ceně jednotlivých nakoupených položek.

Systém pro podporu podávání nabídek nákupčímu umožňuje během několika kliků vytvořit elektronickou poptávku, kterou může pak jedním klikem publikovat všem preferovaným dodavatelům konkrétní komodity. Všechny informace o tendru jsou na jednom místě, dodavatelé se mohou dotazovat elektronicky a nákupčí může všechny odpovědi obratem sdílet všem ostatním účastníkům. Pro vyhodnocení tendru si může nákupčí nasimulovat několik různých variant a až poté vybrat vítěze.

Všechny dokumenty, které byly vyměněny s vítězem tendru, pak rovnou slouží jako podklad pro vytvoření smlouvy. Šablony spravované právním oddělením a před-schválené klauzule smluv umožňují nákupčímu vytvořit smlouvu během chvíle a po dokončení jí automaticky poslat právnímu oddělení k finálnímu schválení. Po schválení právníky a dodavateli se smlouva odešle k elektronickému podpisu všem relevantním osobám. Podle typu smlouvy probíhá komunikace s ERP systémem, kde se kontrakt automaticky vytváří.

Koncový uživatel, který potřebuje nový notebook, se z firemního intranetu dostává do e-shopu s položkami, které jsou pro něj schváleny týmem nákupčích. Uživatel nepotřebuje školení, jak se systémem zacházet, protože vše funguje jako všechny ostatní e-shopy, které zná. Podle parametrů si vybere notebook a během dvou kliků má vytvořený požadavek, který hned směruje na schválení jeho nadřízeným. Po jejich schválení objednávka odchází elektronicky dodavateli. Jakmile notebook dorazí, uživatel potvrdí v systému, že zboží přišlo v pořádku. Tím je dodavateli umožněno zboží fakturovat. Faktura přichází elektronicky přímo do ERP systému, a protože je shodná s objednávkou a dodejkou, nepotřebuje další schválení a dle nastavení ERP systému bude zaplacena. Dodavatel nemusí volat, aby zjistil, kdy dostane zaplaceno, protože dostává informace o změnu stavu faktury do emailu nebo na dodavatelském portálu.

Proč se tedy v Česku nákup neautomatizuje?

Důvody budou samozřejmě pro každou organizaci jiné, ale bude několik prvků, které budou v mnoha z nich podobné. První - Nákup je ve firmách velice často roztříštěný. V menších firmách je součástí práce asistentek jednotlivých poboček nebo oddělení, ve větších organizacích je několik skupinek nákupčích zodpovědných za nákup „svého“ oddělení - například vývoje, výroby, marketingu, IT. Druhý, související, je neschopnost vyčíslit potenciální přidanou hodnotu automatizace nákupu – primárně kvůli nedostatku informací a zkušeností týkajících se potenciální automatizace. Třetí – přirozená neochota organizací měnit věci, které byť ne ideálně, ale fungují.

Pokud ovšem organizace tuto neochotu překoná, se zbývajícími problémy by si měli dokázat poradit jak společnosti nabízející nákupní software, tak jejich implementační partneři.

Jan Šťastný Jan Šťastný
Autor článku je vedoucím týmu SAP Information Management ve společnosti Deloitte.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 7-8 IT Systems 6 IT Systems 5 IT Systems 4
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1