fb
IT Systems 11/2018 DMS/ECM - Správa dokumentů Veřejný sektor a zdravotnictví 17. 12. 2018 8:25

Novinky v elektronické fakturaci

11-gordic-01Od posledního dne tohoto roku musí být organizační složky státu připraveny přijmout a automatizovaně zpracovat fakturu v celoevropském formátu. Od roku 2020 čeká tato povinnost všechny zadavatele veřejných zakázek.

Evropská směrnice 2014/55/EU, evropská norma pro elektronickou fakturaci a (ještě o něco rychlejší) související česká legislativa stanovuje pro organizační složky státu povinnost od 31. prosince 2018 přijímat (a automatizovaně zpracovávat) elektronické faktury v určených formátech. O rok později čeká tato povinnost na všechny zadavatele veřejných zakázek, tedy mj. i na územně samosprávné celky. Díky jednotným formátům by tak měly být tyto instituce schopné přijmout elektronickou fakturu i od zahraničního dodavatele ze zemí EU.

Současně v tuzemsku používaný formát ISDOC bude samozřejmě i nadále zachován. Ten už dnes umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování a přenositelnost mezi firmami a veřejnou správou. Formát definovala pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat ICT Unie. V roce 2008 byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR, ke které se připojilo více než 20 softwarových firem z oblasti ERP. Díky tomu je ISDOC integrální součástí velké většiny ekonomických a ERP systémů na českém trhu.

V současné době nachází elektronická fakturace největší uplatnění u stálých dodavatelů s opakovanou fakturací. Na straně zpracovatele faktury ji používají například krajský úřad Kraje Vysočina nebo radnice v Třebíči. Pro úřad znamená automatizované vytěžení údajů z faktury zejména zrychlení práce a minimalizaci chyb vzniklých z přepisování údajů do informačního systému.

V Úředním věstníku Evropské unie byl Prováděcím rozhodnutím komise (EU) 2017/1870 ze dne 16. října 2017 zveřejněn odkaz na evropskou normu pro elektronickou fakturaci a dvě vybrané syntaxe, které budou muset podporovat zadavatelé veřejných zakázek ve všech členských zemích (zadavatelé budou muset umět přijmout elektronickou fakturu vystavenou ve schváleném formátu).

Těmito syntaxemi jsou „XML zpráva UN/CEFACT Cross Industry Invoice“ a „OASIS UBL 2.1“. Syntaxe UBL není v České republice neznámá, protože na ní je založen již zmiňovaný ISDOC. Postup zpracování „evropské e-faktury“ a princip vytěžení dat v informačním systému je obdobný jako u tohoto českého formátu. Protože se však v současné době faktury vystavené v syntaxi UBL a UN/CEFACT v České republice v praxi nevyskytují, je pro výrobce softwaru obtížnější získat „reálné“ příklady dokladů umožňující důkladné otestování procesu automatizovaného vytěžování dat.

Ačkoliv proces funguje automatizovaně, dosavadní zkušenosti s formátem ISDOC ukazují, že vizuální kontrola faktury v prohlížeči (ISDOC Reader) je i nadále vhodná a žádoucí. V případě nových formátů se o podobném prohlížeči rovněž uvažuje, stejně jako o validátoru, který by fakturu zkontroloval a v případě, že formát nebude vyhovovat syntaxi, vrátil dodavateli.

Z pohledu informačního systému organizace je potřeba rozšíření aplikace Kniha došlých faktur o možnost efakturace. Pro organizaci, která touto funkčností už disponovala dříve v souvislosti s příjmem faktur ve formátu ISDOC, se toho pravděpodobně mnoho nezmění. Po importu faktury se údaje v ní obsažené automaticky načtou do předem připravených polí. Identifikační údaje dodavatele mohou být ověřeny v příslušných registrech. Pokud nějaký povinný údaj chybí, faktura není zaevidována a čeká na ruční doplnění.

Kromě splnění zákonné povinnost přináší elektronická fakturace usnadnění práce s fakturami a snížení chybovosti při opisování. Není nutné přepisovat, kontrolovat a dohledávat údaje z faktury. Úsporu nákladů představuje snížení ceny za papír, tisk a poštovné. Dodavatelé navíc určitě ocení zkrácení doby doručení jejich faktury i jejího dalšího zpracování příjemcem.

Kdo bude povinen e-Fakturu přijímat a pracovat s ní?

Organizační složky státu: od 31. 12. 2019

Povinnost ústředních orgánů státní správy a jim podřízených organizačních složek státu byla stanovena usnesením vlády č. 347 ze dne 10. 5. 2017. Instituce budou muset přijímat elektronické faktury ve formátech stanovených Evropskou směrnicí 2014/55/EU a dále ve formátu ISDOC/ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší.

Všichni zadavatelé veřejných zakázek: od 19. 4. 2020

Povinnost zadavatelů veřejných zakázek uvedených v §4 odst. 1, písmeno b) až e) (všichni ostatní zadavatelé) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek stanovená v §279 odst. 5 písm. b) přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017.

 

Ing. Vladimír Přech Autor článku je ředitelem obchodně-právní sekce ve společnosti GORDIC, spol. s r. o.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 5 IT Systems 4 IT Systems 3 IT Systems 1-2
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1