fb
IT Systems 12/2018 DMS/ECM - Správa dokumentů 19. 1. 2019 11:14

Tvorba PDF není paperless

Jak přistoupit k omezování papíru ve firemních procesech

TraskTrend zbavování se papírové komunikace ve firemních procesech zaznamenaly už i ty nejkonzervativnější instituce. Takzvaný paperless přístup však znamená mnohem víc než jen snahu omezit krmení modrých kontejnerů. Nejde v něm primárně o samotné médium, ale o změnu ve fungování společnosti.

Asi každá firma již v nějaké míře započala svou digitální transformaci, cestu k paperless společnosti. Pro většinu z nich je bezpochyby nezbytná, ke změně je totiž nutí tři silné motivátory. Prvním je zákazník nové generace, který má jiné návyky a požadavky na služby. A nejsou to jen obávaní mileniálové, pro mnohé firmy návštěvníci z jiné planety. I ostatní generace až po důchodce již zvládají a požadují digitální/mobilní přístupy. Vytváří se tím tlak na dodavatele a využívání digitálních kanálů pro získání služeb a produktů se dnes již stává standardem.

Druhým motivátorem je zaměstnanec. Ti samí lidé, kteří jsou zákazníky firem, se stávají také jejich zaměstnanci a své digitální návyky následně směřují dovnitř, ke změně pracovního prostředí, procesů a forem spolupráce. Dnes již rozhodně není „trendy“ běhat s papíry pro podpisy a skladovat je na stole, když je možné udělit podpis přes mobilní telefon. Dále je tu motivátor třetí, a tím je konkurence. Pokud je konkurence o krok napřed a udává směr, i ostatní společnosti jsou nuceny změnu implementovat. Mezi nejnebezpečnější konkurenci velkých společností v současné době jistě patří startupy. Proč jsou takovou hrozbou pro ostatní (papírové) firmy?

Úspora není inovace

Pro většinu společností jsou posledních 40 let mantrou všech změn slova úspora a efektivita. Pokud se má něco změnit, tak proto, abychom snížili náklady, byli efektivnější a rychlejší. Každá změna, která se navrhuje, musí ušetřit peníze. Podle toho se změny hodnotí a stanovují jejich priority, tak mají manažeři v IT nastavená svá KPI. A takto obvykle přistupují i ke změnám v oblasti paperless – zbavíme se papíru, protože e-mail je levnější. Podstata digitální transformace obchodního modelu tím zůstává zcela nedotčená.

A co jednostranný důraz na úspory říká zaměstnancům? Že jsou jen nákladnou součástí mašinérie, a čím méně jich bude, tím levnější bude provoz společnosti. Nejde o to jim pomoci, jde o to na nich ušetřit. Těžko se pak mohou cítit zainteresovaní do takových změn. Pravda, pokud jde o zákazníka, změny pro úsporu interních procesů mohou přinést zrychlení nebo lepší dostupnost produktů. Úspěch nového přístupu však stále měříme úsporou nebo počtem prodaných produktů. Je toto opravdu tím klíčovým přínosem pro zákazníka?
Díky průzkumům společnosti Gartner víme, že společnosti, které patří mezi nejvíce úspěšné, nemají změny postaveny na tomto cíli. Jsou to firmy, které staví na kreativitě. Ani startupy nepředělávají a neosekávají staré systémy a procesy, ale budují nová řešení – chytře a rychle.

Klíčem je přidaná hodnota

Hlavním cílem při tvorbě řešení má ve skutečnosti být přínos pro zákazníka a zaměstnance. Každá změna musí mít přidanou hodnotu, to je kritériem při definici její priority. To v konečném důsledku přináší také efektivitu, ať už ve větší či menší míře. A změna, která je motivována ulehčením práce zaměstnancům, je také změnou, kterou jim dáváme najevo, že jsou součástí společnosti a záleží na nich. Co to znamená v případě paperless?

Jedním z příkladů může být implementace online identifikace, tedy snaha nahradit návštěvu kamenné pobočky žádostí podanou zákazníkem odkudkoliv přes web. Nejde jen o nahrazení papírových smluv elektronickými, ale o zavedení zcela nových technologií a postupů. Firma klienty nenutí podstupovat stejnou proceduru jako na pobočce, jen v elektronické podobě (tedy vyplnit údaje, vytvořit kopii dokladů, ověřovat výpisy z různých databází atd.). Stačí jedna jediná fotografie a díky OCR funkcionalitám není ani třeba opisovat údaje z dokladů. Ostatní kontroly již probíhají na pozadí a zákazník se dozvídá až výsledek. Nový proces ulehčuje situaci zákazníkovi i zaměstnanci a současně je rychlejší a dostupnější. Otázka na začátku ale nezněla, jak ušetřit na tisku a zpracování papírových smluv, ale jak zákazníkům umožnit nákup služeb plně online.

David Tomaier David Tomaier
Autor článku je Senior Manager pro oblast Document Management ve společnosti Trask.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 6 IT Systems 5 IT Systems 4 IT Systems 3
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1