Jak vybrat nový ERP systém?
9 oblastí, které se vyplatí zohlednit
Výběr správného ERP systému je mimořádně důležité rozhodnutí, které naprosto zásadním způsobem ovlivní budoucí prosperitu a růst vaší organizace. Na co se tedy v tomto náročném procesu zaměřit, abyste z relativně bohaté nabídky ERP systémů vybrali nejlepší možné řešení pro vaši společnost?
Cesta k úspěchu začíná u správného mentálního nastavení. Implementace moderního ERP systému totiž ve skutečnosti není „jenom“ o nákupu nového softwaru. Mnohem více se jedná spíše o závazek k transformaci, jakým způsobem bude společnost fungovat, komunikovat a rozvíjet se. Když si tohle všechno uvědomíte, budete k výběru ERP systému přistupovat strategicky a s potřebnou mírou opatrnosti.
ERP systém, který řeší VAŠE potřeby
Díky základní rešerši už asi víte, že ERP systémy v posledních letech udělaly pořádný krok kupředu. ERP řešení dnes umí integrovat (téměř) všechny oblasti podnikání. Mluvíme například o finančním účetnictví, výrobě, skladovém hospodářství i vztazích se zákazníky. Každé ERP má i vlastní specifika. Některá řešení více odpovídají potřebám menších provozů, další zase velkým korporátům. Podobně na trhu naleznete také různé ERP produkty, které odráží specifické požadavky konkrétních oborů.
Dostatečná investice vašeho úsilí do pečlivého výběru a implementace ERP systému se vám mnohonásobně vrátí, a to nejenom ve zefektivnění procesů, zlepšené produktivitě, ale i prostřednictvím cenných analýz a přehledů, které vám umožní snazší rozhodování, což v konečném důsledku znamená dlouhodobý rozvoj a ekonomický růst.
Před finálním rozhodnutím o vašem novém ERP se určitě vyplatí zvážit celou řadu faktorů, mezi které patří unikátní potřeby vašeho podnikání, technologická kompatibilita, celkové náklady a dostupnost podpory.
Proto jsme do článku shrnuli 9 hlavních bodů, které vám ulehčí výběr toho pravého ERP systému pro váš podnik.
1. Identifikace klíčových potřeb vašeho podniku
Možná se teď usmíváte, ale spousta společností z celého světa skutečně nemá dostatečně definované, zmapované a pochopené všechny podnikové potřeby. Pro rozhodnutí o nákupu správného ERP navíc potřebujete nejenom identifikovat základní funkce a procesy, které od nového systému očekáváte, ale také hlubší strategickou analýzu toho, čeho a jak chcete v budoucnu dosáhnout. S nalezením priorit pro výběr ERP vám pomohou otázky jako:
- Jaké jsou slabé stránky našeho současného systému?
- Kde cítíme potřebu zlepšení?
- Jakým směrem by se měl náš byznys ubírat v následujících letech a jak může nový ERP systém podpořit tento růst?
- Může systém podpořit naše mezinárodní ambice?
Seznam vašich hlavních potřeb a cílů se stane důležitou oporou během zohledňování všech možností na trhu s ERP systémy.
2. Kompatibilita ERP systému (s IT infrastrukturou)
Mezi časté chyby při výběru ERP patří, že se vedení společnosti omezí pouze na hledání nejlepšího technického řešení. Ve skutečnosti byste však měli usilovat o nalezení zkušeného partnera, který rozumí také vašemu byznysu i se všemi specifiky. Tento výběr opět podléhá důkladné analýze trhu, ve které musíte zvážit, jaké funkce jsou pro vaši firmu klíčové, jaké procesy chcete zautomatizovat a jaké údaje potřebujete, abyste mohli efektivně řešit vaše byznysové otázky.
Podcenit nesmíte ani kompatibilitu ERP systému s vaší současnou IT infrastrukturou. Podobně si vyhodnoťte i možnosti integrace s ostatními nástroji, které ve firmě používáte.
V neposlední řadě se zaměřte také na potenciální rizika spojená s implementací. Díky důkladné analýze si ušetříte zbytečné starosti i finanční náklady, protože už budete mít nachystaný efektivní postup řešení kritických scénářů.
A i v tom se ukrývá přidaná hodnota spolupráce s implementačním partnerem ERP systémů, který má prokazatelné zkušenosti s vaším oborem. Celým procesem vás úspěšně provede, takže nemusíte opakovat chyby ostatních.
