fb
IT Systems 6/2019 DMS/ECM - Správa dokumentů 16. 7. 2019 9:11

Automatizace tisku je pro většinu firem stále ještě nadstandardem

xeroxDnešní doba vyžaduje implementaci moderních technologií v podstatě do všech firemních struktur a procesů. Trend digitalizace tak logicky zasahuje i správu dokumentů. Při jejich zpracování se nejčastěji opakují dvě výzvy, kterým v současnosti společnosti čelí. Je to jak automatizace samotých procesů a jejich zabezpečení, tak i platnost obecného nařízení o ochraně osobních údajů GDPR.

Ať už se jedná o zpracování jakéhokoliv dokumentu ve firmě, vždy je důležitý čas, který nad samotnou úlohou strávíte. Obvykle jde o procesy snímání dokumentů, vytěžování dat, zpracování, uchovávání i následný tisk. Každá z těchto částí zabírá zaměstnancům drahocenný čas. A právě ten nám šetří aplikace a systémy v chytrých telefonech, noteboocích, počítačích, a v neposlední řadě i na tiskárnách.

Nasnímat dokument jediným stisknutím bez dalšího nastavování tak, aby skončil uložený v bezpečném, ať už cloudovém nebo interním úložišti, nebo přímo v určitém systému. Vytěžit data a připravit je ke sdílení nebo tisku pouze s konkrétními lidmi na pouhé jedno kliknutí místo tisíce kroků. To je dnes stále ještě nadstandard, kterého se mnoha společnostem ani v jednadvacátém století zatím bohužel nedostává.

Bezpečnost dat zajistí aplikace na míru

Druhým problémem je pak zabezpečení dat. Při práci s dokumenty je důležité, aby k nim měly přístup jen důvěryhodné a pověřené osoby. Právě automatizací procesů, kdy nemusíte procházet jednotlivými kroky zpracování dokumentů, získáte bezpečné i auditovatelné prostředí a eliminujete tak chyby.

K tomu je možné využívat aplikace takzvaně “na míru” každému zaměstnanci. V případě tiskáren vidí uživatel na displeji po přihlášení pouze svůj výběr aplikací, které za něj provedou úkony samy - se správným nastavením, oprávněním, odesláním do předem definovaného úložiště. Tyto postupy jsou nejen bezpečné, ale také šetří čas zaměstnancům a umožňují jim být efektivnější.

Dokumentové prostředí je možné zabezpečit řízením přístupu. Nejčastěji po přihlášení kartou, jménem nebo heslem. Každý uživatel vidí jen své aplikace, nemá přístup ke složkám dalších zaměstnanců ve firmě. Může tedy spravovat a tisknout jen vlastní dokumenty.

Stažení aplikace na tiskárnu snadno a rychle

Jak už jsem zmínil, aplikace je možné přímo na displeji tiskáren přizpůsobit každému uživateli tak, aby zpracováním dokumentů neztrácel čas a neměl možnost udělat chyby. Obvykle jsou snadno přístupné na webových rozhraních a je možné je snadno stáhnout přímo na tiskárnu.

Aplikací, které usnadňují každodenní pracovní procesy, stále přibývá a bude i nadále. Jedná se například o pokročilé možnosti reportingu, auditování, vytěžování dat z dokumentů, ale také kontroly výdajů nebo správy uživatelů.

Méně procesů, více byznysu

Ať už jde o aplikace, nástroje nebo systémy pro optimalizaci, všechny byly navrženy s jediným cílem - získat firmám více času na svůj byznys a méně ho ztrácet na procesy související se správou dokumentů a jejich tisku. Nemusím ani dodávat, že to je i ta správná cesta, která vede k firemním úsporám.

Ondřej Vltavský
Autor článku pracuje ve společnosti Xerox jako produktový manažer se zaměřením na aplikace a tisková řešení. Zkušenosti ve službách a produktech nejen z oblasti tisku má více jak 10 let.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 7-8 IT Systems 6 IT Systems 5 IT Systems 4
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1