Komunikace ve firmách stále čeká na digitální disrupci
Komunikace mezi vedením firem a zaměstnanci prošla v posledních desetiletích doslova revolucí. Bylo by však zcela pomýlené myslet si, že pokrok se všude pohybuje stejným tempem. Takže zatímco standardem karlínského nebo štýřického office parku je Slack, Teamsy nebo whatsapp, v naprosté většině firem (které už klidně mohly projít vlnou generační digitální obměny a běžně používají třeba pokročilé ERP nástroje) to nezměnila ani koronavirová pandemie. To vše ve chvíli, kdy je předávání informací důležitější než kdy jindy.
České firmy nečeká jednoduché období. Zásadní krize, ve které bychom byli namočení všichni rovným dílem, se v zimě nedostavila a nastává chronická ekonomická fáze. Pravděpodobně dlouhá a v mnoha ohledech vyčerpávající. A pokud chtějí české podniky projít následujícími měsíci nejen s odřenýma ušima, ale být zdravé a růst, musí si osvojit nové schopnosti. A komunikace patří k jedněm z nich – bez ní se nepohne nic, a čím je kvalitnější, tím je logicky efektivnější i samotná firma.
A nebude to tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Mnohé české firmy totiž zabředly v komunikaci v devadesátých letech. A to doslova. Ty nejdůležitější informace se předávají buď „tužka papír“, anebo se utápějí v komunikačním smogu společně s těmi banálními. Vyplývá to i z průzkumu AMKOS, jehož výsledky jsou v mnoha ohledech šokující. Zhruba 76 % společností má zásadní mezery v komunikaci s vlastními lidmi. A celá pětina dokonce kritické nedostatky.
Jak komunikují české firmy? Věří stále tužce a papíru
Stejný průzkum přinesl ještě jedno překvapující zjištění. Nejčastějšími kanály jsou pro hromadnou komunikaci „analogové“ kanály – tedy především hromadné porady a face-to-face setkání a firemní nástěnka. Na ně dokonce ztrácí i stále oblíbené intranety, které se v mnoha firmách bohužel také nedaří efektivně překlopit do 21. století, přestože jejich význam ostrovního a plně kontrolovaného systému začíná být opět aktuální.
Kdo by čekal, že kooperační platformy typu Teamsů nebo Slacku dnes budou standardem, ten by se mýlil – používá je jen zlomek firem. Výrazně více firem dává přednost například sociálním sítím – především Facebooku a jeho Messengeru. Tedy platformě, se kterou firma nemá žádný smluvní vztah a která sama o sobě vznikla pro výrazně jiné účely než je rychlé a účinné předání informace. A poměrně efektivní nástroj – vlastní aplikaci pro smartphone, používají jen 4 % oslovených.
Co z toho vyplývá? Interní komunikace čeká na digitální disrupci. A formovat ji bude ten, kdo dokáže nabídnout řešení, které bude splňovat poměrně unikátní mix – tedy bezprostřednost běžného mezilidského kontaktu, přehlednost nástěnky, robustnost a bezpečnost intranetu a zároveň lehkost sociálních sítí.
Jaké konkrétní kanály využíváte pro hromadnou komunikaci se zaměstnanci? (průměr s hodnocením reálné efektivity kanálu (žlutý sloupec)), zdroj: AMKOS
Co vám na nástrojích komunikace nejvíce vadí, zdroj: AMKOS
Intranet na steroidech a návrat telekomunikačních nástrojů
Řešením může být poměrně mladý trend „chytré komunikace“, jehož je však Česko průkopníkem. Ta má jednoduchou myšlenku – v centru dění je příjemce sdělení a kanál je pro něj zvolen tak, aby se k němu důležitá zpráva dostala v pravý čas. To znamená výrazným způsobem rozšířit paletu možností komunikace o kanály a nástroje, které už mnoho lidí považuje za přežitek. Od častého uvažování „hledáme univerzální kanál na vše“ je to důležitá změna mindsetu.
Do centra dění se tak dostávají například běžné telekomunikační formáty, jako SMS zpráva nebo hromadné hlasové hovory, které mohou v případě klíčových sdělení sekundovat e-mailům nebo kooperačním platformám. Ta jednoduše překoná jeden z důležitých nešvarů – nemíchat jablka s hruškami a striktně rozdělit informace podle jejich charakteru do různých kanálů. To vede k výraznému odlehčení komunikačního smogu a celkovému zlepšení postoje lidí ke komunikaci.
A je možné jít ještě dál – tedy propojit firemní komunikační platformu s dalšími kanály, přes které jsou lidé připraveni přijímat informace té nejvyšší priority – například zprávy od samospráv nebo úřadů.
Co je to vlastně chytrá komunikace?
Za chytrou – neboli SMART –komunikaci většinou označujeme komunikačních nástroje, které umožňují efektivnější spojení firmy a jejích pracovníků. Ostatně vysvětlit se to dá jednoduše právě na zkratce SMART. Ta se dá totiž pro účely chytré obecné komunikace vysvětlit takto:
- S – specific = konkrétní. Vedení firmy vždy ví, co, kdy a komu říká.
- M – measurable = měřitelná. Vedení firmy díky tomu ví, ke komu se zpráva dostala a ke komu nikoli, a podle toho může dále rozhodovat. Zároveň snadno zjistí, jaké kanály jsou právě pro její zaměstnance a danou situaci ty pravé.
- A – agreed = vyžadovaná. V případě chytré komunikace dostávají informace pouze ti, kteří o ně mají zájem. Pouze tak bude mít každá zpráva patřičnou pozornost a nebude vytvářet informační smog.
- R – reciprocal = vzájemná. Protože pouze dialog může výrazně zvýšit kvalitu vzájemné komunikace. Vedení firem má díky nástrojům chytré komunikace možnost zapojit zaměstnance více do dění, ale také automatizovat celou řadu komunikačních agend – například nahlašování podnětů nebo mapování nálad.
- T – timed = načasovaná a v reálném čase. Pokud neumím komunikaci naplánovat anebo není možné komunikovat kdykoli a odkudkoli, ztrácí efektivitu. Chytrá komunikace toto řeší tím, že volí kanály, které poskytnou okamžitý zásah.
Není to nic složitého – nejtěžší je začít
Cesta za efektivní komunikací nemusí být složitá. Tedy pokud se provede pořádně. Nejlepším řešením je sestavit tým, kde budou zastoupeni mimo šéfy oddělení, HR pracovníky také IT specialisté – zejména ti na bezpečnost. Společně pak definují soubor rizik, která z komunikace vyplývají, a rozdělí jednotlivé typy sdělení do několika kategorií. Pro každou z nich pak zvolí nejvhodnější kanál, který bude výhradně využívat.
Velice často platí, že „balíčkové řešení“ nemusí být tou nejvhodnější cestou – jinými slovy, i když jsou Teamsy součástí Microsoft 365 balíčku, kterou firma používá, neznamená to, že by neměla firma posuzovat i varianty. Stejně tak neplatí, že pro každou firmu nebo oddělení musí být nutně vhodná stejná platforma.
Kde se naopak vyplatí o univerzálním řešení uvažovat, to je kanál pro zasílání celofiremních důležitých sdělení, která by neměla zapadnou. A pokud je pro ně klíčové, aby dorazily k cíli, pak je využití komunikační platformy v podstatě nezbytnost.
 |
Ondřej Švrček Autor článku je zakladatelem společnosti MUNIPOLIS. |
