Jak Netmail oblékl náš hotel do G Suite

Lázeňský hotel Pawlik a k němu přilehlé Aquaforum jsou ve Františkových Lázních pojmem. Dokonce tam existuje i stejnojmenná železniční zastávka. „My nejsme hotel v lázních, my jsme lázně,“ říká Michal Odvody, vedoucí IT oddělení.

Tenhle „lázeňský hotýlek“ totiž zaměstnává přes 130 lidí a obsluhuje více než 12 tisíc klientů ročně. To znamená, že potřebuje mnoho IT systémů: rezervace, ERP, CRM. A samozřejmě e-mail.

Co vás přimělo přemýšlet o cloudovém SaaS produktu?

Systémy klíčové pro naše úspěšné podnikání jsme už zavedli, ale měli jsme velký problém s kvalitním mailem a kancelářskými nástroji. Abych řekl pravdu, já jsem dost konzervativní, takový dinosaurus. A tak jsem přemýšlel spíš o nějakém klasickém řešení. Ale kolegové mne už nějaký čas přesvědčovali, že je vhodná chvíle se podívat i na cloudová řešení. Oba jsou velcí zastánci a zkušení uživatelé G Suite od Google. Ponořili jsme se tedy hlouběji do analýzy. Kromě kvalitního a dostupného mailového klienta nás na G Suite zaujala možnost spolupráce nad dokumenty, integrace s Active Directory, snadná instalace do mobilních zařízení, bezpečnost. A cena. Když jsme si pak položili vedle sebe výhody a nevýhody, jasně nám z toho vyšlo víc plusů než minusů.

Kdy jste se definitivně rozhodli?

Výhoda SaaS je, že víte, co kupujete. Máte balíček aplikací, které fungují milionům jiných firem, tak proč vám by neměly. Ovšem ďábel je v detailu. Máme velmi různorodé zkušenosti s implementací rozličných systémů. Ne jenom dobré. Proto jsme byli od počátku hodně ostražití. Báli jsme se, jestli náš partner v implementaci G Suite, Netmail, dokáže pochopit naše specifika.

Důvěru, že to bude dobré, jsme vlastně získali docela rychle. Když nám z Netmailu přišel dokument s otázkami, které šly opravdu do hloubky, bylo jasné, že tihle lidé vědí, o čem mluví. Ujal se nás konzultant Pavel Krejsa, který skvěle odřídil celý projekt.

Jaký by ten Den D, kdy všech 130 zaměstnanců přecházelo na nové řešení mailu a online spolupráce?

Ráno mě napadlo, že nepůjdu do práce. Jenže jestli má jít IT loď ke dnu, tak s kapitánem na palubě. Tak jsem šel. A ono se nic špatného nestalo. Hotel fungoval dál, hosté přijížděli a prameny vyvěraly. To ale nepřišlo samo od sebe. Celý projekt byl do detailu naplánovaný, přesně jsme věděli, kdy se co stane a kdo má kterou aktivitu na starosti. Změny i migraci jsme si otestovali předem a na základě zkušeností jsme upravili postupy pro Den D. Největším rizikem nakonec však vždycky bývají lidé. Důkladná práce s lidmi je součástí projektu. Například se skvěle osvědčilo zapojení tzv. early adopters – lidí, kteří reprezentovali klíčová oddělení napříč firmou a kteří získali speciální školení i podporu. Díky tomu se stali prodlouženou rukou IT v terénu a pomáhali svým kolegům v první linii. Celé naše oddělení strávilo celý den mezi uživateli. Díky tomu jsme jim byli schopni pomoci ještě dřív, než by museli volat na help desk.

Odnesl jste si z implementace G Suite něco do dalších IT projektů?

Rozhodně. Zaváděli jsme tu hodně sofistikovaných systémů, ale nikdy jsme nezažili tak jasný systém organizace práce. Nikdy jsme se nesetkali s tak přesně nastaveným procesem, podle kterého se postupuje a v němž má každý krok smysl. Netmail nám otevřel oči. Vlastně jsme v ceně implementace G Suite dostali ještě něco navíc: skvělý systém projektového řízení v IT. Ten chceme převzít a používat v IT projektech i do budoucna.

Teď je to dva měsíce od spuštění G Suite v hotelu Pawlik a Aquaforu, k jakým změnám došlo?

S Gmailem umí zacházet každý. Zajímavější je, že se uživatelé zdokonalují ve sdílení dokumentů a ve spolupráci na nich. V kontextu G Suite už uvažuje a funguje i náš generální ředitel, a to je velký úspěch.

Vidím před námi ještě spousty možností rozvoje. Chceme organizovat pravidelná školení, aby se lidé naučili využívat potenciál G Suite ve větší šíři. Nejlepší ale bude, až se zbavíme Sharepointu a jiných úložišť dokumentů. Všechno sjednotíme na Google Disku. Ještě toho budeme dělat spoustu.

Co byste doporučil IT manažerům, kteří přemýšlejí o přechodu na SaaS a nemohou se rozhodnout?

Mějte kolegy, co mají hlavu na svém místě, a poslouchejte je. Vezměte v úvahu i nápady, se kterými přicházejí mudlové. Neházejte myšlenky kolegů, kteří přicházejí s vlastními nápady, rovnou pod stůl.

Pokud IT ve firmě běží jen v udržovacím režimu, je něco špatně. IT by mělo mít za úkol nejen péči o stávající systémy, ale hlavně táhnout technologický rozvoj. Dejte svému IT šanci to dokázat a nezapomeňte, že obléknout své podnikání do G Suite může být velmi dobrý nápad.

Michala Odvodyho, vedoucího IT oddělení hotelu Pawlik, se ptala Alexandra García Gjurić – Change Management Director společnosti Netmail.