3. Specializované ERP pro váš obor, ať máte funkce, které potřebujete
„Obecné“ ERP systémy se sice dají „naroubovat“ do většiny podniků, ale často se potom musíte spokojit s různými kompromisy. Kvůli tomu nevyužíváte celý potenciál ERP, takže dochází k neefektivitě, ztrátě přehledu o dění ve firmě a dalším problémům. Částečným řešením může být customizace ERP, ale... Opravdu chcete platit další peníze, abyste dělali „přestavbu osobního automobilu na dodávku“?
Když si pořídíte oborově zaměřené ERP, dosáhnete maximální návratnosti investice, a navíc se vám bude se systémem mnohem lépe pracovat, protože hned od začátku získáte širokou paletu funkcí navrženou speciálně pro vaše odvětví. Například ERP systém pro potravinářský průmysl zahrnuje pokročilé možnosti pro správu alergenů, sledovatelnost potravin, efektivní správu zásob a další užitečné funkce, které posílí vaši konkurenceschopnost.
Samostatnou kapitolu potom tvoří ESG reportování, které má sloužit k hodnocení a měření udržitelnosti a společenské odpovědnosti firem a investičních projektů. Nové povinnosti vznikají na základě už schválené směrnice s označením CSRD. Moderní ERP systémy jako IFS Cloud a IFS 10 vám mohou pomoci i s touto situací, protože s nimi budete efektivně monitorovat, evidovat a reportovat vámi zvolené hodnoty ohledně ekologie i sociálních faktorů. Kromě toho specializované ERP od známého dodavatele už prokázalo svou hodnotu u mnoha podniků ve vašem oboru, takže máte téměř 100% jistotu, že se nákupem ERP nespálíte. Mezi další výhody patří skutečnost, že i v budoucím vývoji ERP budou zohledňovány aktuální výzvy a potřeby vašeho odvětví.
4. (Ne)standardní architektura ERP systému a integrace
Moderní ERP systémy jsou obvykle tvořené konkrétními moduly, což jsou vlastně samostatné části systému pro různé činnosti firmy. Díky tomu si můžete vybrat, jestli chcete využívat moduly pro účetnictví, řízení dodávek, výrobu, logistiku a další oblasti. Právě komplexnost je obecně považována za obrovskou výhodu ERP systémů, protože všechny moduly se doplňují a pracují spolu jako dokonalý celek.
Přesto i u vás může nastat situace, že už používáte moderní systémy, se kterými jste spokojeni, takže se s nimi rozhodně nechcete rozloučit. V takovém případě vybírejte z ERP systémů, které využívají standardní rozhraní jako REST a SOAP API. Potom k novému ERP snadno připojíte v podstatě jakýkoliv běžný software. Vyhnete se tím častým problémům, mezi které patří například:
- nutnost zadávání dat do více systémů,
- lidské chyby při opakování některých úloh,
- prodlevy u důležitých výkazů.
Implementace ERP systému vám má přinést optimalizaci procesů, lepší efektivitu a v neposlední řadě také ziskovost. Při zavádění se rozhodně nemáte stresovat s integrací nástrojů, které jsou pro firmu životně důležité. Stačí si z nabídky ERP správně vybrat, a nic takového podstupovat nemusíte.
5. V cloudu, nebo raději na vlastním hardwaru?
Obě řešení mají klady i minusy. Přesto můžeme obecně konstatovat, že příchod cloudových ERP systémů znamenal výrazný posun. Co při výběru ERP systému tedy zohlednit? Pokud chcete hostovat ERP ve vlastní síti, rozhodně si před konečným rozhodnutím domluvte konzultaci s dodavatelem konkrétního řešení. Na schůzce se dozvíte spoustu užitečných informací, a to včetně technických (i personálních) nároků na provoz. Obvykle se musí investovat do paměti a zastaralých počítačů. Někdy se však nevyhnete ani větším nákladům.
Naproti tomu u cloudového ERP vstupní investice do hardwaru neřešíte. Při hodnocení finanční stránky se u nabídek dodavatelů zaměřte spíše na platby za přidání uživatelů, prostoru a dodatkových služeb.
Seriózní dodavatelé cloudového ERP systému se vám postarají o průběžnou údržbu, aktualizace i zálohování vašich dat. Zároveň vám ochotně odpovědí na dotazy ohledně umístění, zabezpečení a robustnosti používaných serverů.
