fb
IT Systems 6/2019 ERP systémy 5. 8. 2019 9:15

Pracovat bez ERP systému je jako řezat dříví tupou pilou

Význam ERP systémů pro menší a střední podniky

Význam ERP systémůKaždý majitel firmy touží mít dobrou klientelu a smysluplnou práci. Na startu mu dodává sílu jeho nadšení. Podnikání se rozbíhá úžasným tempem, přibývá zakázek, každá je velkou radostí a nevadí zůstat v práci i déle. Firmou zní věty: Poslal jsi tu objednávku? Kdy to přijede? Poslal jsi tu nabídku? Odešla faktura? Máme to skladem? Kolik toho chtějí? Jakou jsi dal slevu? Máš to už smontované? Probíhá intenzivní komunikace napříč firmou. Maily, telefony, porady. Zakázek přibývá a začíná se nestíhat. Nadšení vystřídají stresy. To je důvod, proč pořídit informační podnikový systém, který vnese do firmy klid a řád, vše uhlídá. Řadu agend vyřeší pohodlně a rychleji.

Zaměstnanci, stroje, nástroje, rozeslané nabídky, přijaté objednávky, to vše jsou zdroje výnosů. Zdroje lze řídit efektivně systémem ERP (Enterprise Resource Planning = Řízení firemních zdrojů). Neustálé diskuse vyměníte za efektivní systematickou práci v ERP. Méně lidí pak zvládne více práce, získáte čas na klienty, to přinese vyšší zisk. ERP vám začne vydělávat peníze.

Každý podnikatel je závislý na klientele, kterou musí udržet a rozšiřovat. Čím lépe klienta znáte, tím lépe mu připravíte nabídku. Pomocníkem při práci se zákazníkem jsou systémy CRM (Customer Relationship Management = řízení vztahů se zákazníky). Když zavolá zákazník komukoliv ve firmě, podíváte se do CRM a víte, zda je nový, nebo stávající. Zda od vás již nakupoval, nebo naopak vždy jen poptává, ale kupuje jinde. Anebo je to VIP klient, který od vás má speciální podmínky i ceny. Obchod se lépe dojednává, když zákazníka znáte. Můžete mít výborného obchodníka, který umí prodat i bez CRM. Ale cenné informace jsou pak jen v jeho hlavě. Zaměstnanec může odejít a firma ztratí dvě věci najednou, obchodníka a jeho klienty. Díky CRM máte lépe vyřešenou zastupitelnost a jste méně zranitelní.

Systémy CRM a ERP jsou vzájemně propojené. Protože CRM je součástí ERP, používejme jen zkratku ERP. Zavedení systému ERP do firmy se říká implementace. Jde o dlouhodobější proces, kdy lidé částečně mění styl práce a získávají efektivní návyky.

Na trhu jsou univerzální ERP programy se zaměřením na obchod, výrobu, služby, bankovnictví, zdravotnictví atd. Mnohé lze i upravovat pro speciální potřeby konkrétního uživatele.

Jaký je rozdíl mezi ERP a účetním programem? Účetní program vám ukazuje zejména minulost. Ale k rozhodování je třeba znát i potenciál trhu. Kolik máte rozjednaných zakázek, odeslaných nabídek, zda máte zdroje na jejich realizaci, potřebujete znát spousty souvislostí, musíte sledovat trendy, abyste na ně včas reagovali. V ERP máte informace, které v účetnictví nenajdete. Sledujete výkon svých obchodníků. Máte přehled o kvalitě i kvantitě jejich práce, která v účetnictví bude vidět až za týdny nebo měsíce. Vidíte vytížení strojů i personálu.


ERP systém je dokonalý organizér informací, každá má přesně definované místo a najdete ji tam, kde očekáváte. Otevřete program a víte vše o zákazníkovi, o zboží, o vytížení strojů, o nevyřešených úkolech, kdy končí jaká záruka, kdy je třeba udělat revizi na stroji, najdete záruční listy a jiné důležité informace. Nemusíte prohledávat skříně šanonů, vše máte vždy u sebe v počítači. Tyto informace jsou sdílené a stále aktuální. Samozřejmostí je nastavení oprávnění, kdo kam smí vidět nebo zapisovat. Systém navíc aktivně tvoří dokumenty i úkoly. Dokonalejší ERP vás upozorňují na chyby a nesoulady dříve, než vznikne větší škoda.

Důležitým přínosem ERP jsou reporty výsledků. Umí vložená data analyzovat a můžete si vybrat z řady výstupů a sledovat, jak se vaše firma vyvíjí. Na rozdíl od účetnictví nejsou data oddělena roky, vidíte je na kontinuální časové ose od pořízení prvního záznamu. Časový rozsah výstupu si omezujete podle svých potřeb a sledujete vývoje obratů, marží, hodnoty nebo počty rozeslaných nabídek, počty návštěv klientů atd. ERP je určeno zejména pro manažery, kteří mají zájem o přesná a včasná data. S ERP nemusíte trávit čas nad ruční tvorbou tabulek a grafů. To vše zvládne ERP sám. Stačí kliknout a znáte odpověď.

