fb
IT Systems 10/2010 Řízení projektů Stavebnictví 24. 2. 2011 14:34

Hlad po projektovém řízení roste

Moderní doba přináší výrazné změny ve všech odvětvích trhu, a o výrobním průmyslu to snad platí dvojnásob. Mění se nejen způsob plánování zdrojů, ale i řízení samotné výroby a odbytu.
Vše se nese ruku v ruce s potřebou efektivnějšího hospodaření. Protože největších úspor lze dosáhnout v oblasti produkčního procesu, začíná se stále více prosazovat projektové řízení, které dokáže efektivnímu plánování všech zdrojů nejlépe rozkrýt rezervy jednotlivých úseků výrobního procesu.

Projektové řízení se stává stále více potřebným nástrojem, s jehož pomocí je možné zachytit veškeré činnosti související s určitým projektem, včetně nákupů, nákladů, výroby, dokladů a dodávek, a navíc vše porovnávat s původním plánem. Kromě toho integrace s financemi umožňuje identifikovat problémy v průběhu projektu, aby bylo možno reagovat na změny podmínek. Projektové řízení totiž obvykle podporuje i řízení variant, odchylek a změn v jednotlivých zakázkách, což bývá klíčový požadavek pro zajištění rentability cílového projektu. O průběhu projektu je každý účastník neustále informován a může sledovat a vyhodnocovat výkyvy a změny, které přesahují rozsah projektu. A to je právě rozhodující moment zajišťující příznivý výsledek v realizaci dlouhodobých zakázek.
O důležitosti projektového softwaru pro výrobní firmy svědčí i nejnovější studie Mezinárodní asociace projektových manažerů (IPMA) a společnosti IFS, ze které vyplývá, že celých 77 procent respondentů jej považuje za zcela klíčový pro efektivní provoz. Z průzkumu přitom dále vyplývá, že pouze jedna čtvrtina (25 procent) z dotazovaných podniků má plně integrované IT systémy pro projektové řízení a pouze dvanáct procent všech podniků si je velmi jistotím, že mají k dispozici všechny informace potřebné pro efektivní realizaci projektů, a to i přesto, že integraci IT a dostupnost dat v reálném čase označili za priority v řízení projektů.
Dotazovaní ředitelé i projektoví manažeři souhlasili, že třemi nejdůležitějšími faktory pro konzistentní a efektivní řízení projektů jsou:

  • plánování zdrojů (55 procent),
  • integrované podnikové systémy (52 procent),
  • data v reálném čase (47 procent).

Základní pojmy

Nejdůležitějším prvkem projektového řízení je samozřejmě projekt, kterým může být téměř jakýkoliv sled aktivit a úkolů, jež mají specifický cíl, jasně definované datum začátku a konce uskutečnění a také stanovený rámec pro čerpání zdrojů potřebných pro realizaci. Je to vlastně řízený proces, který má svůj začátek a konec a přesná pravidla řízení a regulace. V rámci každého projektu se pak lze nejčastěji setkat se třemi dalšími klíčovými pojmy, z nichž prvním je činnost. Ta může být v projektu vedena buďto jako konkrétní úkon, na který se plánují zdroje, nebo jako určitý milník, který zajišťuje kontrolu etapy s možností sledování návazností. Právě činnost určuje, co má být v rámci projektu uděláno, kdy, jakým způsobem, a kdo se toho zúčastní. Dalším pojmem je úkol, což je vlastně převedená činnost. Úkoly mohou být vygenerovány tak, aby představovaly povinnost, za niž je zodpovědný určitý pracovník. Posledním základním prvkem projektu je zdroj, který je s definicí kapacit a času dosazován ke každé činnosti.

