fb
IT Systems 3/2019 ERP systémy 10. 4. 2019 9:01

ERP systémy ve světle digitální transformace

ERPKdyž budeme hledat, které slovní spojení je za poslední dva roky nejomílanější, tedy takové, bez něhož se neobejde žádná slušná prezentace technologických firem, digitální transformace by určitě vyhrála nebo se umístila hodně vysoko v pořadí. Je ale též pravda, že informační technologie spolu s všeobecně akceptovaným prosazováním cloudových služeb, prvními kroky v oblasti umělé inteligence, zapojením nového hardwaru pro smíšenou realitu a všudypřítomnou aplikací chytrých senzorů opravdu více než kdy jindy rychle mění svět okolo nás. Součástí toho je i to, jak podniky pracují interně, ale především externě se svými zákazníky, uživateli a dodavateli.

První oblastí podnikových informačních systémů, kterých se digitální transformace silně dotkla, tak logicky byly systémy pro péči o zákazníky a podporu prodeje, CRM. Naopak oblast ERP systémů vypadala dlouho jako stabilní a neměnná – a zdálo se to tak správně. Vždyť přece pokrývají finance a interně operační oblasti firmy, které vyžadují především robustnost a stabilitu. Samozřejmě i zde paralelně probíhala spousta dílčích i významných inovací – ale bylo to především v oblasti integrací s vnějším světem, v oblasti reportingu, v oblasti vylepšování „best practice“ procesů (rozumějme v dalším nárůstu už tak rozsáhlých funkčností).

Digitální transformace pak plně odhalila limity současných tradičních ERP systémů. Hlavní motiv digitální transformace totiž spočívá v tom, jak podnik dokáže být flexibilnější na trhu oproti konkurenci a vstřícnější vůči svým zákazníkům. A žádné „chytré rozhraní“ nedokáže plně odstranit všechny potenciální bloky v interních procesech vynucené stárnoucím provozním systémem. Tradiční ERP systémy přináší samozřejmě již zmiňovanou robustnost a rozsáhlé funkčnosti, ale to má i svou stinnou stránku v relativně dlouhé a nákladné implementaci – a posléze v pravidelných velkých upgradech na nové verze (typicky v tříletém nebo pětiletém cyklu), vyžadujícím opět obrovské časové a finanční úsilí. Pokud k tomu připočteme zákaznické úpravy, nutnost neustálé změny integrací na nové technologie a exponenciální požadavky na rozsah zpracovaných dat, v neposlední řadě i rostoucí požadavky na bezpečnost a požadavky regulatorní (viz ne tak dávná nutnost přizpůsobit se GDPR legislativě), máme zaděláno na noční můru pro všechny CIO.

Moderní ERP systém je v cloudu

Aby výrobci moderních ERP systémů vyřešili výše uvedené otázky, přistoupili k zásadní změně paradigmatu a koncepce systémů jako takových. Jedná se o několik klíčových změn v architektuře, skladbě systému a v neposlední řadě v přístupu k zákaznickým úpravám a implementaci.
Tou hlavní změnou je to, že moderní ERP je přirozeně doma v cloudu jako plnohodnotná SaaS aplikace (výrobci samozřejmě i nadále poskytují stále i verze on-premise anebo hybridní modely nasazení, ale veškeré inovativní nadšení směřuje ke cloudovým verzím). Nasazení v cloudu má mnoho výhod a samozřejmě, jak už to bývá, existuje pár věcí, na které je nutno dát pozor, aby se nestaly nevýhodou.

Jako hlavní výhody je možno uvést následující:

  • Cloudová infrastruktura umožňuje ERP systémům nebývalou škálovatelnost a rychlou reakci na změny ve firmě bez nutnosti ohlížet se na hardwarové a softwarové limitace
  • Výhoda koncentrované znalosti – cloudový poskytovatel má v provozu takového systému výhodu znalosti od dalších tisíců uživatelů, takže dokáže udržet moderní architekturu konstantně na špičce a bez kompromisů
  • Systém je přirozeně dostupný všude a s nejvyšším standardem bezpečnosti – bez nutnosti vytvářet speciální řešení pro bezpečný přístup zvenku
  • Cloud poskytuje úroveň bezpečnosti, kterou nelze v jednotlivém standardním podniku dosáhnout (od úrovně ochrany softwarové po ochranu fyzickou), stejně tak vysokou spolehlivost a dostupnost, včetně řešení disaster recovery. Dostupnost bývá jednou z hlavních obav zákazníků – ale ani ve vlastním datovém centru nikdo nikdy nedosáhne plných 100 %
  • Rychlejší implementace – a to nejen vlastní technické nasazení systému, ale propracovanější podpora životního cyklu projektu. Mění se i přístup vlastní implementační metodiky, od tradičních projektů s metodikou waterfall k metodikám agilním. Jejich hlavní výhodou je, že uživatelé dostávají do rukou aplikaci dříve a mohou se s novým systémem rychleji sžít, zároveň je možno korigovat chyby v původní analýze řešení mnohem dříve
  • Jednoduchý přístup k novým technologiím – v oblasti analytických služeb, zpracování dat, umělé inteligence vyžadují cloud a pracují v cloudu – díky tomu jsou jednodušeji zapojitelné do cloudového ERP
  • Odstranění hrozby nákladných velkých budoucích upgradů – moderní cloud systémy pracují na bázi jedné platné a podporované verze, takže zákazník má poslední možný produkt bez nutnosti podstupovat ve víceletém cyklu velké upgrady. Nové funkčnosti bývají přidávány s ohledem na zpětnou kompatibilitu a typicky s možností opt-in
  • Solidní a profesionální podpora velkých regulatorních legislativ (viz např. nedávné GDPR)

