fb
IT Systems 11/2018 Správa dokumentů 11. 12. 2018 8:50

Jak zefektivnit správu dokumentů?

Kouzelným slůvkem je integrace

11-snt-01V každé organizaci – úřady nevyjímaje – pokračuje elektronizace dokumentů a jejich životního cyklu. Spolu s tím roste i význam elektronických spisových služeb, které se v organizacích stávají jakousi centrální aplikací rozdělující dokumenty ke zpracování do dalších informačních systémů. K jejich správnému fungování je ale čím dál více zapotřebí také integrace mezi jednotlivými aplikacemi.

Pokud hovoříme o integraci mezi systémy, základem tohoto procesu je elektronická spisová služba, která zajišťuje příjem dokumentů. Ty do organizace přicházejí buď analogově, tedy formou „papírových“ dokumentů, nebo elektronicky, kde se jedná například o zprávy z datových schránek, elektronických adres nebo dokumenty přinesené na podatelnu na nosiči.

Klasické dokumenty jsou dále přiděleny na správný spisový uzel a dostávají se až ke koncovému uživateli, který provede jejich vyřízení v elektronické spisové službě. Zde je třeba zmínit, že v jejím rámci jsou zpracovávány dokumenty různých typů a lze v nich nastavovat různá workflow – neboli oběhy těchto dokumentů. Workflow přitom mohou být tzv. ad-hoc, kde uživatel nastaví workflow tak, jak sám potřebuje. V elektronických spisových službách jsou však obvykle workflow nastavena pro konkrétní typy dokumentů předem a napevno, což se týká různých typů žádostí - například o dovolenou, o počítač a software na něj, o židli a podobně. Díky automatizaci také v některých případech dochází k tomu, že elektronická spisová služba podle konkrétních metadat „usoudí“, o jaký typ dokumentu se jedná, a ten poté rovnou pošle do správného, předem nastaveného workflow.

Některé typy dokumentů, zvláště ty, kterých je v organizaci větší množství, jsou vedeny v aplikacích, kde mají svůj speciální způsob zpracování. Životní cyklus těchto dokumentů je sice zpracováván v jiných aplikacích, počátek a obvykle i konec jejich života je však již zachycen v elektronické spisové službě. Pro lepší představu si uveďme několik příkladů.

Dokumenty typu „Došlá faktura“, které opět mohou přijít analogově nebo elektronicky, jsou zaevidovány na podatelně elektronické spisové služby. Po zaevidování jsou přes rozhraní obvykle přeneseny do aplikace, která má na starost oběh došlých faktur, a zároveň do ekonomického informačního systému (v jejímž rámci jsou metadata přenesena do Knihy došlých faktur). V aplikaci na oběh došlých faktur je nastaveno workflow, které zajistí oběh a odsouhlasení každé faktury výhradně elektronicky. To znamená, že „papírová“ faktura nikde po organizaci neputuje, nýbrž je rovnou uložena v ekonomickém útvaru do spisu (šanonu). Aplikace přitom umožňuje elektronické podpisy na určených pozicích a přenosy dalších metadat do ekonomického informačního systému, jako je například propojení s rozpočtem a zanesení rezervovaných nebo již vydaných částek do něj. Je třeba zmínit, že workflow obsahuje pozice, které jsou povinné z hlediska zákona o účetnictví (například Příkazce operace, Správce rozpočtu, Schvalovatel věcného plnění a podobně). Všichni uživatelé zároveň pracují na svých „pozicích“ workflow, přičemž o příchodu došlé faktury na svoji pozici dostanou informační e-mail, fakturu „odpracují“ a posílají ji na další pozici již se svým stanoviskem. Dalším příkladem užitečné aplikace jsou dokumenty typu „Objednávka“, které zachycují celý životní cyklus vznikajících objednávek v organizaci až po jejich odeslání přes elektronickou spisovou službu. V aplikaci na zpracování objednávek může být k dispozici také modul Žádanky schopný zachytit potřeby všech organizačních útvarů u všech komodit, které následně sumarizuje a po jejich odsouhlasení dokáže vytvořit jednu objednávku. Díky tomu jsou pak v elektronické spisové službě uloženy všechny objednávky jako dokumenty tohoto typu.

Dalším – pro zástupce úřadů a samospráv – zajímavým systémem je aplikace na zpracování dokumentu typu „Smlouva“. Ta umožňuje zachytit workflow potřebné k odsouhlasení smluv v organizaci a jejich odeslání z elektronické spisové služby ke smluvnímu partnerovi. Obvykle je přitom schopna uchovat všechny verze konkrétní smlouvy. Neodmyslitelnou funkcionalitou je zde také možnost text smlouvy anonymizovat a v případě potřeby smlouvu odeslat do Informačního systému registru smluv (ISRS).

Ohromnou výhodou, která se tu nabízí, ačkoli v organizacích stále není dostatečně využívána, je integrace mezi těmito aplikacemi. Tuto integraci si můžeme představit například tak, že u každé objednávky najdeme v případě plnění související fakturu nebo i více faktur nebo související smlouvu a zároveň tyto souvislosti a vůbec existenci těchto dokumentů najdeme i v ekonomickém systému. Kromě toho u každé faktury v aplikaci najdeme také související objednávku nebo smlouvu. A u každé smlouvy zase najdeme související faktury.

Všechny tyto vyjmenované typy dokumentů samozřejmě úzce souvisejí s ekonomickými systémy, s nimiž si také na správných pozicích takzvaně „popovídají“, neboli si navzájem poskytnou a přenesou metadata. Způsob této integrace nejlépe pochopíme vizuálně (viz obr. 1).

 

11-snt-02-420
Obr. 1

 

Všechny tyto zmíněné aplikace je přitom možné nasazovat jak na úřadech, tak i v komerčních organizacích. Mohou být provozovány na vlastních prostředcích organizace nebo i formou hostování aplikací. Hostovaná řešení přitom mají výhodu, že jejich konzument se absolutně nemusí starat o nákup a údržbu hardware a software – vše je totiž zajištěno od dodavatele včetně dodávky konkrétní aplikace.

V diskusi o možnostech integrace aplikací je třeba také vyzdvihnout, že relativní novinkou v legislativě je již naprosto přesně uvedený požadavek ohledně vedení dokumentů v samostatných evidencích. V takovém případě musí tyto evidence splňovat požadavky na elektronickou spisovou službu podle Národního standardu nebo je nutné jejich metadata ukládat do elektronické spisové služby, která tyto požadavky splňuje. Velký důraz se přitom klade na předarchivní péči, která velmi úzce souvisí se správně zavedeným spisovým plánem v organizaci.

Na trhu však neexistuje příliš mnoho aplikací, které zajišťují oběh a zpracování dokumentů mimo elektronickou spisovou službu a zároveň zcela naplňují legislativní požadavky. Důsledkem, jak už bylo zmíněno na začátku, je pak skutečnost, že prvotní evidence a vyřazování dokumentů, které jsou zpracovány mimo elektronickou spisovou službu, probíhá nakonec opět v elektronické spisové službě. Je evidentní, že bez elektronizace dokumentů se již organizace neobejdou, a proto je velmi důležité už při výběru jednotlivých systémů mít na mysli jejich vzájemnou provázanost. A tady se znovu, jako červená nit, ukazuje ona velká potřeba integrovat aplikací mezi sebou v intencích aktuální legislativy.

Dana Duchková
Autorka článku je odbornou konzultantkou společnosti S&T PilsCom.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1