ERP je pohled do firemního shonu, aniž byste osobně byli účastníci všech procesů. Můžete data sledovat v tichu své kanceláře. Když objevíte problém, generujete nad ním úkol pro odpovědné lidi. Na přehledu úkolů pak celý tým ví, co dělat. Odpadají debaty typu „já to nevěděl“, „to jsi mi neříkal“, „to mělo být už dnes?“.

Potřebuji do firmy ERP systém?

Velikost firmy není pro rozhodování nejpodstatnější. Podstatná je složitost vašich obchodních procesů. Čím složitější procesy máte, tím více vám ERP pomůže. Impulzem pro pořízení ERP často bývá příchod nového kolegy, který v předchozí firmě ERP používal. Stávající tým totiž často své stresy z nestíhání považuje za nutnou součást pracovního dne. Bez ERP firmy pracují s dokumenty v Excelu nebo Wordu. Když tyto zápisy budou dělat v ERP, práce nepřibude, ale přibude online provázanost informací, ubude lidských chyb, protože ERP řadu z nich nedovolí. Když už chyba nastane, vidíte ji rychleji v chybových dotazech, reagujete včas a minimalizujete škody.

Většina ERP má modulovou skladbu. Má povinné jádro a k němu se dokupují moduly. Nebo je ERP prodáván formou paketových balíčků. Můžete utratit na začátku nižší částku a postupně moduly dokupovat podle potřeby. Maximální efekt investice přijde, když veškerou činnost evidujete v jednom ERP (Kontakty, Nabídky, Objednávky, Fakturace, Sklady, Plánování, Reporty atd.). Díky obrovské konkurenci na trhu platí, že cena odráží kvalitu. Kvalita je v předvídavosti ERP, co za vás může udělat, o komfortu ovládání, o vypovídací schopnosti reportů, o počtu prokliků, než se dostanete do cíle, o přehlednosti struktury a obrazovek. Dále o dostupnosti podpory a kvalitě konzultantů.

Jaký ERP systém si mám vybrat a jak na to?

ERP systém musí splňovat dvě podmínky:

  1. Musí pokrýt rozsah vašeho podnikání.
  2. Vaši lidé musí být schopni v systému pracovat a naučit se jej.


Ad 1. Doporučuji nechat si ERP předvést přímo na vašich potřebách. Nechť vaši firmu navštíví a nastuduje konzultant. Ať připraví prezentaci na příkladech vašich denních úkolů. Na tom si ověříte, zda je pro vás konzultant i program srozumitelný. Když vás konzultant nepřesvědčí, nekupujte. Na konzultantovi bude závislý úspěch a rychlost implementace. Učit se ERP na demoverzi metodou pokusů a omylů je ztráta času.

Ad 2. Schopnost vašich lidí naučit se systém používat je to nejdůležitější na celé investici. Když člověku koupíte na cestování drahý vrtulník, aby byl v cíli rychleji než autem, ale nenaučíte ho pilotovat, pak ztratíte vrtulník i pilota. Kdo v ERP nikdy nepracoval, musí prvně změnit své myšlení na systémové. Kdo systémově myslí, ten po dvou až třech týdnech začíná pronikat do logiky systému. Po dvou až třech měsících si začíná být jistý ve své agendě a už by se nechtěl vracet k práci bez ERP.

Cena ERP se skládá z ceny licencí modulů, ceny školení a z ceny implementace. Licence se dají mnohdy splácet, takže nejde o nárazový odliv vašich peněz. Školení k ovládání programu je v rozsahu 1‒2 hodin na agendu (Nabídky, Objednávky atd.). Implementace tvoří cca polovinu ceny celé investice. Implementací se rozumí nastavení pravidel pro celý tým, aby poměr vkládání dat byl optimální pro vaše potřeby vědět vše podstatné. Kvalita dat je nadřazena kvantitě. Implementace s konzultantem probíhá nesrovnatelně rychleji. Čím kratší implementace je, tím lépe pro všechny. Potřebujete, aby lidé ERP uměli rychle ovládat, a ne aby se trápili a generovali omyly. Implementace se platí v čase, trvá 2‒3 měsíce, u větších firem třeba i půl roku až rok. Je třeba brát ohled na probíhající obchodní sezonu, kdy firmu nejde zastavit a řešit jen implementaci ERP. Vše probíhá za provozu a na implementaci zbývá mnohdy jen pár hodin týdně.

Pracovat bez ERP systému ve středně velké firmě je jako řezat dříví tupou pilou. Jde to, ale nadřete se. ERP systém přinese do firmy pořádek, konec dohadů a konec nemilých překvapení. Víte, co kdo udělal, co kdo dělá a co ještě má udělat. Víte, kde co je, co kdy přijde, co kam odešlo. Je to informační systém, váš dobrý pomocník, který se vyplatí.

Jiří Zvolánek Jiří Zvolánek
Autor článku je jednatelem společnosti Zwell, s. r. o.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 5 IT Systems 4 IT Systems 3 IT Systems 1-2
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1