Přechod od ekonomického systému k ERP
Firma roste a ekonomický systém už nestačí. Co s tím?
Je jistě pozitivním faktem, že český trh nyní prakticky ve všech oblastech zaznamenává růst. Samozřejmě ne vždy a všude, ale přeci jen jde o trend rostoucí. Vzhledem k tomu, že dnes už i úplně malé firmy využívají ke své činnosti software, je zřejmé, že v rámci svého růstu musí myslet na vhodný informační systém, který dokáže pokrýt nové potřeby související s růstem firmy.
Podívejme se na příklad firmy, která dosud ke své činnosti využívala jednoduchý „krabicový“ ekonomický systém, který už přestává pokrývat její narůstající potřeby. V této chvíli musí její majitel, nebo v některých případech manažeři (přičemž firmy této velikosti obvykle řídí sami majitelé) začít tento problém řešit. V tu chvíli stojí zejména před dvěma problémy: finančním, neboť pořízení ERP je samozřejmě nákladnější, než bylo pořízení původního „krabicového“ ekonomického systému. A personálním. Ten vyplývá z toho, že management chce prostřednictvím nového systému sledovat více hledisek, především ve vztahu k zakázkám a toku peněz ve firmě. To však pro uživatele znamená práci navíc a také nutnost učit se něco nového.
Podívejme se nyní na možnosti, z nichž lze v případě růstu malé firmy volit, tak, aby výsledek co nejvíce odpovídal našim konkrétním potřebám.
Další růst neplánujeme
Pokud je firma v situaci, že nyní sice vyrostla z „dětských střevíčků“, ale během tří nebo čtyř let nepředpokládá další expanzi a bohužel jí její současný ekonomický software už nestačí, má možnost zvolit sofistikovanější „krabicový“ systém, než doposud užívaný. Některé současné ekonomické softwary totiž již ve svém základu mají některé vlastnosti vyšších systémů. I takový systém už pokrývá oblasti, jako jsou velkoobchod a maloobchod, disponuje nadstandardně propracovaným ceníkem, ve kterém lze nastavit slevy pro různé skupiny zákazníků, termínované akce a podobně. Má i mnoho dalších uživatelsky nastavitelných vlastností, které se vyskytují i ve vyšších ERP systémech, ale u nich se implementují a „přiohýbají“ na základě požadavku konkrétního uživatele, což je ekonomicky náročnější.
Sofistikovaný „krabicový“ systém často umožňuje také provázání s e-shopy, přičemž tyto systémy mají pevně dané nastavení výstupu a vstupu v XLM formátu, které si uživatel sám přizpůsobí podle svých potřeb a následně řeší provázání mezi systémem a konkrétním e-shopem.
Chystáme se na další růst
Jestliže firma naopak ví, že se bude během dvou, tří let rozšiřovat a nároky na systém tedy budou stoupat, doporučuje se původní ekonomický systém nahradit spíše tzv. „startovací“ verzí některého ERP systému. Ten obvykle představuje přednastavené, pevně ohraničené řešení, postavené na základě plnohodnotného ERP systému. Výhodou takového startovacího řešení je mimo jiné i to, že v případě pozdější potřeby přechodu na plnou verzi ERP systému se vše odehraje bez zbytečných komplikací a zákazník navíc ušetří značné finance, protože plnou verzi ERP získá pouze za rozdíl mezi cenami obou produktů. Jinak řečeno, zákazník zaplatí pouze náklady spojené s konkrétní vyšší funkcionalitou a novými moduly. Navíc má jistotu, že změna se mu nijak nepromítne do jeho dat. Nicméně i tento typ přechodu na vyšší systém je podmíněn korektním a správným počátečním nastavením. Pokud by se tento aspekt podcenil, mohl by zákazník posléze zjistit, že si nechal systém nastavit takovým způsobem, který vylučuje možnost dalšího rozšíření.
Startovací verze ERP by měla zvládat veškerou obvyklou základní funkcionalitu, jako je účetnictví, fakturace, obchod a potřebné funkce související s legislativou, jako je majetek apod. Některé z těchto systémů obsahují i plnohodnotné řešení CRM. Nicméně pokrok jde rychle kupředu, takže nyní už i malé „krabicové“ systémy často obsahují CRM modul, byť v jednoduché formě, který nelze více přizpůsobit individuálním potřebám firmy a uživatelů. Základní práci týkající se sledování zákazníků a zakázek však lze jeho prostřednictvím vykonávat bez problémů.
Rosteme, ale naše finance rostou pomaleji
Podívejme se nyní na případ, kdy zákazník stojí na hranici, za níž už opravdu potřebuje plnohodnotné ERP, ale nemá možnost nebo nechce do jeho pořízení vložit mnoho peněz. Pak si musí nejprve ujasnit, o které funkce mu jde především (ačkoli s tím mu může, či měl by, poradit potenciální dodavatel systému). S dodavatelem pak musí probrat možnosti a vhodné varianty konkrétního řešení.
U výrobní firmy bude prioritní sledovat technologické postupy, změny řízení, plán výroby a podobně. Naproti tomu obchodní firma bude klást důraz na funkcionalitu spojenou s prodejem zboží – skladové hospodářství, objednávkový systém B2B i B2C, včetně kvalitního provázání na e-shopy. Na tyto nosné oblasti je třeba se soustředit a v případě nutnosti nižších počátečních nákladů je možné ostatní funkce doplnit později. Samozřejmě existuje množství dalších typů firem, u nichž bude třeba se při implementaci soustředit opět na jejich hlavní aktivity.
Oříškem pro tvůrce ERP systémů bývají občas firmy, zabývající se službami. Je tomu tak proto, že všechny tyto firmy chtějí sledovat své služby včetně termínu plnění a rozpadu na konkrétní zakázky, případně střediska. Příkladem mohou být třeba nejrůznější opravárenské firmy. Pouze část z nich opravdu potřebuje sledovat skladové zásoby a jejich pohyb, další část zajímají sklady jen okrajově a další je nemají vůbec. To znamená, že realizace projektu v oblasti služeb se z hlediska dodavatele ERP mohou velice lišit. Jedno však mají naprosto všechny firmy ze segmentu služeb společné – je pro ně extrémně důležité kvalitní CRM.
Od pronájmu ke koupi
Velkou výhodou, kterou už dnes poskytuje většina kvalitních dodavatelů, je také možnost pořízení ERP systému bez vstupní investice – tedy formou pronájmu. Zákazník tak může získat plnohodnotný ERP systém s veškerou potřebnou funkcionalitou, přičemž zaplatí pouze náklady na implementaci a následně pak už platí jen měsíční pronájem, v němž má zahrnutou průběžnou aktualizaci legislativy, hotline a další služby. Samozřejmě z pronájmu je možné kdykoli přejít na zakoupení licence.
Shrnutí
Jak je z předchozího textu patrné, pokud kterákoli firma cítí potřebu přejít na vyšší typ informačního softwaru, má poměrně dost možností na výběr tak, aby výsledek přesně odpovídal jejím potřebám. Základem však je, aby majitelé či management dokázali tyto své potřeby identifikovat a co nejpřesněji je sdělit firmám, u nichž software poptávají. A samozřejmě bezpodmínečně nutná je otevřená oboustranná spolupráce založená na vzájemné důvěře. Jen tak se lze již od samého začátku vyvarovat nedorozumění a zklamání.
Valdemar Střelka
