Digitalizace, která má smysl:
Úřady mohou nabídnout občanům nový komfort díky vzdálenému nahlížení do spisu
Pojem digitalizace je dnes všudypřítomný – skloňuje se na konferencích, v oficiálních strategiích i ve veřejných diskusích. Jenže digitalizovat nestačí, pokud nové služby nenajdou uplatnění v reálném životě. Právě proto si čím dál více měst a obcí klade otázku, co skutečně usnadní život občanům a zároveň nebude zatěžovat úředníky. Jedním z konkrétních příkladů digitální služby s reálným dopadem jak na komfort občanů, tak efektivitu úřadů je vzdálené nahlížení do správního spisu. To prostřednictvím svého Portálu občana nabízí český tvůrce a dodavatel informačních systémů Gordic.
Co bylo možné dříve udělat jen osobní návštěvou úřadu, je nyní možné provést vzdáleně přes internet. Účastníci správního řízení či jejich zástupci mohou přistupovat k úředním spisům online - stačí podat elektronickou žádost, po jejímž schválení je žadateli zpřístupněna digitální replika příslušného spisu. Dokumenty jsou uloženy v zabezpečeném úložišti a dostupné po omezenou dobu, přičemž oprávněný uživatel se do služby přihlašuje přes Národní identifikační autoritu (NIA), čímž je zajištěna bezpečnost a důvěryhodnost celého procesu.
Přínosy pro občany i úřady
Pro občany je hlavním benefitem pohodlí – ke spisu se mohou dostat kdykoliv a z jakéhokoliv mobilního zařízení s přístupem k internetu a bez nutnosti koordinace s úřadem a plánování osobní návštěvy. Ušetří tak čas i náklady na cestování. Významný posun však služba představuje i pro samotné úředníky. Ti nemusí být fyzicky přítomni při každém nahlížení do spisu, což vede k efektivnějšímu využití pracovní doby i personálních kapacit.
„Významným benefitem řešení vzdáleného nahlížení do spisu od společnosti Gordic je i schopnost fungovat napříč různými systémy, tedy i na úřadech, které nevyužívají technologie Gordic, typicky například integrační platformu nebo spisovou službu GINIS,“ upozorňuje Jaroslav Hanák, ředitel brněnské pobočky společnosti Gordic. „Podmínkou provozu je pouze mít dokumenty v elektronické podobě a zajistit napojení na Národní identifikační autoritu (NIA). Služba nahlížení do spisu tak pomáhá překonat bariéry mezi jednotlivými systémy veřejné správy, které dosud často brzdily digitalizační úsilí.“
Jaroslav Hanák, ředitel brněnské pobočky společnosti Gordic, českého tvůrce a dodavatele informačních systémů
V současnosti poskytuje přístup do spisu digitálně například Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS), přičemž účastník správního řízení zde může žádat o vzdálený přístup do spisu správního řízení třemi způsoby, a to elektronicky podepsanou žádostí zaslanou e-mailem nebo datovou schránkou na podatelnu úřadu, podpisem vygenerovaného PDF přímo v systému nebo odesláním vygenerovaného PDF prostřednictvím datové schránky. V procesu žádosti figuruje také plná moc, kterou lze odeslat formou přílohy. Službu zde oceňují nejen občané, ale i úředníci, pro které se zdlouhavé papírování a koordinace osobních návštěv staly minulostí.
Digitální služby jako vzdálené nahlížení do spisu přinášejí konkrétní odpověď na otázku, jak digitalizaci vtisknout skutečný význam. „Nejde o marketingovou novinku, ale o praktický nástroj, který šetří čas, zvyšuje dostupnost a posouvá úroveň veřejné správy směrem k modernímu, vstřícnému a efektivnímu eGovernmentu,“ dodává Jaroslav Hanák.
Pojem digitalizace je dnes všudypřítomný – skloňuje se na konferencích, v oficiálních strategiích i ve veřejných diskusích. Jenže digitalizovat nestačí, pokud nové služby nenajdou uplatnění v reálném životě. Právě proto si čím dál více měst a obcí klade otázku, co skutečně usnadní život občanům a zároveň nebude zatěžovat úředníky. Jedním z konkrétních příkladů digitální služby s reálným dopadem jak na komfort občanů, tak efektivitu úřadů je vzdálené nahlížení do správního spisu. To prostřednictvím svého Portálu občana nabízí český tvůrce a dodavatel informačních systémů Gordic.