S cloudovým ERP systémem můžete pracovat (téměř) odkudkoliv a kdykoliv, což je považováno za obrovskou výhodu. Díky tomu má vedení přehled o všech důležitých ukazatelích třeba i na dovolené. Tahle vlastnost ERP má však i stinnou stránku. Pokud se chcete vyhnout potenciálním soudním sporům, pohlídejte si v nabídce dodavatele cloudového ERP systému, abyste i po podpisu smlouvy zůstali výhradním vlastníkem vašich dat a aby byla vaše data vždy správně zašifrovaná.
6. Životnost ERP produktu
Opět záleží především na vašich potřebách a očekáváních. Mohou nastat situace, kdy firma hledá pouze dočasné řešení. Mnohem pravděpodobnější však je, že chcete investovat do ERP produktu, který vám bude spolehlivě sloužit dlouhá léta.
Kritérií k vyhodnocení životnosti ERP se nabízí poměrně hodně. Správný směr vám ukážou otázky jako:
- Stojí za ERP řešením malý izolovaný tým, nebo vzniklo v početném týmu etablované firmy, která prokazuje finanční stabilitu?
- Kolik úspěšných realizací už má dodavatel ERP za sebou?
- Nabízí společnost ERP systémy ve více zemích, nebo se orientuje spíše na lokální trh?
- Dokážete vyhodnotit (ekonomickou) historii výrobce ERP systému? Roste v posledních letech, zažívá stagnaci, nebo dokonce ustupuje z vybudované pozice na trhu?
- Jak často dochází k inovacím ERP produktu?
Odborník, který se v oboru pohybuje, dokáže pochopitelně nalézt ještě mnohem více indicií o potenciální životnosti ERP systému. Bohužel, v každé firmě není dostatečně kompetentní člověk. Proto se v mnoha případech vyplatí navázat spolupráci s externím konzultantem, nebo s implementačním partnerem.
Potenciálního dodavatele se určitě nezapomeňte zeptat také na průběh upgradování nabízeného ERP řešení. Přechod na novou verzi systému totiž občas znamená opravdu složitý proces, který manažerům přináší celou řadu stresových situací.
Proto některé ERP systémy přichází s takzvaným Evergreen modelem. Ve zkratce to znamená, že dochází k menším aktualizacím několikrát (typicky 2krát) do roka. Práci vám navíc usnadní a zrychlí soubor softwarových nástrojů. K dispozici tedy budete mít veškeré inovace v podstatě ihned a bez zbytečných starostí.
7. Servis a podpora ERP systému
U tohoto bodu dochází často k podcenění. Přitom už během implementačního procesu si na vlastní kůži ověříte, že spolehlivá podpora a odborný servis ERP systému ze strany dodavatele je doslova k nezaplacení. Přístup k podpoře a servisu vám navíc může hodně napovědět o dodavateli ERP řešení. „Pochybné“ společnosti se vám pokusí prodat ERP, a pak vás nechají v problémech takzvaně vykoupat. Naopak spolehlivý ERP dodavatel ví, že servis a podpora v průběhu celého životního cyklu ERP systému se stane obrovskou konkurenční výhodou.
Každé období přináší nové nástrahy, výzvy i cíle. Asi nikdo z vás netušil, co všechno se stane v posledních 5 letech. Omezení kvůli covidu-19, válka na Ukrajině, energetická krize, celková nestabilita na všech trzích i rozvoj moderních technologií. Co se bude dít v budoucnu? Kdoví... Každá predikce se může během chvilky změnit kvůli různým externalitám, které nedokážete ovlivnit. Pokud však do firmy vyberete správné ERP řešení s podporou kvalifikovaného servisního partnera, výrazně tak zvednete šance, že si úspěšně poradíte se všemi potenciálními problémy i v dalších letech.
8. Adaptace organizace na nový ERP
Dost záleží i na reálném zhodnocení, jak jste ve vaší organizaci připraveni na zavedení nového podnikového informačního systému. Mají vaši zaměstnanci, kteří se stanou uživateli vašeho nového ERP systému, dostatečné digitální dovednosti? Používání ERP systému rozhodně není „raketová věda“, přesto musí vaši lidé zvládat aspoň základní práci s informačními technologiemi. Potřebná úroveň odpovídá zhruba dovednostem, které vyžaduje práce s běžnými kancelářskými aplikacemi typu MS Excel a Word.
