fb
IT Systems 3/2019 HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů 29. 4. 2019 9:00

Moderní docházkové systémy už dávno nejsou jen o pípání příchodu a odchodu

Docházkové systémyModerní docházkové systémy už dávno nejsou jen o pípání příchodu a odchodu. V době chytrých telefonů, cloudu, píchaček s dotykovými displeji a IoT technologií se jedná o systémy, které usnadňují mnohé firemní procesy a šetří zásadní množství času.

Žádosti o dovolenou nebo SickDay

Pomocí moderních docházkových systémů můžete poslat žádost o dovolenou či SickDay přímo z píchaček s dotykovým displejem, z vlastního mobilu nebo z třeba webu. Systém za vás ohlídá nastavená pravidla typu „maximálně tři lidi na dovolené ve stejný den na středisku Sklad A“ anebo zkontroluje, jestli vám ještě vůbec SickDaye zbývají. Vedoucí pak o vaší žádosti dostane e-mail a potom, co vám žádost schválí, dostanete info e-mailem také vy.

Docházkové systémy

Plánování směn

Také v plánování směn jdou moderní docházkové systémy firmám vstříc. Třeba cateringové firmy na konkrétní den vypíší směnu pro nastavený počet stážistů a o nové směně rozešlou elektronickou pozvánku. Stážisté se přes mobilní appku, web nebo přímo na píchačkách na směny hlásí, dokud nedojde k naplnění směny. Výrobním firmám se složitější směnností zase pomáhá, když jejich docházkový systém nabízí jednoduché přeplánování nebo prohazování směn, které uživatelé provedou přímo z píchaček opět formou žádost – schválení žádosti. Už jen to, že si kdokoli na píchačkách může jedním klikem zobrazit svůj plán směn nebo aktuální stav přesčasu, je pro spoustu firem velká pomoc.

Je samozřejmě nutné dbát na to, aby byl celý systém velmi intuitivní a jednoduchý na ovládání zejména pro koncové uživatele, kterým má práci ulehčovat, a ne přidávat.


Homeoffice a práce na dálku

Trendem posledních let je také stále častější práce na dálku formou homeoffice, popřípadě volná pracovní doba. Firmy tak stále častěji vychází vstříc zaměstnancům a s tím se objevuje potřeba takovou práci jednoduše evidovat. Jako nejefektivnější se ukazuje jednoduchá mobilní, popřípadě webová aplikace, která informaci o docházce pošle ihned. Pokud pak takového pracovníka na homeoffice nebo s volnou prac. dobou potřebuje kontaktovat jeho kolega, má ihned k dispozici informaci o tom, jestli právě pracuje, či nikoli.

Práce na jednotlivých projektech

Společnosti, které pracují na projektech, by měly zvážit, zdali od svých docházkových systémů vyžadovat i tuto funkčnost. Například pro stavbařskou společnost, jejíž lidé pracují v průběhu měsíce najednou na více různých stavbách, je důležité vědět, kolik hodin strávili jednotliví lidé na jednotlivých stavbách/projektech. Také je zde potřeba vědět, kolik člověkohodin se celkem strávilo na které stavbě/projektu, a na základě toho např. fakturovat práci klientovi. Moderní docházky proto nabízí i vykazování práce na projektech.

Plánované úlohy, automatika nad docházkou

Automatická notifikace, že je v zadanou hodinu na pobočce méně lidí než nastavená hranice. Automatická notifikace o neplánované nepřítomnosti, o dosažení limitu odpracovaných hodin u DPP nebo chybách v docházce, které je potřeba opravit. Připomenutí na blížící se konec zkušebního období, konec pracovního poměru nebo narozenin. To vše v moderních docházkových systémech pomáhá jak personalistům, tak mzdovým účetním i vedoucím jednotlivých středisek. Samozřejmostí je pak rozdělení oprávnění tak, aby za každé oddělení byl zodpovědný pouze jeho vedoucí a notifikace tak nechodily uživatelům, pro které nejsou relevantní.

IoT píchačky, píchačky na EET

Novinkou posledních let jsou tzv. IoT píchačky. Tedy malé píchací hodiny, které díky baterii vydrží fungovat déle než rok bez připojení do elektrické sítě a díky IoT konektivitě dokážou docházku odesílat ihned v podstatě odkudkoli, kde je dostupný mobilní signál. Tyto píchačky se hodí především pro facility management společnosti, které do svěřených prostor nemohou trvale instalovat žádný hardware.


S nástupem EET nastala situace, kdy mají gastro podniky ve svých provozovnách EET pokladnu, často s dotykovým displejem a připojením na internet. Na tyto pokladny lze často instalovat i píchací hodiny a bez dalších nákladů na pořízení HW tak na provozovnách zprovoznit docházku.

Shrnutí

Toho, co může moderní docházkový systém nabídnout, je opravdu hodně. Ať už se jedná o propracovanou mobilní aplikaci, skrze kterou si uživatelé podávají žádosti o dovolenou a upravují plán směn, či na které vedoucí vidí aktuální (ne)přítomnosti. Či o chytré píchací hodiny s dotykovým displejem, které kromě osob na pracovišti zobrazí třeba váš aktuální přesčas, anebo cloudovou aplikaci poskytující široké možnosti automatických upozornění, plánovaných úloh a nabízející jednoduché napojení na další vnitropodnikové systémy. Společnosti by tak při výběru docházkového systému měly zvážit, co vše by od takového systému měly očekávat.

Ing. Jan Gřeš, MSc.
Autor článku je jednatelem společnosti GIRITON Systems, s. r. o., která vyvíjí a dodává systém Docházka GIRITON. Více informací o něm najdete na www.giriton.com.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 7-8 IT Systems 6 IT Systems 5 IT Systems 4
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1