fb
IT Systems 3/2023 ERP systémy 19. 4. 2023 9:50

Jak vám ERP systém může pomoci v době dynamických změn?

Proč v době dynamických změn vůbec uvažovat o novém ERP systému? Podniky všech velikostí napříč obory u nás i po celém světě aktuálně čelí řadě výzev, které si žádají nemalé změny v jejich přístupu. Vyrovnávání se s následky pandemie, válečný konflikt, vysoké ceny energií a inflace… Ať už se to týká strategických rozhodnutí, přístupu k obchodu, vztahu k zaměstnancům a klientům, nebo třeba interních procesů a systémů, reagovat musí každý.

Jak vám v tomto může pomoci vhodně vybraný ERP systém? Základem každého rozhodnutí jsou reálná a kvalitní výchozí data. Bez nich je realizace změny vařením z vody a výsledek se může výrazně lišit od očekávání. Vybrat nový systém, ať už částečné nebo plné ERP řešení, není tak snadné.

ERP systém je dlouhodobá investice a je třeba to mít na paměti od samého začátku. Věnujte výběru dostatek času, ptejte se, poraďte se s odborníky, zvažte všechna pro a proti a ujasněte si, co přesně od systému chcete a potřebujete. Očekávání můžou být různá, ale ERP systém by vám vždy měl usnadnit a zefektivnit práci, nikoliv vám ji přidělat.

Jaké jsou tedy základní otázky, na které je třeba najít odpovědi před výběrem ERP?

Celková strategie podniku a IT infrastruktura

Výběrem ERP řešení se do určité míry změní firemní strategie a struktura (odmyslíme si vytváření nových procesů a reorganizaci práce), ale ještě výrazněji se může změnit IT struktura podniku. Konzistentní kvalitu dat nejlépe udržíte v rámci jednoho hlavního systému, kde je nastavena úroveň možností jejich zpracování na základě přístupových práv a účelu využití napříč všemi odděleními firmy. Toto pravidlo by mělo být cílem každé společnosti, která chce zabezpečit kontinuitu svých procesů. Při výběru ERP řešení je potřeba na to myslet a přizpůsobit i struktuře a logice nového systému. Před výběrem ERP nebo jiného podnikové systému nezapomeňte zohlednit, jak do celkového obrázku zapadne právě vámi zvažovaný systém.

Celkové náklady na řešení versus stávající náklady

Implementace a správa ERP systému je nemalá investice, proto je vždy třeba zvážit její návratnost. Kolik implementací ERP ušetřím? Je možné novým řešením automatizovat nějaké firemní procesy? Nezapomeňte zohlednit opravdu vše, možná budete překvapeni, jak moc vám ERP ve finále může přinést. A pokud ne, včas se vydáte cestou jiného řešení.

Potenciál do budoucna

V rámci zvažování nákladů je třeba vzít v potaz i to, jaký přínos má daný systém pro podnik a jeho strategii do budoucnosti a jak je schopný reagovat na změny. Příkladem může být možnost rozšiřovat systém o nové funkcionality nebo jeho přizpůsobení v případě expanze do zahraničí tak, aby veškeré náležitosti odpovídaly místní legislativě.

Dokáže se nový systém přizpůsobit naším procesům?

Nový systém je velká změna pro mnohdy řadu let fungující firemní procesy. Ve fázi výběru si tedy nezapomeňte odpovědět na otázku, zda trváte na zachování stávajících procesů, nebo jste ochotni je přizpůsobit novému systému. Pokud se rozhodnete osvojit si logiku nového systému, získáte standardizované procesy, což může vést ke snížení celkových nákladů na implementaci a následnou podporu. Proč? Systém nebude třeba tolik přizpůsobovat a využijí se jeho přirozené vlastnosti. Nevýhodou samozřejmě může být fakt, že nové procesy budou pro koncové uživatele komplikované. Další variantou je částečné nebo úplné přizpůsobení se vašim stávajícím procesům, což je jistě příjemné pro uživatele, ale často obtížné pro poskytovatele. A nákladné pro podnik.

Připravenost zaměstnanců na změnu

Důležitou roli v rozhodování o implementaci takto robustního systému hraje i nastavení myšlení zaměstnanců. Je třeba dopředu začít pracovat na tom, aby lidé změny a novinky akceptovali. To je práce pro interní implementační tým a také pro implementačního partnera, který by měl zajistit testování a trénink uživatelů. V projektovém plánu by proto nikdy neměla chybět strategie řízení změn, které plynou z implementace.

Zuzana Kubíková Zuzana Kubíková
Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ

Kritická místa při implementaci ERP řešení

Plánování kapacit

Již od začátku počítejte s tím, že implementace nového systému je náročná na čas i vynaložené kapacity. Požadujte od implementačního partnera detailní plán na využívání vašich zdrojů a společně vše detailně zanalyzujte a naplánujte. Pokuste se vyhnout obdobím, o kterých víte, že jsou pro váš podnik nebo některá jeho oddělení extrémně náročná i v „běžném“ provozu (závěrka, audit, náročná obchodní sezóna aj.). Ne vždy lze samozřejmě vyhovět všem, ale vhodným naplánováním si ušetříte řadu nepříjemností.

Běžnou součástí procesu implementace by mělo být i pravidelné testování. To odhalí potenciální problémy a zabrání vzniku dalších. Toto pravidlo se týká všech implementací, mnohonásobně pak platí, pokud nový systém nebude standardizovaný, ale připravený na míru dle vašich požadavků. Testování nezapomeňte zahrnout do výše zmíněného plánu, ať s ním všichni budoucí zúčastnění počítají.

Migrace dat a jejich příprava

Ctrl + C a Ctrl + V. Takto bohužel přenos dat z původního systému do toho nového nefunguje. Počítejte s komplexním procesem, který vyžaduje detailní přípravu a plánování. Čas strávený organizací se vám vrátí v podobě hladkého a mnohem rychlejšího procesu. Položte si několik zásadních otázek – kdy a jak to proběhne? Kdo rozhodne, jak stará data se budou přesouvat a zajistí jejich kvalitu? Berte to jako příležitost k „pročištění“ dat – nepotřebná a zastaralá data systém zcela zbytečně zahltí a zpomalí.

Práce s lidmi

Nepodceňte management změn a přípravu zaměstnanců na chystanou změnu. I ten sebedokonalejší ERP systém vám bude relativně k ničemu, pokud ho koncoví uživatelé nepřijmou. Bude docházet ke zpožděním, chybám a zhoršení atmosféry, která může vést až k nárůstu fluktuace zaměstnanců.

Pečlivé plánování procesů

Nepouštějte se do implementace systému, aniž byste měli představu o tom, co vše do projektu spadá, jaké moduly obsahuje a jaké jsou základy požadavky a procesy, včetně potenciálních slabých míst. V opačném případě riskujete chyby, zdržení a ve výsledku samozřejmě vyšší náklady. Každý dotčený proces pořádně zanalyzujte a zajistěte, že vlastník tohoto procesu (nebo někdo jiný, kdo disponuje jeho dokonalou znalostí) bude spolupracovat a komunikovat se zodpovědnou osobou na straně implementačního partnera.

Integrace s ostatními aplikacemi

Nezapomeňte na své stávající firemní aplikace. Zmapujte je a již ve výběru vhodného systému s implementačním partnerem prodiskutujte jeho pohled na vaši IT infrastrukturu a vhodnost jím vybraného řešení pro vaši IT „landscape“. Pokud nebude integrace fungovat, nikdy z ERP „nevyždímáte“ maximum, ani když budete mít to nejlepší možné řešení.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1