Moderní podnikové informační systémy od předních dodavatelů už dnes navíc obvykle disponují nástroji, se kterými si vaši zaměstnanci individuálně přizpůsobí uživatelské rozhraní, aby odpovídalo konkrétním potřebám a osobním preferencím. Díky tomu dochází ke snazšímu ovládnutí všech potřebných funkcionalit ERP systému. I přes všechny snahy obvykle dochází v prvních měsících ostrého provozu k různým „porodním bolestem“. Zaměstnanci se budou učit spoustu novinek, a proto mohou ze začátku pracovat trochu pomaleji, dělat častěji chyby, které musí následně opravit.
Správný ERP dodavatel vám pomůže takové nežádoucí vlivy omezit na minimum. Standardně vám nabídne rezervaci konzultačních kapacit na intenzivní podporu uživatelů na první 3 až 4 měsíce provozu. Pro některé organizace může být výhodné zaplatit vyškolení 1 až 3 vlastních pracovníků na úroveň konzultanta pro důležité procesní oblasti.
Jak už jsme v článku několikrát zmínili, výběr ERP systému není „jenom“ o zhodnocení technických parametrů. Enormně záleží i na efektivní součinnosti s dodavatelem, který se v následujících letech stane vaším klíčovým partnerem a spolupracovníkem. Když si vyberete vstřícného implementačního partnera, který získal dobré hodnocení od současných klientů a má dostatek zkušeností s realizacemi obdobných projektů, zajistíte si výrazně snazší a klidnější (pracovní) život.
9. Náklady na ERP a návratnost investice
Důležitým faktorem při výběru ERP systému bude nepochybně i finanční stránka. Do relevantního výpočtu musíte zahrnout celkové náklady na vlastnictví (označované zkratkou TCO) po dobu příštích 5 až 8 let.
Mezi hlavní nákladové položky se u ERP systémů obvykle řadí:
- pořizovací náklady na softwarové licence,
- implementační, školicí a konzultantské služby,
- výdaje na servis a údržbu systému,
- investice do plánovaných rozšíření informačního systému,
- výlohy na větší modernizaci systému (upgrade na novou verzi), ke které dochází zpravidla po 4 až 6 letech provozu.
Každá organizace funguje na trochu jiném principu, což znamená, že má i odlišné možnosti. Etablovaní dodavatelé ERP systémů si situaci uvědomují, a proto standardně nabízí různé modely financování.
Před konečným rozhodnutí o nákupu ERP si určitě nechte zpracovat i podrobnou analýzu návratnosti. Do výpočtu zahrňte přínosy ERP pro organizaci jako:
- úspory provozních nákladů,
- zlepšené využívání strojů a výrobních linek,
- efektivnější skladové hospodářství,
- nižší náklady v administrativě,
- vylepšení prodejních výsledků, díky účelné komunikaci se zákazníky i dodavateli,
- včasné automatické varování na nestandardní situace.
Cenové nabídky ERP systémů mohou být nastavené různě. Podobně může nastat problém se získáváním všech NEZKRESLENÝCH čísel z vaší organizace. Proto si na zhodnocení ekonomické stránky nákupu ERP vyhraďte dostatečný časový úsek.
Pár slov závěrem
Pokročilé ERP systémy dnes efektivně zastávají celou řadu (rutinních) úkonů, takže uvolní vaše kapacity na práci s vyšší přidanou hodnotou. Důležitý je i servis pro vedení společnosti, které na základě přesných a reálných dat z provozu může dělat správná a kvalifikovaná rozhodnutí. Když to hodně zjednodušíme, správně zvolený ERP systém je v podstatě hodně šikovný asistent, který pomáhá v růstu zaměstnancům i celé společnosti.
Vhodný ERP produkt je navíc pružný, takže ho dokážete s minimálními náklady přizpůsobit novým okolnostem. Chcete expandovat na nové trhy? Potřebujete udělat změny kvůli ztrátě významného klienta? Chystáte novou fázi vývoje? Správně vybraný ERP systém vám má nové situace ulehčit, nikoliv ztížit.
Je velice pravděpodobné, že žádné ERP řešení vám nebude vyhovovat na 100 %. Po zhodnocení uvedených kritérií však s jistotou zúžíte váš výběr na několik horkých kandidátů. A potom už bude záležet na osobních schůzkách s konkrétními dodavateli, kteří vám srozumitelně vysvětlí všechny možnosti i (ne)výhody.
 |
Dana Kovačovičová Autorka článku je marketingová manažerka ve společnosti InfoConsulting. |