Věci, které je potřeba hlídat, aby se nestaly nevýhodou; můžeme vypíchnout následující:

  • Možnosti zákaznických úprav – je důležité se podívat na to, jak výrobce cloudového ERP systému umožňuje měnit aplikaci a jak se dělá vývoj specifických doplňků – každá firma potřebuje přidat nějaké další informace do formulářů a dat, potřebuje měnit obrazovky, potřebuje realizovat speciální procesy a workflow navíc
  • Integrace se zbývajícími on-premise aplikacemi – je potřeba důkladně projít všechny systémy, které případně stále zůstanou nasazené on-premise – a jak budou integrovány s ERP systémem v cloudu. Bývá standardem z důvodu zajištění bezpečnosti a spolehlivosti neumožnit přímý přístup do databáze v cloudu, takže do hry pak musí vstoupit některý z integračních nástrojů
  • Zkušenost implementátora s cloudovou platformou – cloud implementace je prostě jiná, a proto je dobré si ověřit, zda příslušná firma nejen věcně rozumí ERP problematice, ale je schopná provést zákazníka přechodem na cloud bezbolestně
  • Změna paradigmatu 100% vlastněného IT na paradigma vzájemné velmi úzké spolupráce mezi podnikem, implementátorem a výrobcem systému

Samotnou kapitolou je otázka nákladů na cloud versus on-premise provoz. Při porovnávání nákladů a TCO na on-premise a cloud ERP systém je vždy nutno zahrnout veškeré skryté položky (včetně řešení rizik, jako je disaster recovery, fyzické bezpečnosti, lidské práce spojené se správou, spotřebu elektřiny a další často na první pohled neviditelné náklady). Cloud ve většině případů vychází jako výhodnější varianta v horizontu do 5–10 let, ve specifických situacích ale mohou být náklady podobné a pak přichází do hry kvalitativní výhody, tedy to, že IT team u zákazníka se může věnovat jiným činnostem s vyšší přidanou hodnotou, než je správa infrastruktury, která je víc a víc pouhou komoditou.

Častou chybou bývá podcenění nákladnosti upgrade necloudového řešení, který vždy po třech až pěti letech u on-premise verze nastane, jelikož požadavky businessu jdou vpřed nezadržitelně a rychleji než v minulosti, nehledě na legislativní a regulatorní tlaky. Dříve nebo později tak vyvolávají nutnost častější aktualizace IT řešení.

Jedna verze vládne všem

Velkým tématem přechodu na SaaS cloudovu aplikaci je takzvaná jedna verze systému. ERP systémy v cloudu většinou podporují minimální počet nejnovějších verzí, snaží se udržet zákazníka na takzvaně evergreen systému. Výhody tohoto přístupu jsou nesporné: zákazník může využívat nejmodernější trendy bez omezení, navíc se vyvaruje budoucích drahých a rozsáhlých upgradů spojených s verzí on-premise. Aby se nicméně z tohoto přístupu nestalo martyrium jednoho nekončícího upgradu, je důležité, aby dodavatel cloudového systému dodržoval některé důležité zásady a přístupy:

  • Frekvence updatů musí být pravidelná a častá, aby šlo o minimální změny
  • Pro všechny funkčnosti musí platit zásada zpětné kompatibility s důsledným regresním testováním, ideálně díky nástrojům umělé inteligence čím dál více automatickým
  • Zákazník musí mít možnost přeskočit některé dílčí verze (např. kvůli sezonnímu vytížení, dovoleným), ale na druhou stranu dodavatel musí být striktní v tom, že je možno například vynechat dvě či tři změny, ale ne více
  • Zákazník si určuje, kdy přesně update proběhne
  • Každá verze musí být kumulativním updatem té předchozí – pokud zákazník několik vynechá, bere tu poslední z nich, která řeší vše naráz
  • Striktní opt-in model pro nově přidávané funkčnosti
  • Dodavatel musí poskytovat pokročilé nástroje pro rychlý uživatelský vývoj doplňků bez zásahu do jádra systému (tzv. low code/no code vývojové nástroje) a zároveň v rámci jádra aplikace otevřít dostatek bodů pro vyvolání extra kódu (např. zaúčtování dokladu probíhá u všech firem stejně, ale kroky těsně před a těsně poté se mohou výrazně lišit a tam musí být možnost neinvazivně dodat funkčnost)

Při dodržení těchto postupů praxe dokazuje, že je možno velmi pohodlně fungovat v cloudu s neustále aktuálním systémem, a přitom s minimální časovou a nákladovou zátěží.

Věřím, že tento krátký vhled do problematiky cloudových systémů ve vás vyvolal další zájem o tuto poměrně rozsáhlou, ale nesmírně zajímavou problematiku.

Petr Karásek
Autor článku působí na pozici Director of Product Marketing Management – ERP ve společnosti Microsoft Central & Eastern Europe.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 9 IT Systems 7-8 IT Systems 6 IT Systems 5
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1