Syndrom nákupu větších bot a jiná úskalí

Poslední dobou už jistě nikdo nepochybuje, že vést střední či větší firmu bez pomoci ERP systému skutečně nejde. Jak ale poznat, kdy je vhodná doba začít uvažovat o pořízení či výměně systému? O tom jsme si povídali s Markem Neumannem, vedoucím týmu realizace ERP pro malé a střední firmy ve společnosti Asseco Solutions.

Změnily nějak zkušenosti podniků z éry covidu jejich postoje a požadavky ve vztahu k ERP systémům? Jaké budou ERP systémy v době (post)covidové?

Doufám, že odcházející historická zkušenost v dlouhodobém horizontu zůstane viditelná jen v pozitivních posunech, které pravděpodobně nejen ve světě ERP zanechala. V mnoha případech si firmy řekly: „Když ne teď, tak už nikdy“ a realizovaly mnoho změn v nastavení ERP. Zcela samostatnou kapitolou byly obchodní společnosti, tam bylo zřetelně vidět, že ty, které neměly dostatečně robustní e-shopy, nezvládly nárůsty. Naopak tam, kde připraveni byli, přikračovali k další automatizaci, neboť ve všech odvětvích bylo na pracovišti minimum lidí a i ti mohli ze dne na den skončit v karanténě. Kdo měl funkční ERP, mohl pracovat odkudkoli a nárůsty obratu v desítkách procent absorbovat bez větších obtíží. Naopak firmy řízené pomocí Excelu byly první, které z trhu zmizely. Zatímco robot ve výrobě už pár desítek let nikoho nepřekvapí, automatizace administrativních procesů si místo na slunci teprve vybojovává. Nyní se však už požadavky na automatizaci procesů dostávají i do poptávek a výběrových řízení.

Jaké vlastnosti ERP systému nejvíce ovlivňují jeho dlouhodobý přínos pro podnik? Jsou nějaké zásadní rozdíly mezi ERP systémy na trhu, kterých by si měly podniky všímat?

Na tuto otázku nelze odpovědět jednoduše. I vynikající ERP může mít neutrální, nebo dokonce záporný až parazitický vliv. Doposud přežívají firmy s velkým ERP, které „přepálily start“. Pořídili ERP pro větší společnost, ale nedorostly. Zůstal jim tak systém, který firmu vyčerpává výší své maintenance a z finančních důvodů neprobíhá žádný servis, takže jakákoliv nová funkčnost je realizována „nějak bokem“, i když stejné ERP funguje spolehlivě ve stovkách jiných firem. Podobně, jako když vám v dětství rodiče kupovali boty vždy větší s tím, že noha doroste, nakonec jedny už zůstaly velké. Zatímco však boty rodinný rozpočet nezruinují, s firemním rozpočtem už to tak jednoznačné není.

Další zásadním ukazatelem je vhodnost daného ERP dle oborové zkušenosti. Doporučuji nenechat se zlákat hezkou prezentací, ale podívat se na konkrétní implementaci na referenční návštěvě.

Další oblastí hodnou posouzení je rozvoj systému samotného, podpora a její podmínky, dostupnost servisu. Ne všechny ERP se vyvíjejí stejnou rychlostí. Už otázkou, jak dlouho je současná generace systému na trhu, si uděláte obrázek o dynamice dodavatele.

Jako poslední z parametrů, které doporučuji porovnat, je míra customizací. Pokud je cena za základ nízká, ale násobně roste customizacemi, je taková cesta vhodná jen pro milovníky adrenalinových sportů.

Významným kritériem je též délka podpory aktuálně implementované verze. Nakonec zbývá ještě jeden parametr ‒ implementační tým. Nechte si představit konzultanty, analytiky, kteří na mnoho let ovlivní fungování vaší společnosti.

S čím by měla firma počítat, pokud se rozhodne pro pořízení (výměnu nebo radikální modernizaci) ERP systému? Na co se v této fázi často zapomíná? Jaké jsou klíčové body přípravy a realizace ERP projektů? Jaká jsou typická úskalí (kritická místa) ERP projektů, kde nejčastěji dochází k problémům a jak jim předejít?

Zde hraje roli, co je hybatelem té změny. Pokud zcela pragmaticky daný systém nestačí procesně, či výkonově a nedává ekonomický smysl jeho úprava, je to dobrá zpráva, taková firma většinou ví, co chce. Tady je potřeba se vyvarovat zmíněného syndromu nákupu větších bot, významně větší ERP nemusí vydržet déle. Extrémy jsou skoro vždy špatně. Jedna část zákazníků nechce nechat nic náhodě a „vyrobí“ poptávkové řízení, kde potenciální dodavatelé odpovídají na stovky dílčích funkčností, sebraných přes celou společnost stylem: Jak pejsek s kočičkou pekli dort. Pro seriózního dodavatele ERP jsou nejpodstatnější dostupné popisy firemních procesů, nikoli seznam zbožných přání od majitele po palubního nástěnkáře. Profesionální dodavatel analýzu procesů vztaženou k nabídnutému ERP dělá před samotnou implementací, je vhodné se ptát na způsob a rozsah provedení takové analýzy. Pokud se v analýze nevidíte, nepokračujte, zlepšovat se to pravděpodobně nebude.

