Digitalizujte všechny dokumenty, nejen ty účetní!

Práce s dokumenty je nedílná součást každého podnikání. Z počátečních několika faktur týdně se agenda rozroste na stovky až tisíce obíhajících dokumentů, které je třeba efektivně, bezchybně a včas schvalovat. Nastává zásadní potřeba začít digitalizovat a používat nástroj na správu dokumentů, aby bylo možné s dokumenty i nadále pracovat.

DMS (Document Management System) je všeobecně vnímán jako archív na dokumenty, je třeba ale zdůraznit, že DMS je primárně o procesech a automatizaci. Díky komplexnímu systému má společ­nost přehled o všech procesech napříč odděleními a týmy. Každý doklad lze rychle a jednoduše dohledat, zjistit v jakém schvalovacím stavu se nachází. Bez tisku, emailu, či jediného telefonátu.

Všestranné řešení

Česká společnost Socos IT již několik let vyvíjí systém pro správu dokumentů DOCU-X DMS a DOCU-X OCR, který je zaměřen na vytěžování dat z faktur, dodacích listů, objednávek, technických průkazů, případně ručně psaného textu. S ohledem na fakt, že každá firma postupuje v digitalizace různě rychle, největší výhodou DOCU-X je variabilní zaměření, díky kterému se zákazník nemusí v digitalizaci dokumentů nějak omezovat a je schopen v rámci jedné aplikace zdigitalizovat různé typy dokumentů. Důležitá součást DMS je integrace na ERP systémy, kdy v rámci procesu SOCOS IT využívá data z ERP pro automatické rozhodnutí, jak se má schvalovací proces dále chovat, koho úkolovat.

„Cílíme na střední a velké firmy, kterým už nestačí úzce zaměřené aplikace na jednoduché účetní procesy a základní integrace, ale potřebují poměrně robustní řešení s maximální provázaností na interní ERP systém,“ říká obchodní ředitel SOCOS IT Jiří Cmíral.

Modelovat téměř cokoli

K definici procesů má DOCU-X vyvinutý robustní grafický designér, kde lze namodelovat téměř cokoliv. Klient si pak dokáže sám během deseti minut vytvořit třeba proces schvalování dovolené. Vzhledem k tomu, že se téměř vždy nasazuje DOCU-X jako rozšíření ERP systému, jde primárně o on-permise implementaci, tedy na zákazníkovy servery. Nicméně je možné v případě potřeby fungovat v jakémkoliv jiném lokálním datacentru či cloudu. Potřeba digitalizace vzrůstá, což se odráží v číslech. DOCU-X nyní používá několik stovek spokojených zákazníků v šesti evropských zemích. Největší z nich zpracovali již přes 10 milionů dokladů, zpracovávají doklady v rámci stovek firem, řídí až 300 datových schránek a denně se u nich spouští téměř 1000 procesů.

Díky využití řešení DOCU-X se podařilo například ve společnosti PBW GROUP s.r.o. výrazně zefektivnit práci ekonomicko-administrativního úseku (snížit náklady i chybovost) a získat tak rychlejší, přehledněj­ší a dostupnější informace pro management. Hlavní důvod rozhodnu­tí pro řešení DOCU-X byla především situace na trhu práce a problé­my s obsazením ekonomicko-administrativních pozic spolehlivými zaměstnanci. Díky DOCU-X si tak společnosti PBW GROUP s.r.o. vystačí s čtvrtinou zaměstnanců oproti původnímu plánu.