Úspěch projektu

Při posuzování úspěšnosti každého projektu je pak asi nejdůležitější, zdali byl vůbec zdárně dokončen. Dalšími kritérii jsou kvalita výsledku, vynaložený čas a náklady. Zde právě bývají u mnoha projektů značné rezervy. Lepším projektovým řízením tedy lze dosáhnout úspory peněz, většího množství volného času nebo zvýšení kvality. Znalost kvalitní metodologie může dále dodat sebedůvěru pro zvládnutí větších projektů a zajistit tak značnou konkurenční výhodu u zadavatelů. Další výhody se týkají organizace projektu a pracovních týmů – zavedení srozumitelné metodologie totiž přináší opakovatelné metody a postupy, které se snáze sdělují novým členům projektového týmu a přispívají k lepšímu rozdělení pravomocí i zpřehlednění dokumentace.
Pro úspěšné projektové řízení existuje také několik rad, které se sice mohou zdát jednoduché a jasné, ale hlavně u větších projektů může být obtížné všechny dodržet. Přitom pro ohrožení projektu stačí často porušit jen jedinou z níže uvedených:

  • Ujasněte si cíle projektu a čeho má projekt dosáhnout. Zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný, nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy.
  • Ihned na začátku si vyjednejte od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.).
  • S rozvahou vybírejte lidi, se kterými spolupracujete, protože jsou klíčem ke zdárnému výsledku.
  • Pokud se na projektu podílí více lidí, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních.
  • Určete požadavky na kvalitu výsledku a sledujte její vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávejte jejich výsledky a nechte jej zápisy podepsat).
  • Projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky.
  • Větší a složitější záměry vyžadují hrubé plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho aktuálních částí.
  • Pravidelně se zastavte a překontrolujte, jak si vedete oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit, nebo dokonce úplně zrušit.
  • Sledujte souvislosti, věnujte náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi, zvažujte možná rizika a zohledňujte návaznost na ostatní projekty.
  • Nespoléhejte se pouze na paměť a veďte si přehlednou dokumentaci pro celkově lepší přehled a budoucí návraty k projektu.
  • Úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu (například do užívání či provozu).
  • Každý projekt si zrekapitulujte a snažte se co nejvíce poučit, abyste v budoucnu nikdy neopakovali tytéž chyby.

Integrace s ERP

V současné době firmy nabízejí spoustu samostatných projektových nástrojů poskytujících celou řadu postupů pro plánování a řízení výroby, avšak hlavní výhodou projektového řízení by měla být jeho provázanost s ostatními informačními systémy, což u spousty řešení chybí. Pokud totiž vezmeme v úvahu jakýkoliv expertní nástroj na řízení projektů, tak nám sice poskytne poměrně jasnou představu o tom, jak má daný projekt vypadat, ale není schopen toto pro vést například v kontextu financí. Přitom právě propojení specializované aplikace s dalšími celky může poskytnout komplexní pohled na celý projekt, například na veškeré skutečné náklady a výnosy projektu, analýzy činností, dokumenty a komunikaci. Tím se dostáváme k základní výhodě, kterou přináší zapracování funkcionality pro řízení projektů přímo do podnikového ERP systému, a tou je provázanost s ostatními moduly ERP. Projektové řízení coby součást ERP řešení dále eliminuje nutnost duplikovat práci, nebo složitě vytvářet můstky pro přenos dat z jednoho systému do druhého a značně zefektivňuje práci uživatelů, protože nabízí jednotné prostředí. Díky integraci projektového řízení do ERP se také zjednodušuje implementace a správa celého systému, zvláště pokud se jedná o řízení projektů v širším měřítku.

Na závěr

Pamatujte na to, že samotný nástroj projektového řízení je jen prostředek k vyšší efektivitě výrobních projektů. Jeho vlastní účinnost je však podložena kázní všech uživatelů, kdy například management pružně určuje priority projektů, pravidelně se aktualizují harmonogramy a pracovníci pracují pouze na přiděleném úkolu.

Jozef Kovačik
Autor je ředitelem společnosti IFS Slovakia.

Kalendář akcí
Konference - Semináře - Školení
Časopis IT Systems/Speciál
Aktuální číslo časopisu IT Systems Aktuální číslo časopisu příloha #1
Archív časopisu IT Systems
IT Systems 3 IT Systems 1-2 IT Systems 12 IT Systems 11
Archív časopisu IT Systems Special
Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1 Aktuální číslo časopisu příloha #1