Platí, že žádná implementace by se neměla změnit v Cimrmanovu frustrační kompozici, kde se střídají fáze očekávání s fázemi zklamání. Mnohé implementace, které podcenily analytickou fázi, se do tohoto stavu dostávají.

Dalším častým úskalím jsou dotace. Nechci se pouštět do polemiky o vlivu dotací na trh, ale pokud dostávám něco zadarmo, chci toho co nejvíc. Proč? No protože je to zadarmo! Z pohledu dodavatele ERP systémů to může vypadat krásně, zákazníci chtějí víc, ale co se stane, když firma, která mentálně neopustila tužku/papír a používala maximálně účetní systém, do kterého se doklady zadávají ručně, získá plnohodnotné ERP se všemi vazbami, kde chyba na počátku ovlivní výstup na konci? Bohužel evoluci nelze přeskočit. Pokud nákupčí byl zvyklý, že nákupy nebyly vyhodnocované v jednom přehledu, mistr ve výrobě viděl PC jen u vnoučat a na expedici se prostě vyexpeduje, co je na paletě, není v silách konzultantů při implementaci je vychovávat. Je tedy dobré si uvědomit, zda mám ve firmě dostatek lidí, kteří budou tahouny změn.

RPA versus ERP – jak se automatizace procesů promítá do oblasti ERP?

Kolegové z oboru prominou, ale ERP jsou si v základních parametrech v dnešní době v mnohém velmi podobné. Čím se začínají odlišovat, je míra podpory RPA nebo obecně automatizace s podporou umělé inteligence (AI). Je stále častější, že se uživatelé ptají: „Proč zadávat fakturu a jiné dokumenty ručně, když OCR zvládají i ty nejlevnější mobily?“ OCR s podporou daného ERP je nejlepší možnost. Samozřejmě, že musí jít o profesionální řešení, tak aby nedocházelo k podvržení dokladů a jiným nechtěným stavům. Tato řešení na trhu už nějaký ten pátek jsou běžně dostupná, robota s podmínkou „když-tak“ zvládne v kvalitních ERP vyrobit i uživatel, aby si ulevil od opakovaných činností, nyní ale přichází doba, kdy jsou k nim implementovány prvky umělé inteligence, které jsou stejně jako člověk schopny například odhalovat anomálie.

Jak na výběr a implementaci ERP systému s vysokou mírou customizace? Jak najít optimální kompromis mezi přizpůsobením systému a podnikových procesů (častěji spíše zvyklostí)? Je rozumné současně digitalizovat a optimalizovat?

Pokud patříte k malé skupině zákazníků, jež má specifický obor činnosti, rozhodujete se mezi nákupem zahraničního ERP, jež zastupují v Evropě dva konzultanti, takže reakce na vyžádané změny se bude měřit na světelné roky. Nebo zvolíte ERP dostupné běžně na trhu, ale s vysokou mírou customizace. Pak je třeba zvážit, jaký další rozvoj budete v následujícím období vyžadovat, a dle toho se rozhodnout. Pokud nespadáte do této poměrně úzké skupiny zákazníků, je třeba si odpovědět na otázku, co je příčinou velké míry customizací. Použiji příměr pro automobilové fanoušky, pokud stavíte doma v garáži na základech malé Fabie robustní Land Rover Defender, je otázka, proč tento nesmysl děláte. Obě auta jsou ze zcela odlišných kategorií, lišících se účelem, odolností a cenou. Stejné je to s ERP systémy. Pořiďte si ERP dle účelu používání a velikosti firmy, pro kterou je pořizujete. Koupit si levný systém, s levnými customizacemi, a očekávat chování systému o jednu či výše tříd výše, je marná snaha a ve výsledku to levnější nebude.

Jak sesednout z mrtvého koně, tedy jak rozpoznat, že stávající informační systém (nebo jen soubor aplikací) a způsob řízení je zásadní překážkou pro další rozvoj podniku?

Na tuto otázku existuje poměrně jednoduchý test. Znemožněte na jistou dobu zaměstnancům používání Excelu a čekejte, kdy vám bude chybět první komplexnější report, neodejde objednávka nebo rozrazí dveře první zaměstnanec se zvoláním, že něco nemůže udělat.

Pokud se pohybujete v řádech minut až hodin, kůň, na kterém domněle cváláte, je s největší pravděpodobností již minimálně ve fázi klinické smrti a z nějakého důvodu vám to uniklo.

Druhým snadným ukazatelem je, zda a kolik provozních dat vidíte a jste schopni se na ně spolehnout. Bohužel vídáme častou scénu, kdy skladník říká, mám tu tři kusy, a vybíhá do skladu ověřit, jestli a kolik jich tam ve skutečnosti je. Pokud vám tohle něco připomíná, a obdobné výjevy vídáte napříč celou firmou, je vhodné uvažovat o změně, pravděpodobně je něco špatně.

Rozhovor připravili Lukáš Grásgruber a Hana Janišová.