České firmy se zatím v kancelářích drží papíru
Většina firem oslovených v průzkumu společnosti Canon tvrdí, že budoucnost jejich kanceláří je zcela jistě digitální. Zároveň ovšem přiznávají, že se zatím neumí obejít bez papíru. Tři čtvrtiny oslovených firem tak stále veškeré smlouvy, objednávky či další vnitřní procesy řeší výhradně na papíře. O poznání lepší je jejich připravenost na práci na dálku. Vše potřebné pro home office dnes má už každý druhý podnik.
Přetrvávající „papírovost“ českých firem podtrhuje fakt, že polovina oslovených automaticky tiskne veškeré dokumenty, faxy a elektronické faktury dříve, než jsou postoupeny k dalšímu zpracování. Podobně tak zhruba každá druhá firma většinu důležitých věcí projednává v papírové podobě a stejně je i ukládá.
„Ve výsledcích našeho průzkumu se projevuje určitý konzervatismus českých kanceláří. Šanon je pro firmy stále více než cloud. Polovina respondentů si ale také stěžuje, že je v práci zavalena papírem a papírovými procesy. Tam, kde vlastní multifunkční kancelářská zařízení, téměř z poloviny přiznávají, že jej využívají spíše pro kopírování než skenování. Což je také výmluvné,“ říká Eva Kučmášová, ředitelka marketingu společnosti Canon.
I přes přetrvávající důraz na papír nelze říci, že by české firmy digitalizaci svých dokumentů nepovažovaly za jedno z vůdčích témat. Důležitost toho, aby procesy probíhaly elektronicky, však podle dat z průzkumu významně roste s velikostí firmy. U velkých podniků s ročním obratem přes 1,25 miliardy korun je tato důležitost na 72 %, naopak u malých firem s obratem do 3 milionů je bezpapírovost důležitá pouze z 53 %.
„Těší nás, že si větší firmy stále více uvědomují prostor pro navýšení efektivity svého provozu skrze posun do opravdu digitální kanceláře. Snižuje se tím nejen zatížení životního prostředí, ale také všech zaměstnanců, kteří dnes zbytečně ztrácejí čas a nervy při hledání založeného klíčového dokumentu. Tento trend podporuje také historicky nízká nezaměstnanost, která nutí firmy zvažovat, kde je možné lidskou sílu smysluplně nahradit,“ dodává Kučmášová.
Polovina oslovených firem v průzkumu také uvedla, že již nyní má veškeré zázemí a vybavení pro plnohodnotnou práci mimo kancelář. Dalších deset procent pak hodlá tyto nástroje zavést. „Home office je příkladem procesu, jehož vznik usnadnila právě digitalizace dokumentů. Stále ale existují brzdy, které firmám brání v dalšímu rozvoji soustavnější práce odkudkoliv. Příkladem jsou papírové smlouvy a objednávky, které chodí poštou do kanceláře,“ uvádí Eva Kučmášová.
Kvalitnější a plnohodnotnější práci z domu nahrává i fakt, že v téměř každém druhém podniku už nyní probíhají firemní porady bez tištěných podkladů. Dalších 32 % procent firem plánuje na bezpapírová interní jednání přejít v brzké budoucnosti.
„Papír z českých kanceláří zatím nijak rychle nemizí, ale podobně jako ve zbytku západní Evropy sledujeme trendy, které společně ke stále větší digitalizaci firem v Česku vedou. Výhody zkrátka již dnes výrazně převyšují náklady na zavádění nových technologií a procesů,“ shrnuje výsledky průzkumu Eva Kučmášová.
